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Comment organiser une conférence ou un événement


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  • Des conférences et les événements ont été toujours mis en application comme expérience holistique aux participants. Ainsi, l'organisation d'un événement exige la planification et la préparation étendues avec la plupart de travail mis en application au moins quelques mois avant l'événement réel. La majeure partie du temps, conférences semble fonctionner comme le rouage d'horloge avec tous les événements coulant sans à-coup selon le programme. En réalité cependant, beaucoup de fond a été travaillé dessus en vue de développer la bonne atmosphère en plus d'une expérience salutaire aux partipants.

    1. Établissement du thème de l'événement

    Chaque événement suit un thème et un but qui conduiront l'installation d'événement, les assistances de cible ou les participants, les invités et l'approche de vente. Généralement un événement d'affaires tel qu'une conférence internationale pour une industrie particulière fera appel aux participants conduisant des entreprises dans cette industrie aussi bien que les commanditaires qui gagnent le kilomètrage hors de donner de la publicité à leurs produits pendant l'événement.

    Indépendamment du ce, le thème de la conférence déterminera également le type de canaux de vente à employer à pour la publicité. Ceci juge également vrai pour l'équipe de vente de conférence à qui aura besoin du thème d'événement pour identifier correctement des participants et des compagnies de cible pour vendre l'événement.

    2. Choix d'un lieu de rendez-vous

    Le choix de lieu de rendez-vous dépend fortement de l'échelle de l'événement. Habituellement ceci est déterminé par le nombre de participants, la présence de tous les invités d'honneur (tels que la redevance ou les politiciens) les activités pendant l'événement, ou s'il y a surface au sol additionnelle exigée pour l'exposition.

    Une conférence typique environ de 100 - 200 peuvent être confortablement mis en application dans une salle de conférence d'hôtel, probablement dans un arrangement de modèle de théâtre ou l'arrangement de salle de classe. Cependant, les événements à grande échelle avec le participant numérote la graduation entre 500 - 1000 peuvent exiger un grand hall, la salle de bal, la salle ou un centre de convention.

    Le standard d'endroit et de qualité du lieu de rendez-vous est également important particulièrement si l'événement comporte la participation de VIPs. Avec ceci, un endroit honorable serait impératif, y compris la bonne qualité et l'éventail d'équipements de conférence disponibles. Il est toujours sage d'explorer la possibilité de quelques lieu de rendez-vous et d'examiner leur convenance d'endroit, niveau des services, ambiance, et coûts avant de venir à une décision.

    3. Vente et publicité de conférence

    La vente de conférence est de loin la plus critique et souvent le plus provocant charger dans l'événement organisant, et est souvent considéré comme facteur le plus critique du succès d'un événement. C'est parce que le nombre de participants tournant vers le haut pour une conférence dépend fortement de la force des activités et de la publicité de vente. Si l'événement atteint son objectif ou si les organisateurs marcheront à la maison avec un bénéfice ou une perte dépend en grande partie de la vendabilité de l'événement. Ceci signifie que le bon positionnement de stratégie et de conférence de vente doit être adopté afin de dessiner à événement proportionné signe-se lève.

    La majeure partie du temps, les organisateurs d'événement qui ont les budgets importants se tournera vers au-dessus de la ligne vente telle que des annonces de journal et de magasin aussi bien que la radio et la télévision annonçant pour donner de la publicité à l'événement. Des communiqués de presse peuvent également être envoyés dedans aux journaux principaux, afin de créer la prise de conscience de l'événement prochain. En plus, de grandes bannières de supports publicitaires et affiches peuvent également être achetées pour annoncer l'événement dans des chaussées humaines élevées. En utilisant la copie annonçant, le magasin ou le journal spécifique utilisé doit avoir les assistances de cible de votre événement en tant que leur base primaire de lectorat. En outre tous les médias d'impression devraient être copie écrite avec une approche de attraction, accentuant les avantages étendus de la participation.

    Cependant, si le budget est un problème, alors au-dessous de la ligne vente peut également faire des merveilles. Si l'événement est détail d'industrie, la masse envoyant par fax aux compagnies appartenant à l'industrie serait faisable. Le télemarketing est un canal très efficace de vente pour créer la prise de conscience chez le bon groupe de participant. En plus, l'expédition du personnel de ventes pour s'occuper les conditions de grands groupes de participant est une stratégie idéale et efficace. Emailing de masse a devenu des méthodes coût-efficaces à atteindre dehors à de grandes assistances de cible. Ce serait vraiment utile si l'organisateur d'événement ont déjà une base de données existante. Autrement, une liste de noms peut être louée des compagnies de base de données pour atteindre les mêmes résultats.

