Planification réussie d'événement et de réunion : Comment amplifier l'assistance

Considérer le fait que la réunion annuelle est la plus grande source simple du revenu de non-droits pour la plupart des associations. Considérer en outre le fait que la plupart des exposants regardent une base considérable des acheteurs intéressés et qualifiés comme clavette d'essieu d'une exposition commerciale commerciale réussie. En conséquence, elle est dans le meilleur intérêt fiscal de votre organisation de s'assurer qu'autant de délégués en tant qu'alerte possible pour votre événement. La planification de réunion devrait inclure la promotion qui est la clef aux chiffres croissants d'assistance, à condition que le reste des « quatre picosecondes » - produit, prix, et endroit - aient été correctement développés.

Planification d'une réunion ? Faire votre travail

Avant de rédiger le plan de vente pour votre prochaine réunion, se poser les questions suivantes :

Le ? sont toi certain que vous offrez le meilleur programme éducatif à vos assistances ? Demandez-vous à vos participants et membres (ceux y compris qui ne servent pas) ce qu'elles doivent savoir et apprendre pour prospérer professionnellement et personnellement ? Répondez-vous à leurs besoins ? Est-ce que vous cherchez-vous activement des concessions, des associations, et des patronages qui vous aideront vous permettez d'apporter le meilleur à vos délégués ?

Le ? sont les villes que vous choisissez accessible et accessible ? Les taux de pièce sont-ils appropriés ? Vos honoraires d'enregistrement sont-ils raisonnables et concurrentiels tout en rapportant les marges bénéficiaires acceptables ?

Le ? sont la période de l'année et le jour du modèle de semaine facile à se vendre à vos assistances ? (Les éducateurs sont habituellement libres en été, alors que les entrepreneurs de n'importe quel ilk peuvent avoir un moment difficile tirer loin de leur source de revenu des jours de la semaine.)

Le ? est votre événement programmé pour pour ne pas concurrencer d'autres événements (publics et privés) d'industrie ou événements régionaux de votre propre organisation ?

Le ? est votre base de données de vente le plus complet et précis peut-il être ? A-t-il été examiné, corrigé-, et USPS-certifié- ? Avez-vous capturé les noms de tous les participants potentiels des enquêtes de Web, des achats de produit, des enquêtes d'adhésion, des enquêtes d'exposant, et des alliances de vente avec des associations relatives ?

Le ? sont vos envois de conférence assez fréquents et opportuns ? Les répondants ont-ils le temps suffisant au budget pour l'événement, obtenir la permission d'assister à l'événement, et l'avantage de la date butoir d'enregistrement de tôt-oiseau et de la date butoir d'hôtel en général ? Votre programme imprimé est-il assez loin à l'avance pour te permettre de tirer profit des taux de courrier sensiblement meilleur marché, pourtant plus lent, sans but lucratif ou en bloc ?

Le ? sont toi des occasions manquantes de favoriser votre réunion ? Les occasions fréquemment manquées incluent des signatures d'E-mail, des feuilles protectrices de fax d'émission, en-tête de lettre, ADS et des articles en chaque bulletin et magasin que vous produisez, des insertions dans les lettres de renouvellement de droits et toute autre correspondance en partance, des annonces à la presse commerciale, et des unveilings sensationnels à la convention d'année précédente et à tous les événements de mi-parcours. Fournissez-vous à vos chapitres et exposants locaux les paquets clés en main qui leur permettent de soutenir le marketing de la réunion nationale ?

Maintenir dans l'esprit que beaucoup d'activités concurrencent votre conférence pour une part du temps et des fonds discrétionnaires d'un participant potentiel de nos jours. Moins de temps personnel ; budgets éducatifs craintifs ; et un nombre croissant d'occasions éducatives disponibles localement, régionalement, et sur l'Internet forcent des directeurs de planification de réunion à créer une approche plus sophistiquée et plus quantifiable au marketing que toujours avant.

