Email d'affaires d'écriture, lettres, et brochures : Un guide rapide de la bonne écriture

La dernière compétence que beaucoup de gens veulent apprendre environ est écriture d'affaires. C'est grammaire et épellation apparemment justes et tout cela substance étant ennuyeuse, quoique nous consacrions beaucoup d'heures par jour aux email, aux lettres, et aux brochures d'écriture. Et, quoiqu'expliquer des concepts techniques, la fabrication d'une vente, et rester à de bonnes conditions avec des clients se fondent sur des communications écrites.

Ainsi, voici un guide rapide de la bonne écriture d'affaires, ma tentative de te fournir te moins doit savoir afin d'écrire efficacement.

Le plan avant toi écrivent

A. Ne pas prendre pour a accordé la personne à qui vous écrivez. Faire une liste de toutes manières possibles desquelles cette personne peut répondre à votre communication. Inclure dans des réponses de cette liste que vous ne voulez pas. Par exemple, en raison de ce que vous écrivez, votre lecteur peut ne jamais décider de faire des affaires avec toi encore, ou peut téléphone votre patron se plaindre au sujet de toi, ou peut ignorer votre communication.

B. Penser à qui autrement pourrait finir vers le haut de lire votre communication. Votre lecteur pourrait montrer votre lettre à un de vos concurrents, ou à d'autres à sa compagnie. Elle pourrait être emailed aux centaines d'étrangers, ou signalé sur un certain newsgroup de Web.

C. Décider ce que vous voulez que votre lecteur fasse au sujet de la situation. Vous voulez que votre lecteur comprenne comment employer votre logiciel ; ordre quelque chose de votre site Web ; corriger une erreur ; être heureux à faire des affaires avec toi ?

D. Faire une liste de quoi dire votre lecteur afin de le persuader de répondre de la meilleure manière. Employer votre propre expérience, bon sens, ou conseil de votre livre préféré de gestion.

Écrire soigneusement

A. Employer le bon format. Le format est le costume d'affaires de communication écrite. Le regard de la page crée une première impression et, comme les vêtements que vous portez, peut aider à vendre votre message ou le miner. * Une note devrait avoir au dessus de la page du votre le nom lecteur (correctement écrit), la date, votre nom et une déclaration du sujet de votre message. * Une lettre devrait avoir le logo de votre compagnie, le nom, la pleine adresse, les numéros de fax de téléphone et, et le site Web d'email imprimé sur l'en-tête de lettre. Elle devrait également avoir la pleine date et le nom et prénoms et l'adresse de votre lecteur. * Inclure le nom de votre lecteur dans la salutation (la « chère » ligne). Pour quelque raison, beaucoup de le businesspeople a mis le nom de leur lecteur dans une ligne de « attention » après que l'adresse, emploient alors comme salutation « cher Monsieur. » Cette pratique ne semble aucun raisonnable, et n'est pas aussi personnelle que s'adressant à votre lecteur de nom, particulièrement quand vous le savez.

B. Écrire comme un être humain. Employer la même langue que vous employez quand vous parlez (dans les limites du bon goût, si vous avez besoin d'un tel rappel). Ne pas écrire dans un modèle que vous n'emploieriez pas quand vous parlez.

C. Fournir le contexte de ce que vous direz. Par exemple, donner le nombre de l'ordre que vous vous référez, aussi bien que des dates et des montants.

D. Dire à votre lecteur tout il ou elle doit savoir afin de traiter avec succès la situation, mais ne dit pas votre lecteur plus que nécessaire.

Passer en revue ce que vous avez écrit et les écrire encore

A. Vérifier la grammaire. Les parties de grammaire avec lesquelles le businesspeople ont les la plupart des problèmes sont : * Accord de pronom : S'assurer que tous les pronoms (lui, elle, eux, vous) être d'accord avec les noms auxquels ils se réfèrent. * Accord de Sujet-Et-Verbe : S'assurent tous les verbes (ces peu de mots d'action, se rappellent ?) être d'accord avec leurs sujets (ces mots ou expressions qui décrivent qui ou ce qui agit). * Voix active : C'est vraiment une question de modèle plutôt que grammaire, mais écrit dans la voix active à moins que vous ayez une bonne raison d'employer la voix passive. C'est-à-dire, faire tout simplement qui ou ce qui a fait l'action. Ne pas lui faire le bruit comme si quelque chose s'est produite sans intervention humaine.

B. Essayer de lire la communication du point de vue de votre lecteur et d'ajouter, changer, ou supprimer l'information le cas échéant. Se demander si la communication fournit à votre lecteur assez d'information sur laquelle pour agir correctement.

C. Vérifier que le contenu est complet et raisonnablement d'un seul bloc. S'assurer que vous avez fourni assez d'information de fond et expliqué des concepts techniques nouveaux ou peu communs. Ne pas oublier de s'assurer que vous n'avez omis aucune étape !

Garantir les droits d'auteur (c) 2003 par Allen Brodsky