Planification de réunion - négocier comme un pro

Les planificateurs de réunions qui négocient avec succès tous ont une chose en commun : Ils savent la valeur de leur réunion de la perspective de l'hôtel. Tous trop souvent, des planificateurs font l'erreur d'assumer cela parce que leur convention annuelle est valeur à leur organisation, il doivent être valeur à la propriété. Mais ce n'est pas toujours le cas.

Se rappeler qu'un morceau d'affaires est seulement valable à un hôtel s'il fournit le bénéfice - bénéfice maximum, si possible. (La valeur de votre réunion chute, par exemple, si n'importe quel autre groupe veut les mêmes dates et est disposé à payer un taux plus élevé de pièce ou fournir plus de nourriture et revenu de boisson.) ainsi être sûr d'analyser complètement chaque aspect de votre événement - juste la manière qu'un responsable des ventes d'hôtel. Le résultat sera puissance et confiance à la table de négociation. Voici sept secteurs principaux à considérer dans votre analyse :

1. Influence de corporation ou d'association

Les réunions de la société peuvent être plus attrayantes aux hôtels que des réunions d'association pour plusieurs raisons. Pour des démarreurs, elles sont en général à court terme et rapportent un taux quotidien de moyenne plus élevée. Les sociétés habituellement dépensent également plus sur la nourriture et la boisson que des associations et sont bien mieux à estimer leur collecte de pièce puisque l'assistance est souvent obligatoire.

D'une part, les sociétés tendent à décommander leurs réunions plus fréquemment. Les associations décommandent rarement parce que leurs règlements exigent généralement de elles de s'assembler une fois par an et leurs réunions annuelles sont, le plus souvent, leurs plus grands événements revenu-produisants de l'année. En outre, des réunions d'association sont souvent réservées beaucoup d'années dehors, permettant à des hôtels de prévoir de futures années bien mieux. La réunion annuelle d'une association peut également offrir plus de nuits de pièce d'invité - le plus grand secteur du bénéfice d'un hôtel.

2. Nombre de nuits de pièce

Vous pouvez penser que plus vous pouvez offrir un hôtel nuits de pièce, plus votre admission des fonds de tiers de négociation sera forte. Mais ce n'est pas nécessairement donné. Plus important que le nombre de nuits de pièce est comment ces nuits de pièce adaptées dans le mélange d'affaires de l'hôtel. Le marché passager a été sur l'élévation pour le passé plusieurs années, ayant pour résultat une baisse globale dans le nombre de salles committable pour le marché de groupe. Ainsi, dans certains exemples, une grande réunion peut réellement être trop grande pour l'attribution de bloc du groupe d'une propriété particulière.

Heureusement, le nombre et la variété d'hôtels de mi-portée adaptés vers le marché passager (cour par Marriott, les auberges de Fairfield, l'auberge de jardin de Hilton, etc.) est également sur l'élévation, qui signifie des blocs de pièce de groupe avancent lentement leur support de manière encore.

3. Saison

La plupart des propriétés ont trois saisons. Pendant la saison élevée, les hôtels ont typiquement des taux d'occupation de 90 pour cent ou améliorent et, en conséquence, ont peu d'incitation à être flexible et pour faire des concessions de taux. Pendant la saison d'épaule, les taux d'occupation tombent habituellement entre 70 pour cent et 89 pour cent, te donnant un peu plus de puissance de négociation. Vous avez l'admission des fonds de tiers de négociation dans la basse saison, quand les immersions d'occupation en-dessous de 70 pour cent et propriétés sont joli beaucoup disposé « font celui qu'il faille » au livre aux affaires. (Les bas états de saison peuvent également se produire quand un hôtel est frappé avec une annulation à court terme et doit remplir trou rapidement.)

Les saisons d'un hôtel correspondent le plus souvent aux saisons de l'année. En Floride, par exemple, l'hiver est saison élevée et l'été (particulièrement août) est basse saison. Mais les « saisons » d'un hôtel correspondent également aux jours de la semaine. Tout au plus des hôtels du centre ville et d'aéroport, par exemple, la saison élevée est mardi, mercredi, et jeudi ; outre de saison a lieu vendredi et samedi ; et la saison d'épaule est dimanche et lundi.

Aux ressources, la saison élevée est généralement dictée par le temps et son rapport avec le foyer de la récréation de la ressource. Mai par septembre a pu être saison élevée à une ressource du milieu du middle-ouest, basse saison à une ressource de désert, et saison d'épaule à une station de sports d'hiver. (Dans des destinations de jeu aimer Las Vegas, les week-ends sont saison élevée et les jours de la semaine sont saison d'épaule.) et si vous vous réunissez au-dessus des vacances, vous êtes certainement dans la basse saison à la plupart des hôtels.

