7 stratégies essentielles d'écriture de lettre

Basé sur la rétroaction qui j'étais arrivé des visiteurs à mon site Web de writinghelp-central.com, l'écriture de lettre est certainement le secteur où la plupart des personnes recherchent l'aide ou les conseils quand elle vient à l'écriture de jour en jour.

Plus de 55% des visiteurs à mon emplacement cherchent une certaine sorte d'information ou d'aide d'écriture de lettre. Les listes suivantes les Dix lettres principales sur lesquelles les gens demandent l'information, par ordre de popularité :

* lettre de recommandation

* lettre de démission

* merci marquer avec des lettres

* lettre de référence

* lettre commerciale

* lettre de plainte

* lettre d'accompagnement

* lettre de ventes

* lettre d'introduction

* lettre d'excuses

Les 7 stratégies

Voici quelques bouts et stratégies pratiques de lettre-écriture pour vous aider en écrivant cette prochaine lettre :

1. La maintenir courte et au point

Les lettres impliquant des affaires (personnelles ou de corporation) devraient être concises, effectives, et se sont focalisées. Essayer de ne jamais excéder une page ou vous serez en danger de perdre votre lecteur. Une page typique de lettre tiendra 350 à 450 mots. Si vous ne pouvez pas obtenir à votre point à travers avec celui beaucoup de mots vous n'avez pas effectué probablement assez de travaux préparatoires. Au besoin, appeler le destinataire au téléphone pour clarifier tous les points brouillés et puis pour employer la lettre juste pour récapituler la situation globale.

2. Indiquer clairement, concis, et logique

Avant de s'asseoir à écrire, faire un bref contour de point-forme des sujets que vous devez couvrir dans la lettre. Organiser ces points en progression logique que vous pouvez employer comme votre guide pendant que vous écrivez la lettre. Les blocs logiques de la lettre devraient être : 1. introduction/but, fond/explication, résumé/conclusion, action a exigé le rapport. Employer ce processus d'ensemble pour organiser votre approche et vos pensées, et pour éliminer n'importe quelle répétition ou redondance inutile.

3. Foyer sur les besoins du destinataire

Tout en écrivant la lettre, foyer sur les conditions de l'information de vos assistances, le destinataire prévu. Si vous pouvez, dans oeil de votre le « esprit », imaginer le destinataire prévu assis à travers un bureau ou une table de salle de réunion de toi tandis que vous expliquez le sujet de la lettre. Quelle information essentielle cette personne doit-elle savoir par cette communication ? Quelles seront leurs espérances quand elles ouvrent la lettre ? Avez-vous adressé toutes ces questions ?

4. Employer la langue simple et appropriée

Votre lettre devrait employer la langue franche simple, pour la clarté et la précision. Les phrases courtes d'utilisation et ne laissent pas des paragraphes excéder trois ou quatre phrases. Autant que possible, langue d'utilisation et familier terminologique au destinataire prévu. Ne pas employer les termes et les acronymes techniques sans les expliquer, à moins que vous soyez certain que le destinataire soit au courant de eux.

5. Employer les phrases et les paragraphes courts

Maintenir vos phrases aussi courtes comme possible, et casser le texte vers le haut en brefs paragraphes. Dans le meilleur des cas, un paragraphe ne devrait pas excéder deux à trois phrases. Ceci rendra la lettre plus facilement lisible, qui attirera le destinataire pour le lire plus tôt, plutôt que plus tard.

6. Le passer en revue et mettre à jour

Faire une première ébauche, et soigneusement puis la passer en revue et mettre à jour. Se mettre au lieu du destinataire. S'imaginer recevoir la lettre. Comment réagiriez-vous à elle ? Répondrait-elle à toutes vos questions ? Traite-t-elle toutes les questions principales ? La langue et la tonalité sont-elles appropriées ? Parfois la lecture de elle dehors fort à l'individu à un peut aider. Quand vous réellement « entendez » les mots il est facile de dire s'il « semble » exact ou pas.

7. Épellation et grammaire de vérification

Une lettre est une réflexion directe de la personne l'envoyant, et par prolongation, l'organisation pour laquelle la personne travaille. Quand la teneur finale de la lettre est arrangée, s'assurer que vous la courez par un contrôleur d'épellation et de grammaire. Envoyer une lettre avec l'épellation évidente et les erreurs grammaticales est mouillé et non professionnel. Dans ces cas-ci, le destinataire ne peut pas vraiment être blâmé de voir ceci comme indication quant à la façon dont toi (et/ou votre organisation) faites probablement la plupart des autres choses.

Les stratégies et les bouts antérieurs d'écriture de lettre de base sont la plupart du temps bon sens. Néanmoins, vous seriez stupéfiés combien de fois ces « principes de base » très de base ne sont pas utilisés quand les gens écrivent des lettres.

© 2005 par Shaun Fawcett