Apprendre à parler sur le papier : L'art de l'écriture efficace d'affaires

Rudolf Flesch, un spécialiste dans des qualifications d'écriture, a couru des classes pendant plus de trente années pour les fonctionnaires, avocats, banquiers et semblables, sur la correspondance d'affaires d'écriture.

Deux bouts qu'il a soulignés à plusieurs reprises encore dans ses classes.

Le premier : déplacer le ciel et la terre pour se sevrer des inhibitions et des habitudes nerveuses que vos instituteurs, bénissent la 'fin de support, t'ont légué. Ne laisser aucune pierre unturned pour se débarrasser des modèles d'écriture maladroits, surélevés et artificiels qui ont été renforcés quotidiennement depuis votre enfance tôt.

La seconde : quand vous écrivez une lettre ou analogues - même si c'est une lettre commerciale que vous placeriez normalement dans la catégorie « fortement formelle » - imaginent que le destinataire s'asseyaient bien là, de l'autre côté de votre bureau.

Détendre. Si vous croyiez vraiment le destinataire était avec toi dans la chambre, vous n'auriez jamais l'effronterie à commencer par « soyez conseillés svp que » ou « nous souhaitons vous informer ».

Par ailleurs, j'ai une confession à faire. Je suis un auteur assez expérimenté, mais à maintes reprises, je trouvaille moi-même commettant les offenses mêmes qui inciteraient Rudolf Flesch à se tapir.

Je suis un pécheur ! Mais puis - je me rends compte de lui. J'essaye de m'attraper dans l'acte.

Et quand je réussis, je suis assez impitoyable avec me.

Quand Flesch indique vous devriez imaginer que la personne que vous t'écrivez a raison là avec toi dans la chambre, il ne signifie pas que l'absence de formalité est appropriée pour toutes les catégories des documents écrits.

Mais le plus souvent, il a considéré aujourd'hui comme signe de la professionnalisme, plutôt qu'inverse.

D'une manière primordiale, il est plus efficace bien, car nous verrons. Et n'importe quelle manière vous la regardez, la communication efficace est le nom du jeu !

Par ailleurs, vous noterez que j'ai dit que nous rai au sujet de… plutôt que nous avons écrit environ.

Je ne peux pas vous voir comme j'écris. Tout que je peux voir est mon moniteur et il n'est pas beaucoup d'une personne de conversation agréable. Tous mêmes, j'emploie des mots parlants toute heure.

Je rappelle mes jours d'école en Afrique du Sud, ronde au sujet de il y a un demi-siècle. À la fin de chaque limite, nous avons écrit des examens, et un papier s'est toujours appelé « la composition anglaise. »

De la qualité la inférieure au plus haut, le format était à peu près identique. Il y avait généralement deux questions : Le premier commencerait : « Écrire un essai d'environ 500 mots sur une des matières suivantes… » La seconde serait la même, avec la « lettre » substituée au « essai ».

Entre les examens, les professeurs battraient du tambour d'une multitude de règles dans nos têtes impressionnables, toujours accompagnée des avertissements sinistres au sujet des conséquences terribles du manque de conformité ! Plusieurs de ces règles contredisent directement ce que je vous dis de faire maintenant.

Avez-vous jamais pris un cours de la prise de parole en public ?

Quand vous faites un cours de prise de parole en public, vous n'entendez pas beaucoup au sujet de la grammaire et du vocabulaire. Au lieu de cela vous apprenez à ne pas être embarrassés, pour surmonter vos inhibitions, pour parler sans manuscrit disposé et pour atteindre dehors aux assistances devant toi.

Nous ne disons pas que la bonne grammaire et de telles choses ne sont pas importantes dans l'écriture. Elles sont très importantes.

Mais elles ne sont pas l'essence. Par certains côtés, l'inscription est tellement plus dure que la prise de parole en public, parce que votre assistance n'est pas bien là devant toi. Mais l'objet de l'exercice entier est de traverser la barrière invisible qui sépare l'auteur et le lecteur.

Noter cette question que j'ai posée il y a trois paragraphes ? Naturellement, c'est l'un des tours que nous employons pour déchirer vers le bas cette très barrière.

Je pourrais avoir sauvé beaucoup de mots en menant la droite dedans avec : « Ceux qui ont pris le cours de prise de parole en public savent cela… » Mais une question a suggèrent davantage, anneau personnel. Avec un peu de chance, je te ferai même le sentir que je te parle directement. Pourquoi ? Puisqu'une personne poivre normalement sa conversation journalière avec des millions de questions !

Pour avec précision la même raison, cet article, est plein des contractions de mot. C'est-à-dire : Je les écris « suis » plutôt que « elles sont » ; « Moi volonté » et pas « moi volonté. » Retentit certainement plus confortable, vous - des oops, vous admettrez.

« Oui, » vous pouvez jaillir protestation, « supposons que je suis un directeur d'agence de banque ou analogues ? Est-ce que je peux vraiment employer ce modèle par écrit à mes clients ? Et l'OH mon ça alors - ce qui si je suis un certain genre de fonctionnaire de gouvernement ? » (Nous pas entretien des avocats pour le moment - ils sont une classe spéciale de mal de tête, que nous devrons traiter séparément.)

La réplique est : « Sûr, vous pouvez. » Quand vous écrivez une lettre commerciale, vous voulez faire votre remarque rapidement et efficacement. De plus, vous recherchez une réponse : vous voulez l'action. Un modèle sans cérémonie, plutôt qu'un de routine tirée à quatre épingles et appropriée, est pour faire le tour.

Le tout cela, vous pourriez me demander à une question très forte :

« Ce se comprend quand vous voulez être amical : quand vous regardez pour obtenir les affaires d'un client potentiel, ou pour maintenir cela de existant. Mais ce qui si j'ai besoin délibérément d'une tonalité raide et formelle, comme quand j'écris une lettre de la demande à un débiteur ? »

Nous pouvons ne faire pas meilleur que pour citer un exemple directement de Rudolf Flesch. Comparer ces deux extraits :

« Il est impératif que vous soumettiez la quantité ci-dessus dans les cinq jours. Le manque sur votre partie de se conformer peut avoir comme conséquence l'action judiciaire à vos frais. »

« Si vous ne payez pas ce montant dans les cinq jours, nous commencerons l'action judiciaire à vos frais. »

Lesquelles de ces deux versions sont pour effrayer le destinataire malchanceux hors de ses esprits ?

Vous soyez le juge !