Établissement des directives de conservation

Après que vous ayez accompli l'inventaire des dossiers existants, la prochaine étape est d'établir les directives faciles à utiliser de conservation. Souvent, des bureaux sont rassasiés avec le papier et les fichiers informatiques parce que les gens les employant ne sont pas donnés des directives au sujet de ce qu'à garder et de ce qu'à éliminer. Ironiquement, quelques organismes ont de telles directives, mais ils ne sont pas communiqués au peuple qui a besoin vraiment de eux, ou ne sont pas fournis sous une forme facile à utiliser. Une compagnie que j'ai travaillée avec a eu un guide qui était presque cent pages longues, mais mal organisé, et l'information contenue la plupart des personnes n'a pas eu besoin.

En règle générale, les directives de conservation sont les plus utiles une fois organisées par département, mais il est utile de savoir ce que d'autres départements gardent. Par exemple, à une compagnie j'ai découvert trois départements (sur le même plancher) gardant des informations sur les emplacements potentiels de réunion. C'est duplication inutile et prend loin trop d'espace. En plus de la maintenir dans trois endroits, ils ont gardé l'information pendant plusieurs années où en fait, il ne serait pas sage de prendre une décision au sujet d'un espace de réunion - basé sur la vieille information.

Parler avec les personnes de membres de personnel qui emploient des dossiers sont régulièrement la meilleure source d'information quand vous développez des directives de conservation. Employer la forme d'inventaire de disques discutée précédemment comme point de départ pour la discussion, et déterminer combien de temps les gens emploient réellement l'information qui est gardée. Dans beaucoup de cas, les employés ne peuvent pas connaître-qui est exactement la raison de passer par ce processus.

L'entretien avec vos conseillers pour développer plus loin vos directives de conservation, rassemblent toute information que vous pouvez de votre comptable et avocats-conseils généraux au sujet de quelle information est légalement nécessaire à votre compagnie (et voir la boîte de accompagnement pour des suggestions). Dans certains cas, votre organisation peut appartenir à une association industrie-connexe, qui pourrait pouvoir fournir les directives additionnelles. La « règle du créateur :  » La directive universelle de conservation il est essentiel de garder de l'information, mais inutile et indésirable pour garder l'information double. L'one-way pour éviter ceci est d'être sûr que chacun dans votre bureau comprend et des instruments, partout où applicable, la « règle du créateur : Celui qui lance un morceau de papier est responsable de sa conservation ! »

Documenter votre plan de tenue d'archives. Une fois que vous avez rassemblé toutes informations disponibles sur la conservation de disques des sources internes et extérieures, il est temps de mettre l'information dans une certaine sorte de forme facile à utiliser pour chaque département en ajoutant l'information à votre index de dossier. Si votre compagnie devient impliquée dans le litige ou un auditer, vous serez en position bien meilleure pour se protéger si vous produisez l'évidence de votre programme d'enregistrer-conservation. Avoir un programme formel de conservation de disques crée l'uniformité et indique une tentative honnête de maintenir l'information importante. Par exemple, si vous êtes audités et vous avez seulement quelques disques, vous semblez mouillé au mieux. À plus mauvais, vous donnez l'impression que vous essayez de cacher quelque chose. C'est une bonne idée d'établir et maintenir une base de données d'ordinateur des disques de la compagnie, y compris l'endroit de tous des disques et combien de temps ils doivent être gardés. Ceci te donnera la flexibilité d'assortir l'information dans de divers types de listes comme nécessaires.

Simplifier la gestion de papier la meilleure manière de simplifier la gestion de papier est (naturellement) de ne pas créer des écritures excessives en premier lieu. Une bonne ressource pour vous aider en regardant ces questions est des écritures de découpage dans la culture d'entreprise par Dianna Booher ($16.95 faits sur le dossier ; 800--342-6621).

Voici quelques directives :

Relevés des compte financier annuels de • : Maintenir indéfiniment.

Relevés des compte financier mensuels de • utilisés pour des buts internes : Maintenir pendant trois années.

Le rapprochement bancaire de •, les contrôles vidés, les moignons de contrôle et le registre de contrôle attache du ruban adhésif : Maintenir pendant six années.

Registres de comptabilité de •, tels que le livre et le journal général : Maintenir indéfiniment, à moins que signalé régulièrement au livre. (Les « registres » se rapportent aux livres réels ou les bandes magnétiques, des disques, ou d'autres médias sur lesquels les registres et les journaux sont stockés.)

Livre des succursales de • : Maintenir pendant trois années.

• Décommandé, livre de paie et contrôles de dividende : Maintenir pendant six années.

Le • de corporation documente, y compris le certificat de constitution en société, charte de corporation, constitution et règlements, contrats et disques de servitudes, d'actions, de transfert d'actions et d'actionnaire, compte rendu du conseil d'administration' se réunissant, des disques de retraite et de pension, des contrats de travail, des permis, des brevets, des marques déposées et des applications d'enregistrement : Maintenir indéfiniment.

Le • documente les additions justifiantes de fixe-capitaux, telles que les quantités et les dates des additions ou les améliorations, le détail lié aux retraites, les politiques de dépréciation, et les valeurs de récupération assignées aux capitaux : Maintenir indéfiniment.

L'impôt sur le revenu de •, les agents de revenu' rapportent, des protestations, cour donne des instructions et en appelle : Maintenir indéfiniment.

Contrôles de paiement d'impôt sur le revenu de • : Maintenir indéfiniment.

Personnel de • et disques de livre de paie, tels que des paiements et des rapports à l'administration fiscale, y compris l'impôt retenant, aux contributions de FICA, aux impôts de chômage et assurance de compensation d'ouvriers à la' : Maintenir pendant quatre années.

L'achat de • enregistre, y compris des ordres d'achat, bons de paiement autorisant le paiement aux fournisseurs et aux factures de fournisseur : Maintenir pendant six années.

Disques de ventes de • tels que des factures, des relevés mensuels, des bulletins de renseignements de remise, des papiers de expédition, des connaissements et ordres d'achat de clients des' : Maintenir pendant six années.

Disques de voyage et de divertissement de •, y compris des livres de comptes, journaux intimes et rapports de dépenses : Maintenir pendant six années.