7 stratégies pour manipuler des réunions de dernière minute

Vous êtes-vous jamais trouvés devez-vous brouiller pour organiser une réunion à la dernière minute ? Ne serait-il pas gentil que si et quand cette situation intimidante a surgi, vous étiez bien préparé avec toute l'information nécessaire prête à vos bouts du doigt ? C'est pourquoi j'ai développé les sept stratégies suivantes de survie pour vous aider à projeter pour l'inévitable, parce que vous savez comme I, il va se produire le `someaday.'

Stratégie #1 de survie. Remettre en cause le besoin de réunion.

Avant que vous sautiez dans le pilote automatique pour commencer votre organisation de dernière minute de réunion, défier la demande. Depuis décider de tenir une réunion exige la considération sérieuse en raison des coûts impliqués, direct et indirect, vérifier une deuxième fois le raisonnement pour tenir la réunion. Développer quelques questions convenables pour demander et découvrir si une alternative de réunion, telle qu'une téléconférence réaliserait les mêmes résultats.

Stratégie #2 de survie. Savoir les fondations.

Si la réunion doit vraiment se produire, s'assurer que vous projetez pour les fondations :

• Quel est le but de la réunion ?

• Où devrait-lui avoir lieu - dessus ou l'au loin-emplacement ?

• Quand est-il programmé pour - date et heure ?

• Quel est l'ordre du jour de réunion ?

• Qui doit être invité ?

• Quels rafraîchissements et casse-croûte sont nécessaires ?

• Quels matériaux et équipement spécifiques est nécessaire ?

• Quels le voyage et arrangements d'hôtel est-ce que, le cas échéant, sont nécessaires ?

• Quel est le budget de réunion ?

Quand il vient au budget, rappeler votre patron que la bonne qualité, les achats de dernière minute et bon marché ne corrèlent pas habituellement. La réalité est que l'évaluation de dernière minute peut jaillir venu à une prime.

Stratégie #3 de survie. Développer les listes de contrôle.

Les listes de contrôle devraient être chaque ange de gardien de planificateurs de réunions. Elles sont là pour aider dehors en temps d'ennui et pour éviter la panique inutile. Avec les centaines de morceaux qui composent le puzzle de réunion, la seule manière de les remonter et des étiquettes de subsistance sur tous détails est avec une liste de contrôle. Deviennent un fanatique de liste de contrôle et considèrent avoir une liste de contrôle pour chaque liste de contrôle. Couvrir toutes vos bases. Plus vous êtes plus complet, plus la probabilité du succès est grande, même à la dernière minute.

Stratégie #4 de survie. Créer une liste de contact.

Quand avez-vous besoin de quelque chose dans une hâte qui vous appellent ? Ce sont le peuple qui doit composer votre liste de contact. Considérer les vos besoins de service, restauration, audiovisuel, etc. compilent une liste avec le téléphone comprenant les téléphones portables, le fax et l'information d'email. Maintenir cette liste mise à jour annuellement comme les contacts et leur information peuvent changer. Inclure en outre les ressources utiles de site Web comme vous les trouvez, mais se rappeler de les vérifier dehors à l'avance.

Stratégie #5 de survie. Rapports de construction.

Ne pas attendre jusqu'à ce que vous ayez besoin d'une faveur de quelqu'un, trouvent plutôt continuellement des moyens de construire « une équipe rêveuse » ou de soutenir le réseau. Établir une base de contact d'autres professionnels, fournisseurs, fournisseurs et anges de réunion que vous pouvez inviter à la dernière minute pour vous dépanner. Prendre du temps de discuter leurs stratégies et ressources pour traiter des réunions de dernière minute, et ajouter cette information à votre « trousse de survie. » Ne pas oublier d'inclure vos collègues de camarade qui pourraient pouvoir disposés et à aider dehors à la notification d'un moment.

Stratégie #6 de survie. Développer les éventualités.

Puisque vos plans sont de dernière minute, plus la chance de quelque chose n'établissant pas la manière vous la voudrait à est grande. Ainsi quelle est votre protection ? Si vous n'avez pas un, tous vos plans originaux pourraient être détruits dans un instant, et vous brouillerez encore plus qu'avant pour rendre une deuxième stratégie opérationnelle. Avoir un plan B prêt « dans les ailes » juste au cas où vous auriez besoin de lui. De nouveau, plus vous êtes plus complet, plus la probabilité de la traction outre de ce miracle est grande.

Stratégie #7 de survie. Apprendre à rire.

Garder un sens de l'humour aidera certainement à vous empêcher obtenant fou, fâché et frustré avec ces directeurs désorganisés qui laissent des choses au de dernière minute et s'attendent à ce que vous exécutiez des miracles. Apprendre à rire de eux et de vous-même pour garder une perspective plus raisonnable la vie. Si rien autrement, ne se rappellent que rire est une grande technique de survie, qui est bonne pour votre santé et aidera à réduire l'effort et les niveaux de tension artérielle.