Bouts de gestion du temps - Comment avoir un système de fichiers qui fonctionne

Récemment je travaillais avec un nouveau client qui avait investi des centaines de dollars pour qu'une organisation de gestion des registres établisse un système de fichiers pour ses affaires.

Le système a semblé impressionnant. Le seul problème était lui n'a pas travaillé ! Il avait été établi d'une façon très compliquée. Les titres étaient si détaillés qu'une feuille principale avec une myriade de catégories ait dû être mentionnée avant que l'information pourrait être classée ou recherchée.

Le système était trop complexe lointain pour leurs besoins spécifiques.

Avez-vous jamais eu cette expérience où un système de fichiers avait été établi pour toi et/ou votre département/affaires et toi ne pourriez pas trouver ou classer des écritures facilement ? Combien d'heure avez-vous gaspillé rechercher l'information ? La gestion du temps Est au sujet de contrôler votre temps. Passer le temps précieux recherchant des écritures est une grande manière d'épuiser encore plus de votre temps.

Avez-vous su que Wall Street Journal a par le passé rapporté dans un aperçu qu'ils avaient fait que le col blanc moyen passe 6 semaines par an recherchant des écritures ? Si vous êtes sérieux au sujet de votre gestion du temps, alors avoir un système de fichiers où vous pouvez facilement classer et trouver votre travail est très important.

Comment vous connaissez-vous avez-vous besoin d'un nouveau système de fichiers ?

Quand cela te prend plus longtemps qu'un couple des minutes à la trouvaille quelque chose.

Quand vous manquez de surface au sol parce qu'il y a trop de piles des écritures sur le plancher.

Quand les collègues ou les clients te demandent que pour information et toi dire fréquemment, « peux j'obtenir de nouveau à toi plus tard parce que je devrai le trouver ! »

Quand vous vous attrapez disant plusieurs fois par jour « je savoir que c'est ici. quelque part ».

Quand les piles du papier sur votre bureau sont plus grandes que vous êtes.

Fondations de classement

Nettoyer toute la vieille ou non pertinente information.

Noter quels types d'information vous devez garder.

Les catégories qui peuvent émerger incluent :

• La publicité

• Banque

• Budget

• Clients

• Équipement

• Assurance

• Ressources

• Personnel

• Fournisseurs

• Formation

S'il y a lieu, des sous-catégories peuvent être faites :

• La publicité

  • Radio

  • TV

• Banque

  • Commonwealth

  • Westpac

• Budget

  • 2001/2002

  • 2002/2003

• Clients

  • Un dossier séparé pour chaque client

• Équipement

  • Ordinateurs

  • Fax

• Assurance

  • Construction/table des matières

  • Véhicules

• Ressources

  • Bulletins

  • Journaux commerciaux

• Personnel

  • Un dossier séparé pour chaque personne

  • Résumés

• Fournisseurs

  • Un dossier séparé pour chaque fournisseur

• Formation

  • Généralités

  • Dossiers pour l'IE spécifique de secteurs. Gestion du temps, Travail/équilibre de la vie

Selon votre situation un drawer/s entier d'un meuble d'archivage peut être exigé pour loger une partie d'IE de ces catégories. Clients, fournisseurs, personnel.

Le Word final

Quand vous pouvez classer vos écritures rapidement et les rechercher facilement, vous savez que vous avez un système qui fonctionne bien pour toi.

En tant qu'élément de votre gestion du temps, être confiant en ayant des systèmes qui sont efficaces et prennent peu de temps d'employer, facilitera votre vie tellement.

C'est toujours les petites choses qui font une différence si énorme.

Plus de détails concernant l'établissement d'un système de fichiers réussi sont disponibles en mon manuel « comment gagner une heure supplémentaire en votre jour » et obtenir Organiser-Obtenir une VIE ! Livre. (Voir le http://www.office-organiser.com.au)