OLAP, bilans finis d'une technologie alternative

Les bilans volent-ils votre entreprise l'avantage concurrentiel ?

le `90% des compagnies « moyennes » ne sont pas confiant qui leurs prévisions et rapports sont précis et fiables'

Dans une étude récente, 81% de FD cité que leur priorité plus élevée est l'exactitude du revenu et des prévisions de revenus tandis que 63% se plaignait des systèmes économisants et de prévisions insatisfaisants.

FD moderne relève de la pression croissante de tous les côtés au produit l'information financière plus robuste, plus signicative et précise. Ceci est conduit par une variété de facteurs :

• La technologie d'Internet crée les nouveaux modèles d'affaires qui exigent les modèles financiers innovateurs

• L'environnement naissant d'affaires crée plus de concurrence qui exige l'information basée sur l'analyse du scénario concurrentielle dynamique

• Les scandales récents de comptabilité et la réponse de normalisation à ceux exigent un de plus haut niveau de l'intégrité des données et de l'exactitude.

Tous les dépositaires au sein de l'entreprise ont besoin de plus d'analyse, basée sur les modèles complexes dans des périodes de temps plus courtes, avec l'exactitude et la capacité d'expliquer des anomalies dans les données présentées primordial à la gestion réussie de l'entreprise.

Il est intéressant puis qu'un aperçu de 2000 compagnies sur de meilleures pratiques financières par le groupe de Hackett a indiqué que deux-tiers de compagnies de « monde-classe » et 90% de compagnies « moyennes » ne sont pas confiants qui leurs prévisions et rapports sont précis et fiables. Pourquoi ?

Considérer deux systèmes principaux dont ces données sont rassemblées.

1. Des systèmes multiples d'ERP sont employés pour assembler des données pour économiser, prévisions et rapporter. L'inter-compatibilité de ces systèmes peut causer des inexactitudes.

2. En second lieu, les bilans composent toujours une partie d'économiser, de prévisions et des fonctions de reportage du département.

Il y a un corps croissant de recherche montrant les problèmes liés à utiliser des bilans dans le département. Ce peut être bon et bon, les bilans peuvent ne pas être le meilleur système à employer dans le département. Cependant, une alternative satisfaisante n'a pas été présentée pour l'usage des bilans, et en tant que tels la recherche sur l'utilisation des bilans est de peu de valeur pratique au monde de finances dans son ensemble. De question toujours les restes :

« Peuvent d'autres technologies remplacer des bilans dans le département ? »

Pourquoi est-ce que des bilans sont utilisés ?

Tout simplement, parce qu'ils peuvent être. Les professionnels de finances avec la connaissance très petite du développement de logiciel d'ordinateur, de la programmation ou de la conception d'application peuvent développer les modèles complexes qui peuvent être employés pour contrôler la fonction de finances. En outre, les bilans sont employés couramment et disponible chez l'entreprise et la majorité d'utilisateurs de l'information avoir l'accès à et la connaissance de la façon utiliser des bilans.

Ainsi, quel est le problème avec des bilans de toute façon ?

Une étude par Coopers et Lybrand a prouvé que 90% de tous les bilans avec 150 rangées a eu des erreurs. Une autre étude par KPMG a montré que 92% de bilans traitant des questions d'impôts a eu des erreurs significatives et 75% a eu des erreurs de comptabilité.

Généralement les problèmes liés aux bilans peuvent être coupés en deux domaines principaux :

Conception, développement, flexibilité et transparent des processus internes

Elle est avec précision parce que les la plupart financent les personnes, qui sont responsables de se développer et ont maintenu les modèles, ne sont pas formées dans la conception et le développement des modèles de bilan qu'il y a une question. Aucun financier ou ELLE directeur ne permettrait à un administrateur incompétent et/ou inexpérimenté de base de données de développer et maintenir les vastes et complexes bases de données transactionnelles qui courent maintenant des entreprises. Cependant, quand elle vient à la conception et développement de gestion rapportant, les systèmes de économiser et de planification, qui sont comptés au moment pour contrôler des entreprises multinationales, cette pratique est banale. La question ici n'est pas que le département n'est pas financièrement astucieux, elles sont. La question est qu'elles ne sont pas techniquement formées dans l'utilisation des bilans.

