Éviter 7 Fois et des erreurs de Vie-Vol et voir la votre productivité monter

41 pratiques et manières rapides d'obtenir sur cette montagne de travail et libérer vers le haut l'heure pour les choses importantes qui importent vraiment

Par la facture Robb de DR, PhD, DEd

Nous tous sommes requis de faire de plus en plus avec de moins en moins. Ceci prend son péage sur notre productivité, notre santé et malheureusement la vie de famille. C'est une grande pitié parce que sur 20 ans de faire les ateliers tête à tête de gestion du temps j'ai constaté que bon nombre d'entre nous font facilement les erreurs évitables qui nous coûtent chèrement à temps - et l'argent.

Temps est tout que nous devons réaliser nos rêves et réussir. Temps est également l'ingrédient principal en appréciant notre famille et vie. Ce rapport vous aidera à surmonter la tyrannie de « trop pour faire et trop peu de temps de la faire dans ». J'ai choisi les sept plus grandes erreurs et ai offert 41 manières pour les éviter.

Je suggère la lecture environ une erreur par jour - ne pas se précipiter. Penser aux suggestions et à la figure dehors une manière de les appliquer dans votre bureau ou maison. Vous serez agréablement étonnés si vous appliquez juste quelques unes des 41 suggestions. TOUT LE SUCCÈS ! !

CONFONDRE LE NON 1 n'obtenant pas clair ce que vous voulez

Penser juste que combien de fois nous agissons l'un sur l'autre avec des personnes. Nous avons des rendez-vous et des réunions. Nous donnons des présentations et suivons des conférences. Nous demandons à des personnes de faire des choses pour nous. Nous leur écrivons des lettres et écrivons des rapports pour elles et leur faisons les appels téléphoniques.

Dans toutes ces interactions, et plus, la raison principale que nous perdons le temps valable ne devient pas claire ce que nous voulons. Je sais ceci semble si simple que vous ne pouvez pas voir que la valeur dans cette suggestion tellement voici juste quelques exemples.

1. Vous êtes malheureux dans votre travail courant. Ainsi vous allez demander le patron un changement. Si vous allez dedans et juste parler d'à quel point vous malheureux êtes toi trouverez par hasard comme se plaignant - vous donnez un problème sans solution et le patron commute au loin et n'obtenez pas vous ce que vous voulez.

2. Comme patron, vous demandez un de vos employés d'écrire un rapport sur les normes de salubrité et de sûreté dans l'usine. Si vous ne dites pas à l'employé que vous voulez qu'une excuse dépense les $30.000 qui est laissée au budget de salubrité et de sûreté, ils partiront et passeront trois semaines détaillant tout ! Je connais parce qu'elle s'est produite. Tellement tous ce qui fonctionnent et toi n'avez toujours pas votre excuse.

3. Vous présidez une certaine réunion. Quelqu'un waffling outre du point (il y a toujours d'un - n'y a pas il). Vous essayez de le rapporter sur la voie et il dit, « ce que je suis énonciation est important ». Vous ne pensez pas qu'elle est et un mini-argument se développe. Si vous n'avez pas le but de l'espace libre de réunion, il est très difficile de faire des jugements au sujet de la pertinence de n'importe quelle contribution et de votre prise de réunions plus longues qu'ils devraient.

Voyez-vous ce que veux dire je ? Obtenir clair ce que vous voulez est une boussole pour vous garder sur la voie. Il vous aidera à raccourcir des rapports et des lettres parce que vous pouvez obtenir au point plus rapidement. De même quand vous savez ce que vous voulez le temps où vous prenez aux appels téléphoniques vous réduira parce qu'une fois vous avez atteint votre objectif peut poliment finir l'appel.

Prendre dorénavant juste 30 secondes pour se demander, « ce qui je veulent de cette interaction et peuvent je lui obtenir n'importe quelle manière plus facile ou plus rapide ? »

CONFONDRE LE NON 2 ne faisant pas assez pour s'échapper des réunions

Si vous êtes comme la plupart des êtres humains votre plus grand croquemitaine avec la gestion du temps est des RÉUNIONS ! ! ! Souvent nous le trouvons difficile de casser l'habitude - nous ne pouvons pas voir comment sauver le moment où confronté à se réunir après s'être réuni.

Veuillez me pardonner étant si émoussé au sujet de toi ne faisant pas asse'à l'évasion. Je suis controversé d'essayer et aider. Prenons le cas où vous pensez que vous n'avez pas le choix - vous devez assister à une réunion parce que votre patron ou client s'attend à la !

Mais devez-vous vraiment être présents ? Regarder certaines de ces idées.

