Comment présenter votre proposition lors d'une réunion exécutive

Quelle est la plus mauvaise réaction que vous avez jamais obtenue quand vous avez fait une présentation importante ? Probablement, elle viendrait dans le deuxième à celui que je juste ai entendu environ. Une femme-ironique elle m'interviewait pour un article concernant des « présentations de coup de grâce » - dites me l'histoire de son désastre. Il était tôt dans sa carrière en tant qu'analyste de politique. Elle était simplement extrascolaire, fière de son MBA et de travailler dans son premier vrai travail. Quand son surveillant a félicité un rapport qu'elle avait fait, elle a été faite frémir. Elle moins a été faite frémir quand sa « récompense » s'est avérée présenter le même rapport à leur équipe exécutive.

Elle a passé une semaine tendue étant prête, s'assurant elle a su exactement quoi dire. Elle a passé des heures écrivant sa présentation et a disposé chaque statistique imaginable pour la soutenir des points. Elle jamais ne s'est cependant produite à elle, cela comment elle s'est présentée était aussi importante que ce qu'elle a présenté.

Quand son tour est venu pour fournir son rapport, les choses rapidement sont allées en descendant. Naturellement, elle était nerveuse. Beaucoup dépendu des minutes à venir. Elle a trébuché par 200 glissières, l'a oubliée des lignes, et obtenu de plus en plus agitée. Les cadres alésés n'étaient pas sûrs ce qui était son point et jeter un coup d'oeil commencé à leurs montres, qui l'ont rendu encore plus mauvais. Désespérée, elle a voulu à sauver-et ses assistances ont fait probablement aussi ! Quand elle a conclu, ils n'ont pas posé une question simple. Cela aurait prolongé l'événement déjà douloureux.

Y a-t-il qui un ce familier de bruit à toi ? Sinon, grand ! Et s'assurons qu'il pas jamais. Particulièrement si dépend beaucoup d'à quel point vous. Vous savez probablement que plus les hauts l'échelle de corporation vous disparaissent est haute, plus vos qualifications de communication deviennent plus importantes. Et plus vous développez et rectifiez vos qualifications rapidement, plus vous avancerez votre carrière rapidement.

Peut-être vous déjà parlez vers le haut lors des réunions d'équipe et avez vos idées à travers efficacement. Si oui, que pensez-vous de faire face à une salle complètement de direction, ou au moins de 5 autour d'une table de salle du conseil d'administration, regardant fixement tout toi ? Quel est différent ? Bien, parce que une chose les enjeux sont plus hauts. Toutes les communications d'affaires sont importantes, mais, avec la direction en tant que vos assistances, vous êtes dans le siège chaud. Ils vont accepter ou rejeter les recommandations sur lesquelles toi, votre département, ou votre équipe ont travaillé tellement dur. Les semaines, mois, égalisent peut-être des années de travail dépendent de vos quelques minutes. Qui ne serait pas nerveux ?

Ne pas s'inquiéter. Vous êtes humain. C'est une manière parfaitement normale de se sentir. Se rappeler, ils ne peut pas voir comment vous vous sentez, seulement à quoi vous ressemblez et agissez. Vous voulez qu'ils focalisent dessus et considèrent vos propositions, non votre inquiétude. Et vous semblerez frais et rassemblé quand vous suivez ces Frippicisms pour avoir affaire avec la direction.

Sept Fripp

1. Pratique. Un rapport aux cadres supérieurs n'est pas une conversation ; cependant, il doit sembler conversationnel. Une fois que vous avez vos notes, pratique en parlant dehors fort à un associé, ou quand vous conduisez au travail, ou sur le tapis roulant. S'assurer que vous êtes au courant de ce que vous avez l'intention de dire. Il n'est pas au sujet d'être parfait. Il est au sujet d'être beau. (Se rappeler, répétition est le travail ; l'exécution est la relaxation.)

2. S'ouvrir avec vos conclusions. Ne pas inciter vos assistances de niveau aînées à attendre pour découvrir pourquoi vous êtes là.

3. Décrire les avantages si votre recommandation est adoptée. Faire ces avantages sembler vifs et procurables.

4. Décrire les coûts, mais les encadrer d'une façon positive. Si possible, montrer comment non suivant votre recommandation coûtera encore plus…

5. Énumérer vos recommandations spécifiques, et les garder sur la cible. Les généralités errantes perdront leur intérêt. Vous devez se concentrer sur le résultat inférieur. Rendre compte des affaires, pas les détails.

6. Regarder chacun dans l'oeil quand vous parlez. Vous serez plus persuasif et crédible. (Vous ne pouvez pas faire ceci si vous lisez !)

