Étiquette III d'email

Suite à mes questions précédentes ce sujet continue - la partie III.

Ce mois je partagerai sur des changements de matière et lirai des reçus. Tous les deux peuvent te donner un certain ennui si vous ne faites pas attention.

Changements de matière

Ceci s'applique en particulier aux groupes de discussion, mais pourrait également avoir lieu dans l'échange journalier normal des email entre deux personnes ou plus.

Il est commun que les thèmes dans les email changent rapidement - une personne pourrait envoyer un email avec une matière, des réponses et elle différentes les incite à ajouter une autre matière dans cette réponse et puis d'autres début répondant à la matière changée - mais oublier de changer la vedette matière - qui peut être très embrouillante pour ceux qui s'associent plus tard à la discussion et difficile de replacer un des messages de commencement si classé loin électroniquement - avec la vedette matière inchangée. Ceci s'applique à la recherche par des archives en ligne aussi.

En répondant à une prise d'email par moment pour penser cela - êtes vous changeant la matière, si la vedette matière est changée et si le message répondu exige n'importe quel règlage du message original avant de frapper « envoient » la clef. Ceci peut être particulièrement important en répondant aux fils ou aux enquêtes d'affaires concernant vos affaires. Un principe de base général pour l'email semble être de garder le nombre de matières discutées à un minimum - et de commencer de nouveaux messages d'email pour de nouvelles matières.

L'automobile répond et a indiqué des reçus

Un fournisseur, qui me donne l'excellent appui d'ordinateur, avait reçu beaucoup d'email au cours des derniers mois et elle a lutté pour suivre eux dans sa charge de travail occupée. Ainsi, elle a décidé d'établir une automobile répondent aux email disant qu'elle sera en contact dans les 7 jours. Elle a également ajouté « a lu le reçu » ainsi elle a su que son message avait été lu.

Non long après que j'aie commencé à obtenir beaucoup d'email à partir de ce fournisseur, tous avec le même message (autorespond). Je lui avais envoyé quelques messages quelques jours avant qu'environ un problème d'ordinateur qu'un client éprouvait. Ensuite autour 75 de ces messages que j'ai sonnés et à gauche un message sur son pagineur. 150 email supplémentaires et moi avons sonné encore. Son associé a sonné et a dit qu'il se dirigeait de nouveau à leur bureau pour voir ce qui se produisait. Plus d'email.

Mon fournisseur a sonné le matin suivant semblant très timide. Elle n'avait pas pensé aux conséquences d'une automobile répondent lié avec un reçu lu. Dans sa défense, elle avait été très fatiguée et travaillait en retard. Chaque fois que mon ordinateur a noté des autres de ses réponses qu'il a renvoyé un reçu lu et sa liste à réponse préenregistrée a envoyé une autre réponse à mon reçu lu, est-ce queautorespond, a-t-il lu le reçu, autorespond, a-t-il lu le reçu, autorespond .......... obtiennent l'image ? J'ai eu une certaine idée de ce qui pourrait se produire mais ne pourrait pas arrêter le processus. Tout que je pourrais faire était de bloquer son email address à mon extrémité jusqu'à ce qu'elle se soit réveillée à ce qui se produisait.

Pensée juste vous pourriez apprécier ce qui peut se produire si le reçu lu, et l'automobile répondent sont employés ensemble sans pensée quant à pourquoi vous feriez cela. Naturellement, si vous les employez séparément il est peu susceptible courir vous dans ce genre d'ennui. Le mois prochain je toucherai sur employer le champ sans visibilité de la copie au carbone (BCC) et l'utilisation des milieux pour vos email.

Pour n'importe quelle aide concernant l'utilisation de l'email se sentir svp libre pour contacter notre équipe.