Les bilans sont en soi inflexibles aux changements de la conception des modèles qu'ils tracent. C'est dû à l'utilisation de bilans de méthode de lier les données, qui sont sur une base de cellule-par-cellule. Les structures internes de formule écrites dans des modèles de bilan ne sont pas dynamiques, ainsi s'il y a un changement à la NATURE d'une formule en une feuille, elle n'est pas automatiquement repliée en tous feuilles ou cahiers de travail suivants. Chaque changement modèle, n'importe comment petit, doit être manuellement replié de chaque feuille et/ou cahier de travail affectés.

De plus, il n'est pas possible de suivre quelle méthodologie est employée pour conduire le modèle dans un bilan. C'est parce que toutes formules qui sont employées pour relier et manoeuvrer les données dans le modèle sont cachées. Il y a un manque grave de transparent des formules fondamentales et donc de la méthodologie étant employées pour conduire les modèles.

Intégrité des données

Quoiqu'il y ait des questions comme décrit ci-dessus, ces questions sont plus au sujet de la durée exigée pour se développer, maintiennent et changent des modèles de bilan. Si les ressources sont disponibles, alors ces questions se relient à l'utilisation efficace de la ressource. Plus est concernée l'intégrité des données étant rapportées.

Des données dans des bilans tendent à être contenues en cahiers de travail séparés qui sont distribués et fonctionnés dessus à côté d'une variété d'utilisateurs dans des sites éloignés. Ces cahiers de travail sont alors liés par formule entre eux. Ces liens, cependant, cassent vers le haut le modèle entier. Si vous changez des données en un cahier de travail, il n'y a aucune manière de savoir si ces changements ont été inclus dans le modèle entier. Ce, parce que le département est la plus grande chute simple des bilans.

Comme décrit ci-dessus, parce que les formules dans des bilans sont cachées, il n'est pas possible d'établir l'exactitude de ces formules sans grande quantité de passer en revue manuel. En outre, car chaque cahier de travail est une entité séparée, juste parce qu'un cahier de travail est correct la dose pas signifie que tous autres cahiers de travail utilisés dans le modèle sont corrects. Les erreurs dans des bilans sont un inconvénient admis pour la plupart des départements, pourtant ce fait est rarement communiqué aux utilisateurs.

OLAP, une technologie alternative

OLAP, ou le traitement analytique en ligne est une technologie qui s'est nommée en tant que tels en 1993 par Dr. Codd qui a inventé le modèle de base de données relationnelle. OLAP a été employé à l'origine comme mot à la mode pour le différencier d'OLTP (traitement transactionnel en ligne). T a été remplacé par A pour souligner les possibilités analytiques de la nouvelle technologie par opposition aux possibilités transactionnelles de la technologie de base de données relationnelle. Aujourd'hui, OLAP est employé comme limite de parapluie pour différentes technologies qui tombaient sous l'appui de décision de limites, l'intelligence d'affaires et les systèmes d'information de directeur entre d'autres.

OLAP emploie des dimensions pour tracer les principes fondamentaux fondamentaux des affaires. Par exemple, dans un FMCG global typique les dimensions utilisées seraient :

Unité d'affaires : ce qui tracerait la structure fondamentale de l'entreprise, tous les deux forment statutairement un point de vue de personne morale utilisé pour des buts de reportage financiers et managerially pour les buts de reportage mensuels qui peuvent être d'un point de vue de responsabilités. Avec des bilans, une vue est tout ce qui peut être réalisé avec un modèle.

Produit : ce qui tracerait le logique composer de l'offre de produit. Ceci inclurait des marques, les marques secondaires, SKU, taille de paquet, couleur et semblables. Encore, cette profondeur d'analyse exigerait un grand et complexe modèle de bilan.

Géographie : Cette dimension tracerait la géographie physique du monde. Elle pourrait être employée pour se conformer aux conditions de reportage segmentaires pour le reportage financier. Elle pourrait également être employée pour identifier la devise étant employée pour rapporter.

Client : Cette dimension est d'importance primaire dans les ventes et les débiteurs font un cycle et traceraient les clients qui achètent des produits.

Mesures : C'est la dimension principale où des données sont stockées et contiendrait habituellement les comptes de registre primaires. En outre dans cette dimension être des mesures de résumé pour la parole, les ventes totales, généraliste et GP%. Des données non financières ont pu être stockées dans cette dimension telle que le compte principal. Il est possible d'employer les calculs dans cette dimension qui rivalisent ceux disponibles dans des bilans.