7. Être bref. Plus que vous pouvez employer pour recevoir votre message à travers mots, le meilleur. Jerry Seinfeld indique, « je passe une heure prenant une phrase de huit-mot et lui faisant cinq. » C'est parce qu'il a su qu'il serait plus drôle. Dans votre cas, plus court est plus mémorable et qu'on peut répéter.

Trois Fripp Don'ts

1. Ne pas essayer d'apprendre par coeur la présentation entière. Apprendre par coeur votre ouverture, points clés et conclusion. Pratique asse'ainsi vous pouvez « l'oublier. » Ceci aide à maintenir votre spontanéité.

2. , Ne jamais lire vos lignes-non d'un manuscrit et pas de Powerpoint ne glisse jamais. Vos assistances iront dormir.

3. Ne pas onduler ou ne pas sauter à cloche-pied. Ne pas laisser l'énervement (ou l'enthousiasme) vous font trop animer-mais ne gèlent pas. Ne pas distraire de votre propre message avec le mouvement inutile.

Où commencer

1. Quelle est la matière ou vous soumet signale ? Être clair avec vous-même ainsi vous pouvez être clair avec vos assistances.

2. Pourquoi votre matière il est-il assez importante être à l'ordre du jour occupé des directeurs de niveau aînés ?

3. Quelles questions vos assistances poseront-elles ? Pouvez-vous leur répondre tôt dans votre présentation ?

Voici un exemple

Présenter votre conclusion : Quel est votre thème central, objectif, ou la grande idée de votre rapport ? Comment pouvez-vous le présenter dans une phrase ? Supposer que vous avez été responsable d'une équipe à niveau élevé et croix-fonctionnelle à étudier s'il y a un besoin de formation de diversité à votre compagnie. Vous pourriez commencer par dire, « notre comité a passé trois mois étudiant des programmes de formation de diversité et si on pourrait bénéficier notre compagnie. Notre conclusion est que la formation de diversité serait un investissement particulièrement bon. Nous économiserions l'argent, augmenterions la conservation du personnel, et améliorerions le moral de compagnie. »

Présenter vos recommandations : « Nous recommandons que l'initié de compagnie un programme pilote, commençant le prochain quart, en utilisant ABC Training Company à un investissement de $…. ABC Company a avec succès mis en application ce programme avec une de nos filiales, aussi bien que beaucoup de compagnies de fortune 100. Chacun des 27 membres de l'équipe croix-fonctionnelle était d'accord avec cette conclusion. Notre équipe s'est composée d'une vraie section transversale des vice-présidents de compagnie-deux, des équipements secrétaire, de dix-huit associés, de certains avec PhDs, et de six personnels d'entrée-niveau. Le groupe inclut les deux employés à long terme et quelques nouvelles locations. Et chacun des 27 membres de l'équipe est disposé à faire partie du comité d'évaluation pour étudier les résultats avant qu'une décision soit prise au sujet d'un rollout complet de compagnie. »

Décrire ce qui est dans lui pour elles ; Satisfaire les besoins de la direction, aussi bien que la compagnie. Répondre aux questions qu'ils poseront, et leur montrer comment votre recommandation peut rendre leur le sembler bon. Par exemple, la direction est habituellement chargée avec l'augmentation des ventes et des coûts de réduction. Que si ce programme signifie argent d'économie en abaissant le chiffre d'affaires des employés, pourtant a un coût relativement modeste ?

Est-ce que « pourquoi c'est une bonne idée, au moment même où nous coupons la dépense inutile ? Une des initiatives principales de notre compagnie est de recruter et maintenir 20% davantage du meilleur talent disponible que nous avons fait en dernier exercice budgétaire. Si cette formation avait été en place l'année dernière, non seulement le moral aurait été plus haut, mais nos associés de minorité de 23% auraient évalué leur enquête de satisfaction des employés plus haut. Comme vous vous rappelez, parce que les trois dernières années notre minorité associe traditionnellement le taux leur satisfaction 3% plus bas que l'autre population. Cette formation pourrait avoir aidé la satisfaction et la conservation d'augmentation. Nous abaisserions le coût de recruter et de former de nouveaux associés.

« Comment cet investissement nous compare-t-il à d'autres investissements avoir déjà fait ? Comme comparaison, le coût initial du pilote pour chacun des trois bureaux est 2% de ce que nous dépensons sur des accords d'entretien pour nos machines de copieur dans nos sièges sociaux construisant. »

Conclusion : « Au nom du comité de 27 membres, merci de cette occasion. Les amitiés que nous avons formées et notre connaissance accrue de compagnie est de valeur inestimable à nous tous. L'équipe entière est commise à ce projet. Nous demandons votre ok pour commencer le programme pilote. »

Vous ferez une impression forte et augmenterez vos chances d'acceptation quand vous pouvez être court, clair, et concis. Être préparé et pratiqué. Il est correct d'être nerveux, mais personne ne voit comment vous vous sentez, juste à quoi vous ressemblez et agissez.