4. Nourriture et boisson

La nourriture et la boisson est allée d'être une ligne équilibrée article pour des hôtels dans les années 70 et le début des années 80 à leur deuxième plus grand centre de profits. Ainsi plus que vous pouvez offrir une propriété revenu de F&B, le plus valable votre morceau d'affaires devient. En utilisant des rapports de poteau-convention, calculer exactement combien votre réunion vaut la peine à l'hôtel en termes de dollars de nourriture et de boisson. Ne pas oublier d'inclure les revenus « cachés » des groupes filiales, des suites d'hospitalité, des concessions de plancher d'objet exposé, et d'autres revenus trackable qu'un hôtel peut pouvoir fournir. Après avoir correspondu vers le haut de ces sources diverses de revenu, vous pouvez découvrir que vous avez le chiffon de négociation que vous avez au commencement pensé.

5. Espace requis

Dans le meilleur des cas, la quantité de l'espace de réunion que vous devez réserver devrait être proportionnée au nombre de salles vous devez bloquer. Si vous bloquez 100 salles dans un hôtel de 500 pièces, mais exigent tout les espace de fonction, par exemple, votre événement ne va pas être perçu comme objet de valeur parce qu'il laisse la propriété sans l'espace à la vente à un autre groupe. Si vous vous trouvez en cette position, rechercher les manières de réduire vos espace requis. Peut-être vous pouvez employer votre pièce générale de session pour le déjeuner. Ou peut-être vous vraiment n'avez pas besoin de 16 sessions concourantes d'évasion.

6. Modèle

Votre modèle d'arrivée/départ devrait s'adapter dans le modèle de groupe de l'hôtel - historiquement du dimanche au mercredi ou au mercredi au dimanche. Si votre convention tombe dans une de ces tranches de temps, sa valeur augmente automatiquement. Si vous voulez arriver le mardi et partir le samedi, cependant, ses diminutions de valeur de manière significative puisque la propriété devrait très probablement casser à part un modèle standard de date avant et après votre réunion.

7. Occasions pour les revenus auxiliaires

Plus que vous créez pour que vos participants dépensent l'argent occasions, plus la valeur de vos affaires à un hôtel est grande. Les propriétés dans des destinations de jeu aiment voir des après-midis et des soirées ouverts. Les ressources veulent que vos participants utilisent leur station thermale, cours de golf, et d'autres frais supplémentaires. Si votre programme fonctionne de 7 heures du matin à 10 P.M., l'hôtel sait que ces équipements ne seront pas utilisés. D'autres secteurs à considérer sont des fournisseurs de service internes tels qu'une compagnie de gestion de destination ou la compagnie audiovisuelle, qui donnent typiquement une partie de leurs revenus à la propriété.

Une fois que vous avez une poignée sur la valeur vraie de votre réunion à l'hôtel, vous êtes prêt à négocier. Commencer en compilant deux listes : un de vos besoins (articles qui ne sont pas négociables) et un de votre veut (les articles qui vous voudriez qu'augmentent votre événement). Un exemple des « besoins » pourrait être un nombre spécifique de salles d'invité, d'un taux pas plus haut que $140 une nuit, d'une salle générale de session qui assied 1.500 personnes, et de 12 salles d'évasion adaptant à 200 personnes chaque théâtre-modèle. Votre « veut » pourrait inclure un déjeuner élogieux pour votre conseil d'administration, le transport de limo pour votre haut-parleur principal, et six mises à niveau de suite. Négocier toujours vos besoins d'abord. Si l'hôtel ne peut pas satisfaire ces conditions de base, passer à la prochaine propriété sur votre liste. Quand la négociation votre veut, se rappeler que l'hôtel doit tourner un bénéfice. Votre « liste de souhait » devrait être raisonnable, basé sur la valeur de votre réunion, et pas aussi étendu que l'hôtel décide de prendre un autre morceau d'affaires au-dessus du vôtre. Maintenir en outre dans l'esprit les trois facteurs principaux qui héritent le jeu en étant en pourparlers avec un hôtel ou tout autre fournisseur : 1) fois,) l'information 2, et) puissance 3.

Temps

Identifier le temps comme investissement. Ne pas compter choisir l'emplacement pour votre prochaine réunion en jour. (Il peut y avoir des périodes quand vos ajustements de réunion bien dans la première destination que vous appelez, mais ne s'attendent pas à ce que ceci se produise souvent.) compter investir une quantité de temps significative recherchant de diverses destinations et propriétés aussi bien qu'analyser la valeur de votre réunion. Seulement alors volonté vous puissiez négocier avec succès. Détecter à l'oreille les indicateurs principaux pour obtenir le dessus. Chaque vendeur a des buts d'exécution. Ainsi si un responsable des ventes d'hôtel indique un sens d'urgence en disant, « je pourrait-elle vraiment employer le contrat en arrière vers la fin de la semaine » ou de « quoi va-t-elle prendre pour obtenir ceci fait par le 26ème ? , » il moyens le plus susceptibles qu'il a besoin de votre morceau d'affaires pour atteindre une quote-part ou pour fixer sa bonification d'exécution. En conséquence, ces quelques points ou concessions restants de contrat que vous n'avez toujours pas obtenus peuvent être dans l'extension si vous pouvez satisfaire la nécessité de l'hôtel de clôturer l'affaire rapidement.

