Combien de temps est-ce que je garde cette substance ?

Vous l'avez pensé ou l'avez demandé avant. Vous voulez savoir comment stocker, combien de temps maintenir, et comment avoir votre information de la compagnie et de votre client.

Les réponses à ces questions commence par les directives de conservation de politique et/ou de document de conservation du document de votre compagnie, qui habituellement sont de pair assorties à la politique de sécurité de l'information de la compagnie et du client. Des conditions telles que marquer, classifier, distribution, stockage, reproduction, et conservation sont habituellement faites dans la politique de sécurité de l'information, et documentent cuire au four alors la politique de conservation et/ou les directives de conservation de document est un niveau plus bas des conseils qui sont à l'appui de la politique globale de sécurité de l'information.

La conservation de document est un défi technique significatif pour la plupart des compagnies. Elle comporte tous les deux les systèmes internes de la compagnie aussi bien que les projets que la compagnie avait entrepris au nom de ses clients. En raison de l'importance de la question à la compagnie et à ses clients, aussi bien que le potentiel pour des conflits ou le litige, l'adhérence à la politique éditée/aux directives de conservation de document est une nécessité d'affaires.

Le but derrière la conservation « conseils » de document est essentiellement double. D'abord, il permet à la compagnie de répondre à n'importe quelle demande ou question de client après qu'un projet ait débuté ou ait accompli. En second lieu, en cas d'un conflit avec un client, le fournisseur, ou tout autre tiers, la compagnie doit pouvoir se défendre et prouver ce qu'elle a fait sur un projet et comment elle était conforme à ses fonctions ou engagements.

Ainsi, si un document, indépendamment de type de supports, est nécessaire de l'un ou l'autre des deux buts ci-dessus, elle devrait être maintenue. Sinon, elle peut être débarassée. En ce qui concerne les disques électroniques, la considération devrait être donnée si l'information serait stockée dans un format (les médias et le logiciel) qui serait recouvrable au cours de la vie de la condition de conservation.

Le but cependant, n'est pas maintenir chaque morceau de papier ou d'information électronique jamais créée pendant un projet, mais de maintenir la documentation qui permettrait à la compagnie de répondre aux enquêtes de client, ou à l'exposition ce que la compagnie a fait sur un projet particulier et à celle la compagnie s'est conformée à ses engagements.

Si votre compagnie n'a pas des directives de conservation d'une politique éditée ou de document de conservation de document, cette imperfection devrait être adressée plus tôt plutôt que plus tard puisque les conséquences pour ne pas pouvoir rechercher ont désiré l'information convenable peut être grave.