Faire les maths

Selon l'étude de marché des réunions annuelles de l'association professionnelle neuvième de gestion de convention, la vente et la promotion expliquent 11.1 pour cent de dépenses d'événement. Comparer cette figure à la quantité que vous êtes dépense pour favoriser votre événement. Êtes-vous assez de la dépense ? Trop ? Calculons.

Supposer que votre but d'assistance est 1.500 - une augmentation de 5 pour cent au cours de l'année précédente - et vos honoraires d'enregistrement sont $500. Si vous réalisez votre but, vous produiriez de $750.000 dans le revenu brut. Si vous dépensez la moyenne d'industrie de 11 pour cent pour fixer cet assistance, vos dépenses de vente de dehors-de-poche seraient $82.500 ou $55 pour chaque participant enregistré.

Étant donné que le taux de rendement acceptable pour la publicité par courrier individuel est à la plupart des 3 pour cent, vous devriez expédier au moins 50.000 morceaux totaux pour produire net 1.500 participants (.03 x 50.000 = 1.500). Avec un budget de $82.500, votre coût par annonce serait $1.65 comprenant l'affranchissement. Mais puisque la recherche a prouvé que le besoin de personnes de voir votre message au moins trois fois avant qu'ils répondent, votre coût par annonce chuterait à 55 cents. Puisque c'est un bas prix de revient unitaire unitaire, vous devriez être créateur avec vos coûts de distribution en incluant le morceau avec votre bulletin mensuel ou pendant qu'a polybagged l'insertion avec votre journal pour sauver sur l'affranchissement. La planification anticipée est clef.

Créer une chronologie pour votre réunion

Le développement et l'utilisation d'un marketing annuel projettent et la chronologie est un outil de planification de réunion qui aidera les questions aérodynamiques d'avancer-planification. Si vous comptez fortement à bord des membres et des comités de volontaire, une chronologie est un outil particulièrement valable. Elle contient toutes les dates-limites de sorte que le personnel et les volontaires sachent exactement ce qui est prévu de elles. Elle sert de dispositif volontaire de recrutement, permettant les volontaires éventuels à commettent à la tranche de temps décrite ou décident que leurs programmes ne leur permettront pas de participer. Et elle autorise chacun - des volontaires, des membres de personnel, et des orateurs potentiels - pour être à la même page en même temps.

Créer la chronologie avec toutes les dates-limites et dates butoirs soutenues de la date de l'événement, y compris l'heure suffisante pour le développement, la disposition, l'impression, et la distribution afin d'éviter des honoraires de précipitations. Suivre quelques exemples des éléments d'une chronologie de squelette ambulant :

Envoi initial

Le but d'un premier envoi, très probablement une carte postale, est de préparer les destinataires agir. Il devrait les informer pour marquer leurs calendriers, pour préparer des budgets de voyage, pour examiner le site Web de l'organisation régulièrement pour assurer les mises à jour et pour les préparer être brillé à l'événement prochain. La promotion de destination peut être incluse ici avec des informations sur tous les nouveaux éléments éducatifs résultant de l'évaluation de l'année dernière. Être sûr d'envoyer l'annonce initiale pendant le temps de planification de budget pour votre industrie, en général six à neuf mois dehors.

En second lieu expédiant

Le but de cet envoi est d'encourager l'enregistrement tôt. Le morceau, expédié quatre semaines avant la date butoir de tôt-oiseau (ou huit à 10 semaines avant la date butoir d'hôtel), devrait inclure des formes d'enregistrement et de logement en plus de l'information menée à bonne fin sur les haut-parleurs principaux et les matières et les présentateurs de conférence.

