15 manières de contrôler votre E-mail plus efficacement

Le • sont toi fatigué de rechercher des messages d'E-mail que vous connaissez êtes quelque part ?
Le • est votre électronique « dans la boîte » complètement de messages périmés ?
Le • vous font obtiennent fréquemment des ultimatums du votre EST département « nettoient votre acte ? »

L'aimer ou détester lui - ou tous les deux ! - l'E-mail est de plus en plus la méthode primaire pour communiquer en monde numérique d'aujourd'hui - au travail et à la maison. La recherche montre cela qui présente l'E-mail dans des augmentations d'une compagnie imprimant de 40%.

Dans les conférences, je demande souvent à des participants, « lequel de toi imprime votre E-mail ? » L'augmenter de la grande majorité leur main - timidly ! Mais faisons- facelui, parfois papier est fortement pratique. Les propositions complexes, par exemple, exigent souvent des discussions où vous avez besoin d'une copie imprimée qui ont comme conséquence les notes physiques, faisant l'objet de valeur électronique d'E-mail moins que la version imprimée.

D'une part, imprimer tout n'est pas probable une bonne solution. La clef à l'E-mail de gestion détermine quand garder l'imprimé et quand garder la copie électronique, maintenant dans l'esprit que parfois toutes les deux peuvent être pratiques. Dans le cas décrit ci-dessus, par exemple, la version imprimée a la valeur pour la discussion, et la version électronique a la valeur pour créer de nouvelles versions après la discussion. Dans l'un ou l'autre événement, les principes de la méthodologie de papier de tigre amélioreront la productivité de communication et d'augmentation.

6 bouts pour l'envoi de l'E-mail que vos destinataires aimeront :

1. Employer la ligne soumise pour décrire clairement la matière de votre E-mail. C'est utile pour le destinataire, et pour toi si vous voulez trouver un message vous avez envoyé.

2. Inclure seulement un sujet par message d'E-mail. Cette méthode simplifiera considérablement le classement et la récupération d'E-mail.

3. Pour un E-mail prolongé ou compliqué, créer l'E-mail dans votre programme de traitement de texte et puis copier à votre E-mail. Si vous avez un problème d'E-mail pendant le procédé d'envoi, vous pouvez facilement rechercher votre message !

4. En répondant à tous assez E-mail, attache du vieux message pour que le destinataire se rappelle la teneur de l'E-mail original, mais pour supprime l'information ou la duplication inutile.

5. Éviter d'envoyer des attachements d'E-mail autant que possible. Les récepteurs deviennent plus peu disposés à ouvrir des attachements dus à la prédominance croissante des virus qui peuvent venir par des attachements. Parfois, vous pouvez envoyer un attachement, et incluez l'attachement dans le corps de l'E-mail, avec l'explication que l'attachement aura un meilleur formatage, mais le destinataire pourrait obtenir l'essentiel du message sans ouvrir l'attachement.

6. Considérer employer votre logiciel de gestion de contact (tel que l'ACTE !) pour envoyer tout votre E-mail sortant. Avec beaucoup de programmes, vous pouvez attacher vos messages sortants d'E-mail aux destinataires, et d'autres contacts relatifs, et ils apparaîtront automatiquement dans la boîte de sortie de votre programme d'E-mail.

9 bouts pour contrôler votre E-mail entrant :

1. Pour éviter un E-mail de débordement dans la boîte, créer les chemises. Par exemple, vous pourriez avoir des chemises pour chacun de vos rapports directs, pour chaque projet, pour un comité qui vous chaise, et pour des sujets d'intérêt particulier. (Par exemple, j'ai une chemise « statistiques » puisque j'ai besoin fréquemment de cette information pour les médias.)

2. Toutes les fois que vous ouvrez votre E-mail entrant, s'appliquer Le FAT System™ (Dossier-Agir-Jeter en l'air) à chaque E-mail.

3. Si vous n'êtes pas sûr vous le besoin il, le jeter en l'air ! À la différence d'une corbeille à papiers de papier, vous pouvez toujours rechercher l'E-mail du détritus électronique en employant le dispositif « de message de trouvaille » disponible dans la plupart des programmes d'E-mail. (Si la compagnie vide le détritus sans votre connaissance, créer une chemise appelée le « mon détritus.  »)

4. Appliquer « la règle 2-Do » autant que possible. Si vous pouvez répondre en 2 minutes, la faire alors tout de suite. Cela prendra plus longtemps pour la classer et pour la rechercher encore que « la faire juste ! »

5. Pour l'E-mail qui prend plus de temps de répondre, ou les laisser dans Inbox ou classer dans une chemise appropriée telle que la « action » ou « répondre. »

6. Si vous employez le tigre de papier l'action que permanente classe pour contrôler votre papier (l'appel, discutent, en ligne, etc.), vous peut l'employer pour classer la copie de papier de l'E-mail qui exige votre action, comme « discutent avec John. »

7. Pour l'E-mail vous voulez maintenir dans le format électronique, drague à la chemise appropriée comme décrit dans le bout #1.

8. Si vous avez besoin ou voulez d'une copie de papier d'un E-mail pour la future référence, l'imprimez et la classez dans votre système de gestion de papier, c.-à-d. tigre de papier, ainsi toi peut le trouver encore dans 5 secondes ou moins !

9. Après que vous ayez fini avec une chemise d'E-mail (telle qu'un projet spécifique), vous pouvez le stocker sur un disque souple ou un disque de FERMETURE ÉCLAIR au cas où vous auriez besoin de lui plus tard.

Vous avez quelques « tours du commerce » que je n'ai pas décrit, ou avez des questions au sujet de celles j'ai suggérées, sentir libre à l'E-mail je - amour d'I pour avoir de vos nouvelles.