    4. Collaboration avec des commanditaires

    Obliger les commanditaires honorables à participer à un événement aidera à amplifier le creditability de l'événement, aussi bien que réduisent des coûts. Les commanditaires peuvent également aider avec le marketing, car ils aident également à donner de la publicité à votre événement à leurs clients. Indépendamment de cela, certains des commanditaires peuvent ébrécher dedans sur la location de lieu de rendez-vous en échange de l'espace d'exposition ou la publicité pour eux-mêmes. Quelques commanditaires exigent également d'un message court de leur compagnie d'être donné aux participants pendant l'événement. D'autres donnent les produits témoin ou les cadeaux partis de porte aux participants.

    5. Personnes de gestion et travailler avec des haut-parleurs

    Une conférence ne sera pas réussie sans personnes la courant, aussi bien que les orateurs partageant leur connaissance aux participants. Inviter les orateurs qui sont de calibre et de réputation à l'événement, et qui fourniront aux participants l'information appropriée à leur travail, industrie ou affaires. Préparer les haut-parleurs à l'avance et le travail avec eux sur leurs présentations de point de puissance aussi bien que pré-les informent des processus de logistique, chronométrant aussi bien que la taille prévue d'assistances. Vérifier avec elles sur toutes les demandes spéciales, telles que la condition pour un rétroprojecteur ou des microphones additionnels d'être employé pour les sessions de questions et réponses.

    Tous les événements exigent une bonne équipe de personnes que la manipulation charge sur conduire, l'enregistrement, service à la clientèle aussi bien que manipuler des finances. Familiariser l'équipe avec n'importe quel protocole requis d'événement pour éliminer la possibilité de confusion ou d'erreur. Afin d'assurer l'exécution sans heurt, chaque personne devrait être au courant de leurs différents rôles. Ceci peut être assuré par une préparation d'un programme détaillé des événements couplés aux rôles et aux responsabilités de chaque personne. Dans le meilleur des cas, un chef de projet devrait commander l'équipe entière et s'assurer que chacun effectue leurs fonctions efficacement. Indépendamment du ce, le chef de projet a également l'autorité déléguée à traiter toutes les parties telles que la gestion de lieu de rendez-vous aussi bien que les commanditaires et les exposants d'événement.

    6. Jour réel - préparation, enregistrement, conduisant, rétroaction

    Toutes les planification et préparations de conférence, constituant 80% de travail total impliqué, cascade à l'événement réel qui peut durer seulement quelques heures ou quelques jours. Le jour avant l'événement, visiter le lieu de rendez-vous pour s'assurer que tout est en règle accordant les conditions et les caractéristiques. Des microphones, les projecteurs, l'acoustique et les systèmes de vidéo doivent être tout vérifiés pour être dans l'excellent ordre d'entretien. L'excédent au bureau, ont une liste d'emballage préparée et obtiennent tout exigent des articles transférés au lieu de rendez-vous réel au moins un jour avant l'événement. Le personnel d'événement devrait être expédié pour travailler aux préparations d'emplacement, y compris des cabines d'établissement, aux décorations et aux affiches, le jour avant l'événement.

    Le jour réel, le personnel devrait être présent au lieu de rendez-vous au moins 1 ½ des heures avant commencement. Elles devraient faire rapport à leurs stations de devoir et doivent être prêtes à recevoir une demi-heure de participants avant qu'elles soient programmées pour classer des enregistrements de po doivent être faites à la porte pour assurer l'accès autorisé. Des étiquettes, les cadeaux de porte et les programmes ou les livrets nommés d'événement seront donnés dehors en ce moment et les huissiers montreront des participants à leur hall de sièges en cas.

    Le personnel également sera responsable de fournir le conseil ou aidera aux participants pendant l'événement. En conclusion, des formes de rétroaction devraient être distribuées et puis rassemblées des participants pour déterminer le niveau de satisfaction sur tous les aspects de l'expérience d'événement. C'est afin de recevoir des indicateurs, des idées et le conseil pour de futures améliorations.






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