Comment écrire des rapports plus puissants

Il y a une différence principale entre les rapports et la plupart des autres formes d'écriture d'affaires, et nous obtenons un conseil de cela dans le mot, « rapporter. » Considérant qu'avec beaucoup d'autres formes de comms écrits vous pouvez être peu un créateur et mettre votre propre pente sur vos mots, dans un rapport vous ne devez pas. Pas dans la théorie, quoi qu'il en soit.

Dans un rapport, vous êtes censés rapporter - ne pas embellir, broder, influencer, etc. Juste les faits et rien mais les faits.

Ceci, cependant, ne signifie pas que les rapports doivent être mats et sondage. Il, cependant, signifie que vous ne pouvez pas rendre le contenu plus intéressant qu'il est vraiment. Impossible ? Non, lui prises justes une certaine bonne organisation et écriture claire.

Avant que nous allions plus loin, il y a de nombreux livres et cours de formation sur le marché qui t'enseignent les formalités et les caractères pratiques de la rédaction de rapports. Certains sont longs-winded que d'autres. La plupart d'entre eux est bonne.

En cet article je ne peux pas faire ce que d'autres auteurs font dans un livre, ainsi si vous devez écrire des rapports beaucoup, je recommande que vous achetez un ou deux des livres les plus populaires et les étudiez. Ce que je fais ici alors, est d'accentuer les points que je pense suis le plus important pour vous aider à rédiger vos rapports plus lisibles, et l'information dans eux trouvent par hasard plus vividly.

Si vous travaillez dans une plus grande organisation, il y aura probablement des formats réglés pour des rapports, au moins pour la variété interne. Que vous les aimiez ou pas vous êtes normalement obligés de s'en tenir à eux. Cependant la manière que vous roulez dehors et écrivez votre contenu est toujours jusqu'à toi.

Ainsi quels sont les points clés à focaliser dessus ?

1. Écrire pour votre lecteur

Ne pas se permettre de tomber dans le jargon « businessese » et l'exprimer n'importe comment beaucoup toi ou d'autres peut se sentir est plus approprié. Il n'est pas. Employer la langue et la tonalité de la voix avec laquelle vos lecteurs principaux se sentiront confortables. Si vous ne savez pas avec ce qu'elles se sentent confortables, découvrir. Elle est bonne intéressant prendre l'ennui, parce qu'elle rédigera le rapport beaucoup plus agréable pour qu'elles lisent - une bonne réflexion sur toi.

Si votre rapport doit être lu par une grande variété de différentes assistances, concentrer votre langue sur les groupes les plus importants. S'assurer que des lecteurs moins matière-instruits sont couverts en employant des explications discrètes des limites techniques ou peut-être un glossaire court des limites comme annexe dans le rapport.

2. Organiser votre information raisonnablement

Commencer par s'écrire dehors une liste de titres qui commencent le commencement et finissent avec les conclusions de votre information. Si vous devez inclure beaucoup d'information de fond avant que vous entriez dans la « viande » d'information, la sectionner au loin clairement avec les titres qui indiquent que c'est fond (« objectifs de projet de recherche, » des « méthodes de recherches employées pour assembler l'information, » « personnel impliqué en questionnaire, » etc.) ainsi ceux qui savent qu'il tout déjà peut sauter directement à la substance importante.

S'assurent vos titres « dire l'histoire » ainsi quelqu'un qui jette un coup d'oeil par des ces seule volonté reçoivent les messages de base. (Vous constaterez que les cadres occupés vous remercieront de faire ceci, particulièrement quand ils ont 16 autres, les rapports semblables pour lire dedans un train serré de banlieusard sur le chemin dans une réunion de discuter tous.) compléter alors les détails sous chaque rubrique aussi avec concision que vous pouvez.

3. Employer « un résumé exécutif » pour le dire en un mot

Selon la nature de votre rapport vous pouvez être prévus inclure un résumé exécutif, ou au moins une introduction qui capture les points clés de votre information. L'objectif de ceci est de donner au lecteur les questions principales aussi rapidement que possible. Écrire ceci après que vous ayez fait le corps du rapport, pas avant. Employer votre liste de titres comme guide.

Garder strictement aux faits - c'est partie immobile du rapport, non votre interprétation de lui. Dépouiller chaque phrase vers le bas les essentiels avec des adjectifs et des adverbes minimaux. Employer les mots et les phrases courts. Ne pas obtenir simplement au point - commencer par lui et coller à lui.

4. Si votre interprétation s'appelle pour, la maintenir séparée

Si une partie de votre mandat est de présenter ses observations sur le rapport et/ou ses conclusions, garder ceci séparé du corps principal d'information. (Bloqué au loin dans une boîte ou sous une rubrique clairement séparée suffira.)