4. Ne pourriez-vous pas expliquer en détail comment vous pourriez faire autre chose qui serait une aide valable à l'équipe/au département au lieu de gaspiller le temps lors de la réunion ? Est-ce que patron vraiment refusera quand he/she sait que vous donnerez la valeur et n'esquivera pas simplement au loin ?

5. Si votre demande est refusée pourrait vous ne pas demander à être excusée à mi-terme de ou ne pas obtenir la permission de s'occuper à mi-terme de ? Encore, vous auriez une raison véritable de montrer comment vous pouvez faire plus pour aider votre patron ou client ou département dans le moment où vous ne serez pas présents.

6. Si quelqu'un doit être lors de cette réunion il doit être toi ? Pourriez-vous trouver quelqu'un qui pourrait entrer dans votre endroit ? Ce pourrait être un collègue - et vous la dépannerez avec quelque chose. Ce pourrait être un collègue junior qui trouverait l'expérience exciter et une chance pour le développement personnel naturellement vous les donneriez des instructions correctement et informeriez la chaise.

7. Même lorsque vous personnellement devez assister à une réunion il y a des choses que vous pouvez faire pour sauver votre temps. Par exemple, si vous êtes assez aîné vous pourriez offrir de compiler l'ordre du jour et la chaise égale la réunion. Si ceci sauvera quelques heures, pourquoi pas ? Vous pourriez participer efficacement en parlant seulement quand vous pouvez contribuer à l'objectif, en demandant poliment à des personnes d'obtenir au point, par l'intervention quand les gens discutent pointlessly ou en demandant si les gens sont prêts à prendre une décision.

8. Naturellement vous voulez être professionnel mais si votre patron ou client n'accepte pas ci-dessus l'un des, prenez un autre travail avec toi et le faites lors de la réunion (même si elle pense à quelque chose). Faire attention et feindre pour participer de temps en temps en faisant un commentaire ou en posant une question.

CONFONDRE les rapports laissants du NON 3 pour succéder

Vous savez comme ce qu'est il. Vous passez des semaines préparant un rapport et personne ne le lit correctement. Ou vous avez fait un travail brillant avec la recherche et la disposition et quelqu'un indique, « afficher, `reçu' est orthographié incorrectement à la page 64 ». Pour nous rapporter à un certain contrôle de nos vies de fonctionnement devons commander la manière que nous traitons des rapports.

9. Penser à un rapport que vous êtes requis d'écrire et demander au patron/au client si vous pouvez le ferrailler. Montrer au patron ce que vous ferez dans le temps sauvé. Veuillez essayer ceci parce que quelques patrons n'ont pas le temps pour penser à la valeur de chaque rapport. Ainsi pas en devant faire un rapport vous vous aidez et votre organisation.

10. Quand vous entendez le mot « rapport » entrer dans l'habitude de la pensée, « y a il une autre manière que je pourrais obtenir le client/patron l'information ils exigent ? » Peut-être une note courte ou un rapport oral aurait plus d'impact et vous pourriez leur obtenir l'information plus rapidement. Se rappeler les patrons ne veulent pas des rapports - ils veulent que l'information les aide à prendre des décisions.

11. Si on ne permet pas ferrailler un rapport, demander la fréquence pour être réduit. Par exemple, imaginer juste comment grand il serait si vous pourriez soumettre un rapport une fois par quart au lieu de une fois par mois. Demander juste - vous aurez 50% ans réussi du temps.

12. Si un rapport doit être écrit, trouvaille quelqu'un qui ferait bon accueil à l'occasion. Un aide expérimenté pourrait rédiger un contour. Vous pourriez commissionner une personne extérieure le faire. Peut-être vous avez un collègue que vous pourriez commercer avec. Il peut apprécier et être bon aux rapports d'écriture. Vous pourriez prendre un charger qu'il n'aime pas ou à ce qu'il n'est pas aussi bon que vous êtes.

13. Vous assurer comprennent entièrement le dossier de rapport et qu'exactement devez-vous faire ? Demander à la personne commissionnant le rapport POURQUOI il le veut. Si vous pouvez obtenir une réponse saine à cette question vous des tonnes libres-vers le haut de temps. Connaître « pourquoi » te permet de prendre l'initiative - pour trouver des moyens plus rapides - pour obtenir l'information requise.

14. Montre dehors pour « le piège à emporter ». Puisqu'il n'est rien à faire avec des personnes de revêtements directement nous tendons à reporter notre rédaction de rapports et à finir vers le haut de lui prendre la maison. Pour éviter ce piège choisir une fente de jour et de temps au journal intime et au budget par exemple deux heures pour écrire le rapport. Faire quoi qu'il prenne pour rencontrer ce délai.