Se rappeler, ceci travaille à l'envers aussi. Si vous êtes en retard en choisissant un emplacement pour votre convention annuelle et dites au responsable des ventes que vous devez signer un contrat vers la fin de la semaine, ne pas compter clôturer la conversation et être réussi avec : « Et d'ailleurs, peux j'avoir trois dollars supplémentaires outre du taux et de six transferts de limo ? »

Vous avez réglé l'horloge. Ne pas accorder l'heure de devenir votre ennemi. Ne jamais commencer le processus des négociations ou permettre à quelqu'un d'autre de vous forcer dans un scénario où, en raison du manque de temps, vous être d'accord sur des limites défavorables juste pour l'obtenir fait. En même temps, ne pas extraire le processus une fois que vous avez un accord juste.

Des concessions sont faites quand le temps s'épuise. Un responsable des ventes n'a aucune incitation supplémentaire pour faire des concessions au début du processus de négociation quand il sait que vous regardez sept villes et 21 hôtels. Il a l'incitation, cependant, quand il est l'un de trois qualifiés aux finales et c'est le dernier projectile à gagner vos affaires? et s'il pense que vous pouvez marchent loin de la table de négociation si vos demandes ne sont pas met. très peu d'hôtels, après tout, sont disposé à perdre un morceau important d'affaires basé sur deux mises à niveau de suite ou ne pas vouloir fournir une livraison élogieuse de journal.

L'information

Savoir leurs affaires. Avant que vous puissiez vendre l'hôtel sur la valeur de votre réunion, vous devez savoir comment l'hôtel fait son argent et ce que sont ses « boutons chauds ». (Vous avez su, par exemple, que la marge bénéficiaire sur des salles d'hôtel peut être de 70 pour cent ou plus, la nourriture peut être dans le bas de 20 pour cent de secteur, et les boissons sont plus de 70 pour cent ?) Seulement alors pouvez vous montrer les forces de votre réunion et comment il remplit besoins de l'hôtel. Finalement, seulement les planificateurs de réunions qui fournissent les meilleures données historiques sur leurs événements qui adressent la valeur globale de leur réunion à l'hôtel obtiennent les meilleures affaires. Savoir votre réunion. Un responsable des ventes qui a été dans l'industrie pendant six mois peut ne pas être au courant de votre organisation ou comprennent la signification de votre morceau d'affaires. En conséquence, elles les appartiennent toi pour prouver continuellement la valeur de votre réunion.

Puissance

Volume. Plus les affaires vous pouvez donner l'hôtel, la puissance plus de négociation que vous avez. Si vous pouvez réserver réunions deux - la convention annuelle et peut-être un conseil d'administration se réunissant, par exemple - vous aurez plus d'admission des fonds de tiers qu'un planificateur regardant les mêmes dates qui peuvent seulement offrir à la propriété un événement. Si vous savez vous avez ou pouvez influencer des réservations de multi-année ou les réunions multiples, apportent ces derniers à la table de négociation.

Concurrence. Si un responsable des ventes pense il n'y a aucune concurrence, il n'y a aucune raison de t'offrir le meilleur taux ou de ne faire aucune autre concession. D'une part, si un hôtel sait il concurrence deux ou trois propriétés, il sera beaucoup pour affiler son crayon pour t'offrir la meilleure affaire possible. Si trop d'hôtels sont dans le fonctionnement final, cependant, une propriété sera moins pour concurrencer agressivement.

Flexibilité. La capacité d'être flexible vous met automatiquement dans une position de puissance. Si vous pouvez changer vos dates légèrement, ajouter une autre fonction de nourriture et de boisson, de phase sans prises de 24 heures sur tout l'espace de réunion, ou le commutateur de l'allocation des places de théâtre-modèle de salle de classe, vous pouvez très bien amplifier la valeur de votre morceau d'affaires.

La capacité à marchent loin. Même lorsque les deux parties ont fait tout elles bidon pour essayer de créer une victoire/situation de victoire, vous pouvez trouvaille immobile vous-même sous peu de vos buts de négociation. Vous devez être disposé à marchez loin. Se rappeler, chaque hôtel a un « taux de victoire facile » aussi bien.