Étiquette d'email : 7 bouts pour une meilleure communication

Travailler pour vous-même est peu un différent que travaillant pour une compagnie. Vous ne pouvez pas compter l'heure pour prendre soin des détails. Vous n'allez pas rencontrer par hasard quelqu'un dans la salle de coupure où vous pouvez dire, « hé vous avez obtenu mon email ? » Vous avez limité des chances de communiquer avec vos clients et collaborateurs, ainsi vous voulez être aussi clair comme possible. Voici quelques bouts sur le protocole approprié d'email qui aidera adoptif vos rapports d'affaires et aidera des personnes à se rappeler vous comme communicateur exceptionnel !

1. Lire de l'autre l'email personne plusieurs fois avant d'écrire votre réponse. Parfois dans notre hâte pour obtenir des choses faites, nous glaçons les détails importants finis et manquons le message. Posez-vous les questions que quelqu'un a déjà prises à leur heure précieuse de répondre la première fois autour ? vous MLLE leurs questions qui exigent une réponse ? Ralentissent, prennent votre temps, soient complets ! Vos clients seront heureux pour l'attention spécialisée et le grand service.

2. Inclure toujours l'information de contact à l'extrémité de votre email. Même si vous avez parlé à cette personne mille fois avant, ils apprécieront toujours facile d'accès à votre plein numéro de fax de nom de compagnie, d'email address, de téléphone et. Vous voulez des références, droite ? Penser à la façon dont simple elle sera pour qu'elles passent le long de votre information à un nouveau client s'il est exact avant leurs yeux !

3. Ne jamais supposer que quelqu'un ne sait pas quelque chose. Sûr, vous êtes un entrepôt d'information maniable, mais il est peu un arrogant pour supposer que personne d'autre sur la planète sait ce que vous savez. Si vous voulez offrir un cours d'instruction impromptu, grand. Mais clouer sur une introduction amicale comme : « Peut-être vous savez déjà ceci mais, » ou « jamais l'essai tel-et-tel ? » S'ils n'ont pas, ils peuvent indiquer, « aucun… mais des mercis des nouvelles idées ! » S'ils ont, ils peuvent répondre avec un enthousiaste, « oui j'ai, et je l'aime ! »

4. Laisser toujours votre collègue savoir que vous avez reçu un message important, et les informer de quand vous avez l'intention de répondre. Exemple : « Mercis d'envoyer le contrat ; Je le regarderai au-dessus de ce week-end et atteindrai de nouveau à toi par lundi soirée le plus en retard. » Même si vous êtes incroyablement occupé et non sûr exactement quand vous serez prêt avec une réponse, ne pas laisser n'importe qui qui accroche indéfiniment. Pour tous qu'ils savent, vous n'a jamais obtenu l'email !

5. Inclure la transcription originale avec votre réponse. Imaginer obtenir un email de votre client hors du bleu qui indique : « Oui, je conviens totalement »--et rien plus. HUH ? Éviter la confusion d'une réponse retardée et inachevée. Au lieu de cela, laisser les remarques originales dans ainsi vous pouvez traîner le chemin de communication ! Si la conversation est prolongée, vous pouvez vouloir copier un extrait de leur email, ajoutez une réponse de vos propres dans une police différente ou la couleur, copient un autre extrait, ainsi de suite et ainsi de suite. Ceci s'assure que vous ne manquerez aucunes questions ou remarque qui exigent d'autres commentaires.

6. Utiliser votre subjectline. Le subjectline est là comme référence maniable, soit ainsi conformé. Disons que vous envoyez une ébauche de copie de Web. Choisir une convention de appellation, comme : Ébauche 1 de copy de Web, et bâton avec lui. Votre prochaine ébauche devrait être appelée, l'ébauche 2 de copy de Web en utilisant l'exact la mêmes ponctuation et capitalisation. Pourquoi ? Puisque vous pourrez assortir vos email plus tard et extraire de ce que vous avez besoin quand vous avez besoin de lui.

7. Connaître quand la conversation plus de. Nous sommes tous occupés, pour beaucoup car vous voulez être attentif aux besoins de votre client, vous ne voulons pas les agacer incessently, l'un ou l'autre. Supposer que vous avez déjà eu email cinq ou six en arrière-et-forths. Toutes les remarques appropriées ont été faites et vous diminuez vers le bas « alot de mercis » - votre sélection que cette conversation finit. S'ils disent, « CORRECT, merci-- Je serai en contact, » ne réponds pas avec « grand ! Quand ? » Le laisser juste vont jusqu'à la fois prochaine.

L'email est un outil maniable qui peut faire ou casse vos rapports professionnels. L'employer à votre avantage avec la correspondance claire et concise. Si vous, vous serez sûr que les clients et les collègues de même vous considéreront comme un excellent communicateur !

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