15. Se rappeler la règle de 80/20. Vous aurez réalisé la perfection de 80% dans le temps où vous prenez pour préparer la deuxième ébauche. Après celle, obliger une autre personne à lire lui et des erreurs correctes et puis à les soumettre. Ce n'est pas une excuse pour la présentation pauvre mais travailler dépensé par temps au-dessus de chaque mot et de chaque question au sujet de la couverture et de la disposition n'est pas temps-efficace.

À ce jour vous entrerez dans l'oscillation de trouver des moyens de protéger votre temps. Subsistance pensant - qu'est la réponse !

CONFONDRE LE NON 4 sous-estimant la nature temps-bâfrante des appels téléphoniques

Il n'y a aucun doute que la plupart d'entre nous sous-estime le temps où elles passent au téléphone par environ UN TIERS. Vous vous connaissez qu'un appel de cinq-minute peut se transformer en de vingt minutes. Le téléphone est grand - il nous sauve assistant à des réunions mais en même temps si non contrôlé il avale notre temps. Ainsi bien qu'il soit facile suivre les sept bouts dans cette leçon - vous devez commencer à les appliquer si vous ne faites pas tellement déjà.

16. Continuer doucement et poliment à apporter la personne que vous parlez à de nouveau à ce que vous voulez ou à quel he/she veut de toi. Naturellement, vous ne serez pas grossier à ce sujet. Permettre 30 secondes de causerie sociale et puis dire que quelque chose comme des « bruits comme toi a profité d'un agréable moment dans la facture de l'Espagne. Pourrais je demander votre aide sur… ? » Ou « bonjour John. Comment gardez-vous ? [puis après que la réponse] « écoutez, vous pourriez se réunir sur… ? »

17. Avoir les données/notes nécessaires actuelles avant de commencer l'appel. Non seulement ceci économiser le temps, il donne à d'autres le signal que vous êtes organisés. Si vous téléphonez pour prendre un rendez-vous avec quelqu'un, avoir votre journal intime prêt et marque vers le haut des dates où vous voulez.

18. Placer les délais pour de plus longs appels. Dire aux gens ce que cette limite est exacte au début de la conversation. Après la brève introduction sociale habituelle, la parole quelque chose aiment, « afficher, j'ai besoin de seulement trois minutes de votre temps » ou « Jane vous font obtenir deux minutes ? »

19. Finir l'appel poliment une fois que vous avez réalisé ce que vous vous êtes mis à réaliser. Dire quelque chose comme, des « mercis Sue, je ne vous maintiendra pas plus long ». Des « mercis de votre temps George, il t'était bon parler - doivent se précipiter - vous voient la semaine prochaine à… ». Je sais que ceci retentit robot-comme et grossier, mais avec juste une peu de pratique ce devient une manière normale et professionnelle de faire des affaires.

20. Obtenir les nombres directs des personnes et éviter le retarder de devoir passer par la réception. En outre, demander des nombres de mobilophone de peuples' : si vous ne pouvez pas les obtenir sur un landline vous pouvez habituellement les atteindre à leurs mobilophones. La plupart des personnes aînées et la plupart des décideurs entrent dans le bureau tôt et partent en retard, ainsi téléphone avant 08.30 ou après 17.00.

21. Être très plaisant aux réceptionnistes et aux aides personnels. Naturellement vous feriez ceci de toute façon parce que c'est la bonne chose à faire. Cependant, être extra gentil. Se présenter, prendre cinq secondes pour le petit entretien, expliquer votre problème et la parole « svp » et « vous remercient ». Un simple « svp » peut vous sauver les jours où vous accédez à un décideur.

22. Chaque semaine demandent à un collègue de prendre vos appels pendant une heure ainsi vous pouvez obtenir autre chose fait. Vous pouvez en échanger l'autre jour ou faire un autre charger pour ce collègue que he/she déteste faire.

CONFONDRE LE NON 5 technologie Sous-employante ou abusante

Comment survivrions-nous sans notre technologie ? Imaginer comment lent tout serait et combien le « travail d'âne » nous faisait toujours. Penser juste au temps où nous perdrions si nous devions écrire des rapports complexes sans unité de traitement de texte !

Cependant, comme vous le savez, cette technologie merveilleuse peut rapidement nous asservir si nous n'observons pas dehors. Elle accélère des choses et si nous la permettons, elle peut régner nos vies. Tellement voici quelques pensées sur employer la technologie pour libérer vers le haut notre temps - temps où nous pouvons employer pour améliorer la qualité de nos vies.

