La technologie n'est pas un produit de remplacement pour l'organisation

La technologie change des affaires pour chacun -- de la petite maison basée entreprises aux sociétés multinationales multinationales de méga. Si vous êtes inspirés ou menacés par ces changements, elles sont ici pour rester, ou plus exactement, pour continuer de changer. Vous pouvez non seulement survivre ces changements, mais les transformez en occasions passionnantes en appliquant quelques principes de organisation de base.

Il y a pas beaucoup d'années, obtenir organisé était une option. Aujourd'hui la technologie lui a fait une nécessité pour trois raisons : Aujourd'hui nous avons plus à organiser que toujours avant. Non seulement l'ordinateur ne nous a-t-il pas donné l'âge sans papier, il a créé plus. En outre, nous maintenant devons organiser la technologie elle-même. Les ordinateurs, les télécopieurs, les téléphones cellulaires, et les services en ligne nous permettent de faire plus -- et exiger de nous de faire plus. La vitesse de la puce double tous les 18 mois -- sans l'extrémité en vue.

Deuxièmement, en raison de l'économie, et rempli de combustible par les possibilités de la technologie, les compagnies sont réduction de taille. Tous les directeurs avaient l'habitude d'avoir un aide, et c'était le travail de cet aide de les maintenir organisés. Nous avons mis le feu aux aides, et sommes maintenant confrontés à s'organiser.

Et en conclusion, il y a un plus grand sens d'urgence que toujours avant. Si je peux t'envoyer une question en 20 secondes, pourquoi ne pouvez-vous pas m'envoyer la réponse ? Il y a une demande constante des coûts décroissants tout en continuant à améliorer la qualité des produits et des services avec peu de gens. Le prix de l'échec chancelle.

Vous pouvez être peu disposé à obtenir organisé, autant de personnes êtes. Mais souvent il est parce qu'elles ont été trompées au sujet de ce que signifie il pour être organisé. Ma définition d'organisation est très simple : Fonctionne-t-cela ? et vous faire l'aiment ? » Et si ce que vous organisez -- ou n'organisant pas ! -- affecte d'autres, il y a une troisième question : « Cela fonctionne pour d'autres ? »

Tom Landry, ancien entraîneur des cowboys de Dallas une fois que dit, « mon travail est de faire les types font ce qu'elles ne veulent pas faire, ainsi elles peuvent être qui elles ont ont toujours voulu être. » Souvent c'est mon travail en tant que conseiller de organisation ! Les personnes réussies font une habitude de faire ce que les échecs n'aiment pas faire -- et cela inclut fréquemment obtenir organisé !

Si votre réponse aux questions l'unes des ci-dessus est « non, » essayer ces suggestions pour vous aider à obtenir commencé sur la route à l'organisation et à tirer le meilleur de votre technologie :

1. Pratiquer continuellement l'art de Wastebasketry ?. Rechercher les expositions que nous employons seulement 20% de ce que nous gardons. Pour chaque information vous recevez, si dans l'imprimé ou sur l'écran d'ordinateur, poser ces questions : Est-ce que ceci exige l'action ? Est-ce que je peux identifier une utilisation spécifique ? Serait-il difficile d'obtenir encore ? Est-il assez récent à être utile ? Si la réponse à toutes ces questions est « non, » poser une question finale : « Ce qui est la plus mauvaise chose qui pourrait se produire si je n'ai pas ce morceau de papier ? » Si vous pouvez vivre avec votre réponse -- la jeter en l'air ou réutiliser ! Jeter un coup d'oeil autour de votre bureau. Voyez-vous l'équipement inutilisé, les livres que vous n'emploierez encore jamais, les tiroirs complètement du papier non identifié, ou l'inventaire périmé ? Si oui, vous éprouverez un nouveau sens d'énergie si vous vous débarassez de lui.

2. Apprendre à choisir la technologie efficacement. La plupart d'entre nous essaye de faire plus avec moins, et travailler plus dur n'est pas toujours la réponse. La vraie question est « fait n'importe qui vraiment le besoin de faire ceci ? » Juste parce que la technologie te permet d'accomplir un détail charger ne signifie pas que c'est la meilleure manière pour que vous employiez vos ressources. Juste parce qu'une mise à niveau est disponible ne vous signifie pas le besoin de l'employer. S'assurer que les résultats vaudront la peine votre investissement des ressources financières et humaines.

