Communication efficace d'email

L'email, une fois utilisé correctement, peut produire des ventes directes et des fils additionnels ; peut être employé comme outil pour communiquer avec votre client existant que la base les a faits connaître des événements prochains qui peuvent les affecter ; et en tant que moyens de la promotion continue pour vos affaires.

Ce qui suit est une liste de directives simples et de bouts qui vous aideront à devenir un communicateur efficace d'email. Veuillez considérer que plusieurs de ces directives supposent que vous n'avez jamais établi n'importe quel dialogue antérieur et, pendant que vous devenez plus au courant de vos clients, pouvez souvent être changés pour satisfaire les besoins de votre client.

Envoyer vos email en texte plat. Tandis que les email de HTML/rich-text-formatted regardent beaucoup plus attrayants, ils souvent seront accidentellement bloqués par les filtres anti-Spam et pour révéler inexactement ou pas du tout dans divers programmes d'email. Le texte plat, d'une part, apparaîtra exactement comme prévu dans tous les programmes d'email.

Inclure une signature sans plus de quatre lignes. Votre signature devrait fournir au destinataire des moyens de vous contacter autre que l'email, et devrait mentionner votre nom de compagnie. Un bon format de signature d'email regardera n'importe quoi de pareil :

Mike Leblanc
Tout vide bon marché
Site Web : http://www.anyvacuumcheap.ca
Téléphone : (905) 509-1661

Cette signature fournit non une, mais deux manières pour un client de vous atteindre.

Note : Beaucoup de gens mettront leur email dans leurs dossiers de signature. C'est, cependant, inutile car l'email lui-même peut être répondu à directement et l'email address peut être extrait à partir de lui.

Employer les formats de dossier commun pour des attachements d'email. Il y a une grande variété de formats pour des attachements ; cependant, ces formats ne sont pas universel et comme tels, beaucoup de gens ne peuvent pas ouvrir de divers types d'attachements.

Ce qui suit est une liste, dans l'ordre approximatif de l'acceptation universelle (basée sur mes propres expériences), des attachements qui sont généralement acceptés :

TXT (plain-text)
JPG/GIF (images)

Doc. de pdf (Adobe Acrobat Reader) (document de Microsoft Word/WordPad)
XLS (bilan d'Excel)

Employer les paragraphes courts. Essayer de garder vos paragraphes à 50 mots ou à moins pour assurer la lisibilité maximum.

Ne pas envoyer les informations commerciales non sollicitées/email commerciaux. Les email commerciaux non sollicités, ou le Spam, deviennent un problème croissant et beaucoup d'organismes bloquent, suppriment, et dans beaucoup de cas rapportent les expéditeurs de ces email aux divers services anti-Spam et des moteurs de recherche dans un effort de raccourcir les efforts de l'expéditeur.

Employer les deuxièmes termes de personne autant que possible. Les mots tels que « toi », « votre », et « vôtre » personnalise vos email, laisser votre client savent que vous pensez à lui/à elle spécifiquement.

Examiner vos email pour assurer renverser l'épellation et la grammaire de grammer de n… heu…. Une erreur typographique mineure dans un email prolongé passera généralement inapperçue, mais une série de typographique, d'orthographe, et d'erreurs grammaticales indiquera un manque de professionnalisme et a le potentiel de te coûter des affaires.

Beaucoup de programmes d'email, tels que le Microsoft Outlook, incluent des outils d'épellation et de grammaire pour s'assurer que des erreurs sont gardées à un minimum. Si vous n'avez pas un programme d'email avec ces outils activés, alors alternativement vous pouvez ouvrir votre unité de traitement de texte de favori ; dactylographier votre email ; l'examiner pour déceler les erreurs ; et alors le copier et coller dans votre programme d'email.

Répondre à tous les email dans un délai de 24-48 heures. Si vous ne pouvez pas répondre à la question de votre clientèle dans cette période de temps, envoyer au moins lui/elle un email les faisant savoir que le statut de son enquête et de celle il est pris en compte. Quelques choses prennent plus longtemps qu'un jour à la résolution, et la grande majorité de clients sont très arrangement de ceci, tant que elles sont maintenues informées de la situation.

Selon votre niveau de connaissance de vos clients, certaines de ces règles peuvent être détendues et changées pour satisfaire leurs besoins de détail. Cependant, adhérer à ces orientations s'assurera que, le plus souvent, vous deviendrez un communicateur efficace d'email.