23. Utiliser une machine de réponse pour filtrer les appels téléphoniques et pour prendre des messages. Il est maintenant bonne procédure de gestion de faire ceci. Cependant, obtenir de nouveau aux personnes aussi rapidement que possible. Obtenir le dernier modèle qui te permet de rechercher des messages et de changer votre message éloigné de n'importe quel téléphone.

24. Maintenir votre mobilophone commuté outre de la majeure partie du temps et ne pas donner dehors votre nombre à chacun. Faisant alimenter votre mobile les moyens que n'importe qui avec votre nombre peut vous contacter n'importe quand, n'importe où. Ceci crée une invitation ouverte et les gens vous contacteront - même avec les sujets insignifiants. Si vous êtes inquiétés que les gens ne peuvent pas faire face sans toi ceci signale un besoin de développer vos personnes davantage.

25. Doubler votre productivité en utilisant un dictaphone. Si vous n'avez au début jamais employé un vos propres bruits de voix étranges mais cela prend seulement une semaine ou s'habituer ainsi. Utiliser le dictaphone pendant le compte rendu de réunions, notes courtes quand vous voyagez (mais ne conduisez pas, naturellement) et pour les premières ébauches des lettres prolongées. Obliger quelqu'un d'autre à transcrire les bandes.

26. S'assurer que toi savoir et votre personnel sait obtenir l'avantage maximum de l'équipement que vous avez. Par exemple, les systèmes de téléphone modernes te permettent de faire tout des sortes de choses d'économie de temps comme stocker des nombres plus-utilisés. Les photocopieurs te permettent d'assembler, agrafer et mettre même les feuilles supérieures sur un document existant.

27. Se déplacer encore plus au stockage et à la livraison électroniques. Les plus que nous données/écritures avons digitalisé plus vite nous pouvons les rechercher. Vous pouvez établir une fusion de courrier et imprimer des lettres à 1000 personnes (personnalisées) tandis que vous poursuivez avec autre chose. Demander aux gens si les versions électroniques des rapports et des factures sont acceptables ? Ils deviennent davantage ainsi - et en effet préféré.

28. Ne pas gaspiller les manuels d'instruction de lecture de temps pour les articles technologiques journaliers de domestique et de bureau. Ils sont presque toujours mal écrits et trop compliqués. Obtenir l'aide - maintenant ! Trouver quelqu'un (un ami, un enfant, un voisin ou professionnel) qui peut expliquer des choses à toi - les payer même - qu'elle la vaut la peine

CONFONDRE LE NON 6 n'organisent pas la masse d'information

Il n'y a aucun doute que nous des humains souffrons de la surcharge de l'information au travail et dans nos vies sociales. Nous souffrons du l'au-dessus-choix et luttons pour se comprendre de toutes données pompées à nous toute la journée, journalier. Je sais d'une expérience dure que vous trouverez les huit suggestions suivantes brillantes !

29. Instruire les personnes en expliquant qu'elles ne doivent pas t'envoyer des rapports/données/bulletin plus. Réduire vos abonnements - libérer même ceux et les bulletins de casier/magasins non-ouverts. Devez-vous vraiment lire le journal journalier ?

30. Stocker l'information sur le CD-ROM ou le disque souple et stocker les documents électroniquement pour le transfert rapide et rechercher plus rapidement. Contracter une compagnie pour faire le balayage pour toi - il est trop grand consommateur de main-d'oeuvre pour toi ou votre personnel.

31. Concevoir un système de fichiers qui fonctionne pour toi. Il est difficile de décrire n'importe quel un système utile parce qu'il dépend de de ce que vous avez besoin. Voici comme exemple ce que j'ai : Un dossier pour chaque atelier ou produit tel que la gestion du temps Efficace, les qualifications efficaces de présentation, la conduite efficace et environ vingt autres ; un dossier pour chaque client ; un dossier pour chacun administratif chargent comme des comptes, des dépenses, et des factures ; un dossier pour chaque fournisseur principal ; un dossier pour chaque projet en cours. Quoique plusieurs de mes projets soient à court terme, chacun a sa propre chemise A4 dans laquelle toute la pièce justicative est placée.

32. Maintenir la famille essentielle/information domestique dans une chemise et maintenir cette chemise dans un endroit. Penser juste au temps où nous gaspillons rechercher des choses telles que des polices d'assurances d'assurance, nombres de compte bancaire, détails de prêt, immatriculations de véhicules, certificats en état de marche, permis et ainsi de suite.