Naturellement car vous êtes professionnel vous serez aussi objectif comme possible. Mais si vous sentez fortement l'one-way ou un autre, s'assurer que votre argument est mis aussi raisonnablement comme possible sans continuer pour des pages et des pages. Se rappeler, dossier est beau, bien qu'il soit plus difficile d'écrire brièvement (et inclure tous points importants) qu'il soit de produire des mots dans l'abondance.

5. Ne pas obtenir emporté avec des illustrations

Les graphiques et les diagrammes sont grands pour illustrer les questions importantes et comme l'homme dit, « une image vaut la peine mille mots. » Cependant s'assurer que ceux que vous employez sont d'un niveau de complexité qui sera compris par le moindre matière-instruit de vos lecteurs. Il n'y a rien plus irritant qu'un graphique qui des prises vous 20 minutes à déchiffrer. Ce n'est pas tellement un cas que les lecteurs sont trop stupides pour comprendre un graphique complexe, car c'est qu'ils ne veulent pas passer trop d'heure le fonctionnant dehors. Le plus facile/plus vite vous le faites pour que les lecteurs comprennent et pour assimilent votre information, le plus réussi votre rapport.

Essayer, aussi, de garder des graphiques et des diagrammes physiquement à côté du texte qui parle de la même chose. Il n'y a rien plus irritant pour le lecteur s'ils doivent continuer à renverser de l'avant au dos d'un document. (Quand dans le doute, penser à quelqu'un qui lit votre rapport sur celui train serré de banlieusard.)

6. Couper l'image de fond

Sur toujours cette matière, essai pour éviter d'inclure trop d'éléments divers dans votre rapport, n'importe comment long et impliqué il est. Si vous devez inclure les annexes et le divers peu de la matière de base, des statistiques de recherches, etc., s'assurer qu'ils sont d'une manière ordonnée marqués et au fond contenus de votre document.

Comme j'ai suggéré plus tôt, ne pas demander aux lecteurs de sauter dans les deux sens, en dirigeant les avec des astérisques et toute autre référence dirigeant des symboles. Si vous écrivez un rapport ou un papier médical puis vous êtes obligés d'inclure ces derniers en citant des références d'autres papiers, mais gardez svp même ces derniers à un minimum. Ils très distraient et peuvent casser la concentration de votre lecteur.

7. Prendre un certain ennui pour rendre lui le sembler gentil

Je sais que vous ne devriez pas juger un livre par sa couverture, mais les gens. Comme elle ou pas. Selon le consultant en matière BRITANNIQUE Tessa S d'image, quand vous marchez dans une réunion, 55% de votre première impression de quelqu'un est reflété exclusivement de la manière que vous êtes habillés. Les documents tombent dans le même trou. Ainsi comment vos regards de document va un long chemin à créer la bonne impression de votre travail, et de toi.

Évidemment si un rapport doit aller en dehors de votre organisation et en particulier aux clients ou aux clients, vous ferez attention à l'assurer a poli et a clairement stigmatisé avec votre identité de corporation et tout cela. Cependant, comment les regards internes d'un rapport est important, aussi, bien que votre tête des finances pourrait avoir l'apoplexie si vous la liez dans la carte glacée chère. Être sensible avec la variété interne - ordonnée, minimisé, les regards toilettés ne doivent pas coûter beaucoup mais ils « indiquent » beaucoup au sujet de la valeur de votre rapport (et de toi.)

8. Une minute des minutes

Je pense que minute-prenant est un travail horrible, ayant fait ainsi pendant 6 années tandis que sur un comité de collecte de fonds de charité. Et en étant inutile à l'écriture (grâce aux décennies des ordinateurs et des machines à écrire) ne jamais s'occuper de la sténographie (a été jeté hors de l'école de secrétariat après 3 semaines) que j'ai lutté pendant des mois au griffonnage tout vers le bas aux précis plus tard, jusqu'à ce que je me sois rendu compte que mon cerveau était un filtre bien plus efficace d'information.

À l'extrémité de chaque point de l'ordre du jour, je me suis posé les questions classiques de journaliste de « qui, ce qui, où, quand, pourquoi, comment et combien. » Tout que j'ai dû faire était de prendre notes quelques mots et quand je suis devenu à la maison à mon PC de confiance, je pourrais augmenter ceux dans les résumés réalistes de ce qui a continué. Autant du dialogue lors des réunions est ou inutile, réitéré, ou tous les deux, emploient simplement votre cerveau comme filtre. Est ce ce qu'il s'est exercé pour faire pour toi dans votre vie de jour en jour, ainsi cela fonctionne pour des réunions aussi.

Un mot de l'avertissement cependant ; ne pas attendre trop longtemps avant votre travail vers le haut de vos minutes. Un autre tour que le cerveau est d'oublier après quelques heures ou un jour ou ainsi tout au plus…