6 tours pour serrer vos lettres sur une page

N'importe qui qui a lu n'importe lequel de mes articles au sujet de l'écriture de lettre ou écriture de résumé saura important je crois qu'elle est de réduire au minimum le nombre de pages, de préférence les limitant à une page autant que possible.

Et, nous tous savons elle visqueuse semble quand nous mettons les contacts de finissage sur une lettre et elle déborde sur la deuxième page par un ou deux lignes. Très non professionnel !

Ainsi, il y a un certain nombre de maniable peu dupe que j'ai employé au cours des années qui peuvent aider « à serrer » une lettre ou tout autre document sur une page sans lui noté par le lecteur moyen. Ces tours peuvent être appliqués en utilisant n'importe quel programme standard de logiciel de traitement de texte.

Je ne suis pas sûr si un puriste à une école de secrétariat approuverait certaines de mes méthodes puisqu'ils peuvent dévier de certaines normes techniques, mais je les ai employées des centaines de périodes et personne n'a jamais été le plus sage. Le point principal étant que je pouvais garder une lettre à une page quand la première version a débordé par quelques lignes sur une deuxième page.

Au-dessous de sont mes « bouts de compression de page », énumérés dans l'ordre dans lequel je suggère que vous les appliquiez :

1. Ajuster les marges latérales première

Sortir les les deux les marges gauches et droites environ 1/4 po plus près du bord de la page.

2. Marges dessus et bas après

Sortir le dessus et les marges inférieures environ 1/4 po plus près du bord de la page.

3. Éliminer les débordements

Éditer dehors l'un ou deux mot « déborde ». Ce que veux dire ici j'est ceci : Après que la lettre soit prise rédigée par bon regarder chaque paragraphe. Voir s'il y en a qui ont une phrase de fin qui des « débordements » sur une ligne additionnelle pour un mot. Si oui, faire un mineur éditer ou deux dans le paragraphe qui le raccourcit de sorte que le derniers mot ou deux ne déborde pas sur la ligne suivante. En utilisant cette méthode, vous pouvez souvent gagner deux ou trois lignes supplémentaires dans une lettre d'un-page.

4. Jeu avec votre espacement

Ajuster interlignage à la page. Vous pouvez gagner l'espace considérable à une page en ajustant interlignage du texte. Par exemple, s'interlignage défaut est placé à « simple » à 12 points d'essai le plaçant à « exactement » à 12 points si votre taille de police est 12. Si cela ne la fait pas, essayer « exactement » « au spécialiste 11 ». Souvent vous devez expérimenter un peu avec celui-ci pour obtenir au sembler la droite juste.

5. Réduire la taille de police

En dernier recours, essai réduisant la taille de la police par la taille de 1 point, parole de 12 à 11 points.

6. Éditer une plus de Fois

Si elle « ne va toujours pas », il y a une chose finale que vous pouvez essayer si vous êtes l'auteur de la lettre. Retourner et l'éditer une plus de fois. Rechercher les pensées et les expressions superflues, ou ceux qui peuvent être combinées dans une phrase plutôt que deux. Chaque mot et expression est-il absolument essentiel à votre message ? Vous serez stupéfiés à l'épargne d'espace que ce processus peut résulter po.

Comme j'ai énoncé plus tôt, essayer les méthodes ci-dessus dans l'ordre, un-à-un-temps, vérifiant chaque fois pour voir si votre dernier changement a fait le tour pour toi.

Que se produit s'il ne ira toujours pas ?

Maintenant, si vous avez employé tous les tours ci-dessus et vous ne pouvez pas encore recevoir la lettre pour s'adapter sur une page, il est temps d'admettre que vous avez un vrai deux-pagineur. Dans ce cas, vous pensez alors à « renverser » certains des tours de compression que vous avez appliqués quand vous avez essayé « de serrer » la lettre, et se concentrent alors sur faire une deuxième page regardante équilibrée.

Il n'y a rien plus mauvais regarder qu'une lettre avec une un ou deux page de phrase deuxièmes ! Tellement dans ce cas-ci, vous pouvez vouloir réellement « étirer » la lettre dehors un peu.

Souvent, à ce stade je réellement augmente interlignage et réduis les marges légèrement de sorte qu'il y ait un débordement classé décent sur la deuxième page.

Par exemple, essai renversant les étapes 1, 2 et 4 ci-dessus. Ainsi au lieu de diminuer les marges de dessus, bas et latérales à la page une, essai les augmentant de 1/4 po tout autour. Alors augmenter la taille de point et voir si ce aide. Dans le meilleur des cas, essai pour obtenir la page pour se casser proprement à une coupure de paragraphe, pour une transition rangée gentille de page-à-page.

Encore, j'ai employé ce peu des milliers de tours de « compression » de périodes, et personne n'a jamais retiré leur règle et m'a châtié pour l'inexactitude.

La chose importante est d'extrémité vers le haut avec un professionnel « regardant » la lettre.

En fait, si vous faites un contrôle très détaillé des calibres réels inclus dans des n'importe quelles de mes trousses à outils d'écriture vous constateriez que j'ai employé un ou plusieurs des tours ci-dessus sur bon nombre d'entre elles. Mais, je ne dis pas lesquels !

Cliquer le lien au-dessous de mon nom pour voir une pleine liste de tous ces kits d'écriture.

© 2005 par Shaun Fawcett