33. Cette semaine, plan en votre journal intime, juste une heure à intervenir et substance d'écart que vous n'avez pas besoin. Faire la même chose pour la semaine prochaine et la semaine ensuite cela. Une heure une semaine et toi sauvera la moitié par jour !

34. Compiler vos propres annuaires. La plupart d'entre nous fera ceci dans une certaine mesure pour le numéro et les adresses de téléphone de parole. Mais il étonne combien d'heure vous sauverez si vous maintenez bien plus de nombres de ce type des contacts principaux dans d'autres départements et compagnies de fournisseur. En outre, faire ceci pour des buts domestiques - cinémas locaux, personnes amicales des commerces, aéroport, station de train, lieu de rendez-vous d'hôtel et l'école des enfants.

35. Pour chaque projet vous prenez sur l'aller (et un projet pourrait être quelque chose - travail et domestique - produisent une feuille de dessus de résumé de projet. Cette feuille supérieure gardera un disque courant de la dernière mesure prise et ce que vous devez faire après. C'est grand pour la cueillette de personnes vers le haut où vous avez cessé et pour toi aux articles de transfert au votre « pour faire » la liste.

Dans la dernière partie de ce rapport nous entrerons dans une certaine vraie bonne substance - comment employer votre esprit subconscient pour vous aider à surmonter la TEMPORISATION.

CONFONDRE la temporisation de combat du NON 7 assez dur

Toutes techniques dans le monde et tous systèmes de fantaisie et chers de gestion du temps n'aideront pas si nos sabotages subconscients vous. La temporisation est une barrière subconsciente terrible ainsi apprenons comment la surmonter.

La temporisation est intentionnellement, habituellement ou reporter unconsciously quelque chose que vous SAVEZ devrait être fait aujourd'hui. Dans ce rapport court nous ne pouvons pas entrer dans les nombreuses raisons pour lesquelles nous des humains temporisons ainsi j'entrerai directement dans sept « tours » très utiles.

36. Duper votre subconscient en disant, « je ferai les cinq-minutes justes en valeur que le `s tout juste cinq minutes alors je s'arrêtera ». Conjecture ce qui se produit ? Une fois que vous avez commencé vous vous sentez bien au sujet de continuer. Continuer à prendre de petites mesures supportables avec des coupures dans l'intervalle. Ce n'est habituellement pas temps-efficace, mais si c'est ce qui est nécessaire pour vous aider à surmonter la temporisation, pourquoi pas ?

37. Commencer juste. La difficulté est en commençant. Souvent elle est la pensée à ce qu'à faire et à comment à la faire que des causes l'inertie. Une fois que vous avez fait que c'est facile. Début n'importe où - commencer par n'importe quoi. Faire une table des matières d'un rapport, par exemple.

38. Se rappeler qu'il deviendra plus mauvais - produisent d'une certaine crainte positive. C'est ce qui se produit par défaut de toute façon. Nous continuons à mettre au loin jusqu'à ce que la crainte des conséquences négatives soit plus grande que la crainte de faire le charger - alors nous agissons dans une hâte avec tout effort de accompagnement. Ne pas attendre la vraie crainte de l'appel téléphonique de votre patron demandant pourquoi le projet n'est pas complet. Continuer le rappel que désagréable charge ne deviennent pas plus plaisants avec du temps.

39. Demander l'aide - aussi dès l'abord comme possible. Chercher l'aide et consulter votre directeur et collègues et n'importe qui autrement. Pourquoi lutter quand un commentaire ou une suggestion des autres pourrait te donner la clef pour surmonter l'inertie et pour sauver des heures ?

40. Faire les choses difficiles première. Si vous faites le plus petit mais la plupart de chose difficile d'abord qui l'obtient fini et fait et le repos semble plus facile. Par exemple, si vous faites une série d'évaluations de personnel commence par celles qui vous incitent à sentir un peu incommode parce que vous devrez demander à quelqu'un d'améliorer leur exécution.

41. Visualiser, autant que vous pouvez, comment bon vous vous sentirez. Imaginer juste le soulagement que vous jugerez quand le budget pendant l'année est accompli, les comptes êtes avec les comptables ou quand le long rapport est soumis.

Pendant 20 années la facture de DR a aidé des personnes et des organismes pour obtenir de meilleurs résultats en employant leur temps à l'avantage maximum. Il est passionné au sujet de l'économie et faisant le temps parce qu'elle est toute nous devons réaliser nos buts et rêves. La facture l'indique que l'aimer est. Apprendre plus au sujet de rapporter la commande de votre temps et vie chez www.mytimemanagementsecrets.com

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