Période : Cette dimension tracerait toutes conditions périodiques pour le reportage. Mois, quarts, moitié et années.

Dimensions, un concept fonctionnel

Une fonction principale d'OLAP est son utilisation des dimensions qui sont employées pour modeler les principes fondamentaux fondamentaux de l'entreprise. Les rapports dans ces dimensions sont représentés et manoeuvrés graphiquement. Il est facile de déterminer ce qui compose les ventes totales de `' par exemple, ou quelles régions géographiques ont été incluses dans la région 3 de `' voient le schéma 1.

Le schéma 1 - Interface graphique d'OLAP

En outre, ces rapports sont facilement manoeuvrés. Si, par exemple, le groupe restructurait de sorte que l'Italie tombe maintenant dans la région 3 au lieu de la région 1 suivant les indications du schéma 1, c'est une question de traîner et de laisser tomber ce pays dans la région 3. Voir le schéma 2. Ceci rend contrôlant les modèles développés en utilisant la relativité d'OLAP simple et intuitif par rapport aux bilans. En outre, des changements faits sont appliqués à toutes données appropriées contenues dans la base de données d'OLAP. Les modèles de bilan devraient être individuellement changés.

Le schéma 2 - Facilité de contrôler des modèles

Souvent, il y a davantage que l'one-way de représenter un rapport. Par exemple, le bénéfice brut dans le modèle ci-dessus est conduit par le commerce interne et extérieur. Il est possible de modeler les différentes manières de dériver le bénéfice brut suivant les indications du schéma 3. Il peut également y avoir de différents rapports qui sont conduits par des principes essentiels des affaires. Les rapports alternatifs de `' sont facilement modelés. Par exemple, les pays dans la dimension géographique peuvent faire partie d'une région aussi bien qu'une zone. Voir le schéma 3.

Contraster ceci avec la situation si des bilans étaient utilisés pour conduire ce modèle. Il ne serait pas possible de considérer toutes ces dimensions simultanément. Très probablement, les données entreraient comme hiérarchie des bilans liés avec chacun consolidation de plus haut niveau et récapitulation de l'information dans les bilans plus bas. Le bas inférieur de feuilles dans la hiérarchie stockerait l'information de plus petites régions géographiques tandis que les bilans de plus haut niveau contiendraient l'information consolidée de plus grandes et plus grandes régions jusqu'à ce que le bilan supérieur consolide et récapitule les données complètes pour la région entière dans laquelle l'organisation fonctionnait.

Il serait débranché, transparent de manque du modèle entier et être très difficiles transformer les bilans dans une tranche de temps acceptable. La capacité visuellement de tracer et manoeuvrer des hiérarchies, comme représente différentes vues des rapports entre les articles dans des dimensions est un avantage clair d'OLAP.

Rapide, rapide, rapide

C'est le principe de la plupart des décideurs aujourd'hui. Cependant, l'accès aux données et à l'information exigées pour prendre des décisions tend à être tenu dans les systèmes transactionnels aux lesquels la dose de décideur ou ne pas avoir accès ou ne comprend pas. Ceci exige du décideur d'inviter l'information pour être préparée par le département. Il y a un temps évident retardent au tour autour de ces demandes.

OLAP est une technologie qui peut être distribuée à beaucoup d'utilisateurs employant une variété de plateformes. Car il y a un stock simple de données contenues dans le cube en `d'OLAP', des données et l'information peuvent être accédées par beaucoup d'utilisateurs simultanément indépendamment de leur endroit.

Car la dimensionnalité et les hiérarchies tracent les principes fondamentaux des affaires, l'analyse des données est un processus intuitif. Il n'est pas nécessaire de comprendre les sources fondamentales de données et car une telle information devient compréhensible et accessible à une plus grande population de l'entreprise. Les directeurs peuvent répondre à leurs propres questions d'analyse de données sans demandes formelles au département.