3. Mettre en application un système pour maintenir des noms et des numéros de téléphone. La plupart de mes clients conviennent que leur meilleure source d'affaires est gestion de réseau, mais les piles des cartes de visite professionnelle de visite non identifiées ne feront pas le tour. Décidant quel système employer est moins important lointain qu'en utilisant l'uniformément. Pour certains, la technologie est la réponse parfaite, alors que d'autres accomplissent leurs besoins avec un Rolodex.

Mon propre système combine quatre méthodes :
(1) entrent en contact avec le programme de logiciel de gestion pour tous après, le présent, et les clients potentiels.
(2) Rolodex pour entrer dans des cartes de visite professionnelle de visite pour tous les services tels que la réparation d'ordinateur, les graphiques, etc., la plupart des clients fréquents (pour facile d'accès), et mes collègues.
(3) carnet d'adresses pour la famille et les amis.
(4) carnet d'adresses de poche pour porter dedans ma serviette avec plus souvent des nombres utilisés -- affaires et personnel.

4. Créer un système de fichiers de papier qui fonctionne -- facilement et uniformément ! Malgré les promesses d'ordinateur-âge d'un bureau automatisé, la plupart d'entre nous est confrontée à plus de papier que toujours avant. Si vous vous constatez que votre système de fichiers ne fonctionne pas et sa majeure partie n'employez jamais, nettoyer votre classeur plus accessible et commencer plus de ! Commencer à classer la nouvelle information en demandant « si j'ai besoin de cette information encore, quelle volonté de mot je pense à d'abord ? » La réponse est votre nouveau titre de dossier. Alphabétiser les titres de dossier, et garder une liste de eux -- un index de dossier. Avant que vous fassiez un nouveau dossier, vérifier la liste existante pour éviter de créer un dossier pour la « voiture » quand vous avez déjà la « automobile. » Garder une copie près des meubles d'archivage et au bureau de chacun qui emploie les dossiers.

5. Créer un système de fichiers d'ordinateur qui fonctionne -- facilement et uniformément ! Se rappeler que la valeur d'un ordinateur est qu'elle te permet d'employer un dossier encore. Si vous n'avez pas l'intention d'employer le document encore, il n'y a aucune valeur en la stockant dans un ordinateur.

La clef à organiser efficacement votre ordinateur est votre annuaire, et la première étape est de diriger tous les dossiers dans un annuaire, indépendamment de quel programme créé ces dossiers. Ceci le facilitera pour rechercher de ce que vous avez besoin, indépendamment de quel programme créé lui, et le facilite pour le soutenir pour des archives ou pour le transfert à d'autres endroits.

Dans les systèmes de papier, peupler ont fréquemment des ennuis parce qu'ils ont trop de catégories, alors que dans les systèmes informatiques, ils ont des ennuis parce qu'ils ont trop peu de catégories (c.-à-d., des annuaires et des sous-répertoires). Il est plus facile de renverser par un dossier de papier qui a 20 morceaux de papier dans lui qu'il est de passer par 10 dossiers avec deux morceaux de papier dans chacun. D'une part, il est plus facile de faire défiler à travers un écran d'ordinateur recherchant des annuaires et des sous-répertoires qu'il est d'ouvrir des documents. En outre, votre ordinateur te donne un dispositif de « trouvaille » qui vous aidera à localiser n'importe quel dossier que vous voulez en recherchant des mots clés sans votre devoir réellement ouvrir chaque dossier.

Deux de mes annuaires préférés sont :
1. En suspens. C'est pour les dossiers sur lesquels je travaille actuellement. Je peux rapidement voir quels documents sont dans le processus, ou au besoin il sera facile pour quelqu'un d'autre de rechercher mon travail.
2. Outbox. Je classe les travaux que j'ai terminés, mais dois imprimer, envoyer, donner par fax à quelqu'un d'autre, ou envoyer à un autre endroit.

Se rappeler que dans n'importe quel processus de organisation, vous pouvez se sentir plus mauvais avant que vous vous sentiez mieux. Changer est difficile -- même lorsque vous voulez à. Cela prend du temps d'apprendre de nouveaux modèles de comportement. L'organisation est comme n'importe quelle autre compétence. Si vous voulez jouer au tennis, vous pouvez lire des livres, regarder des videos, prendre le meilleur entraîneur, et aller à la meilleure cour, mais après une semaine vous ne serez toujours pas un grand joueur de tennis. Il prend la pratique. Fait ainsi l'organisation.