Format fixe rapportant contre des rapports forables

Les rapports de bilan sont des rapports de format fixe. Ils ne peuvent pas représenter les données contenues dans elles d'aucune autre manière. Si davantage d'analyse est exigée, cette analyse n'est pas disponible dans le rapport de bilan. Toute autre analyse exigera un nouveau rapport qui exigera habituellement d'un nouveau modèle d'être développé. Il est difficile réaliser des demandes ad hoc de rapport davantage d'd'analyse et de de recherche dans un environnement de bilan. Avec OLAP, comme principes essentiels des affaires fondamentaux et données sont stockés dans un magasin simple de données, la capacité d'analyser des données d'une façon ad hoc est inhérent à la technologie. Des données dans le cube en OLAP sont stockées d'une façon efficace spécifiquement conçue en fonction l'analyse. Il est donc possible aux données d'analyses dans des rapports en marche, au `forant en bas' ou au `de vers le haut' aux données fondamentales qui composent la figure rapportée. La capacité de forer par des données rapportées est même possible au niveau transactionnel, le dernier niveau de l'analyse.

Le rêve en temps réel de données

Dès qu'un extrait des données sera fait des divers systèmes d'ERP utilisés au sein de l'entreprise, les données sont démodées, car elles ont pu avoir changé depuis l'extraction. La majorité de temps passée sur les résultats de processus de reportage, de économiser et projeter de l'extraction de et de la vérification suivante des données a extrait. Les bilans ne se prêtent pas à l'extraction de données en temps réel et n'importe quelle capacité pour un bilan aux données d'extrait est spécifique à un point d'émission de données particulier. Les divers systèmes d'ERP ont la fonctionnalité d'extraire des données dans des bilans mais ceci signifie que la flexibilité d'entreprises en développant ses systèmes internes est réduite. Il y a un individu perpétuant le cycle, parce que le système d'ERP peut extraire des données aux bilans, des bilans sont employés. Puisque les bilans extraient des données à partir d'un ERP particulier, cet ERP doit être employé.

La nature du marché global d'affaires exige des données en temps réel, une condition que les bilans ne vivent pas jusqu'à. Cependant, car OLAP est une technologie de base de données de noyau, il peut communiquer avec d'autres bases de données seamlessly qui permet à des données d'être extraites à partir des systèmes de source sur demande. Le rêve en temps réel de données n'est plus un rêve. Il est maintenant possible de rapporter l'hebdomadaire, quotidien, même horaire avec l'information précise et signicative accessible par un éventail d'utilisateurs avec peu ou pas d'arrangement des structures des points d'émission fondamentaux.

Conclusions

Là restes avec dehors un doute un endroit pour des bilans dans le département. L'utilisation des bilans comme outil pour conduire le reportage, la planification et économiser des fonctions de l'entreprise sont cependant, incertain. Il est clair qu'il y ait d'autres technologies disponibles qui conviennent à cette fonction mieux.

Il y a deux raisons principales pourquoi des bilans sont encore utilisés aujourd'hui et pourquoi la prise alternative de technologies dans le département a été pauvre.

Premièrement, il y a un manque d'arrangement dans le département des technologies alternatives disponibles pour fournir des solutions aux problèmes produits. Il y a également un manque d'arrangement dans LUI département des problèmes étant produits dans le département. Un département ne comprend pas le problème, l'autre département ne comprend pas la solution.

Deuxièmement, les justifications de dépensent. Acquièrent et mettent en application de nouvelles technologies exigent le placement et les avantages ne sont pas facilement quantifiables en termes financiers ni ils se sont immédiatement sentis. La plupart des projets exigent des remboursements durs de nombre dans l'année afin de justifier la dépense. Avec l'exactitude de données, la facilité de l'analyse et l'utilisation comme l'opportunité comme avantages principaux d'OLAP, il est souvent difficile de justifier le dépenser.

La majorité d'entreprises de classe du monde aujourd'hui ont embrassé OLAP comme technologie principale en fournissant l'information aux décideurs. La question principale qui devrait être posée n'est pas si les bilans demeurent la plateforme principale pour rapporter, économisant et prévoyant. Au lieu de cela, les entreprises devraient se demander combien d'avantage concurrentiel elles sont préparées pour perdre par l'utilisation d'information imprécise, démodée et inflexible avant que des technologies alternatives soient étudiées.

Shaun Stoltz est le directeur de gestion de c Ltd, une consultation de données de stratégie de systèmes de finances. Il peut être contacté à shaun@data-c.com ou à ceo@inkorus.com.

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