Envoi final

Le but de l'envoi final, envoyé trois semaines au minimum avant la date butoir d'hôtel, est de demander l'ordre et se ferme là-dessus. Il devrait inclure toute information que que les participants potentiels doivent savoir pour commettre - ordre du jour final, liste d'exposants jusqu'ici, noms et photos de tous les haut-parleurs, escomptes de location de ligne aérienne et de voiture, excursions facultatives, formes d'enregistrement et de logement, et toute autre chose qui les attireront pour être présents.

Vous devriez pouvoir déterminer si une poussée additionnelle de vente est nécessaire en figurant dehors la date, historiquement, l'où la moitié de vos participants sont habituellement enregistrées. Si les nombres traînent à ce point, vous pouvez vouloir ajouter une autre annonce, annoncez l'E-mail, ou l'envoyez par fax au mélange.

Pour chaque élément sur la chronologie, fournir une date-limite finale d'approbation de copie, date-limite finale d'approbation de disposition, date-limite d'approbation de preuve de blueline ou de pression, et date de courrier. Toutes les dates devraient être réalistes, affermissent, et partagé avec toutes les parties aussi tôt dans le cycle de vente comme possible. Quand tous les éléments de l'événement - du choix d'emplacement pour programmer la planification pour exhiber des ventes - sont favorisés par l'intermédiaire d'une machine bien-huilée de vente, l'avantage inévitable est assistance accru et délégués et exposants satisfaits.

Chronologie de vente d'échantillon

14 mois dehors -
Conception graphique choisie/entreprise de commercialisation. Préparer le thème, le logo, et l'introduction de réunion pour dévoiler à l'événement d'année en cours. Préparer le pré-prospectus d'exposant. Préparer l'appel pour des haut-parleurs. (Note : Toute l'information devrait être placée simultanément sur le site Web de l'organisation et en bulletins de fournisseur. L'équipe de relations publiques a la chronologie parallèle.)

12 mois dehors -
Dévoiler le thème, le logo, et l'introduction de réunion à la convention d'année en cours. Fournir les informations préliminaires de destination. Accueillir le comité et CVB devrait exhiber à l'événement. Contacts de médias de mise à jour dans la chambre de pression. Placer l'appel pour des haut-parleurs sur le site Web et le distribuerer aux orateurs qui retourneront. Le comité de programme évalue les haut-parleurs d'année en cours. Remplacer l'espace de cabine sur l'emplacement en utilisant le pré-prospectus d'exposant.

10 mois dehors -
Distribuer les dates de réunion pour serrer et les associations filiales pour leurs calendriers informationnels. Commencer le marketing d'exposant et continuer l'acquisition de haut-parleur. Analyser complètement les évaluations de l'exposant et du participant d'année en cours et ajuster le programme pour adresser les questions.

9 mois dehors -
Envoyer l'annonce initiale (ou annoncent l'E-mail de fax et/ou d'émission) aux membres et les perspectives, leur demandant de préparer leurs budgets, marquent leurs calendriers, et font des plans pour être présents. Annoncer les haut-parleurs principaux et le divertissement si possible. Favoriser les attractions de destination. Créer et approuver les formes d'enregistrement et de logement. Créer le pdf et/ou les formes interactives pour le site Web. Établir l'en-tête de lettre de confirmation, les enveloppes, et la feuille protectrice de fax.

9 à 6 mois dehors -
Les membres et les exposants de mises à jour de comité de l'éducation sur les orateurs et les fournisseurs principaux ont signé à jour par l'intermédiaire du site Web et des bulletins. Préparer l'annonce d'enregistrement de tôt-oiseau. Préparer les communiqués de presse et entrer en contact avec les listes, passages élogieux d'exposition commerciale commerciale, et les matériaux de vente pour l'inclusion dans l'exposant service des kits. Envoyer le logo d'événement à l'entrepreneur général de service pour des couvertures de kit. Placer la promotion ADS d'événement en journaux filiales et publications de l'association.

6 mois dehors -
Envoyer l'annonce de tôt-oiseau. Inclure les formes d'enregistrement et de logement pour des participants et des exposants. Développer le programme préliminaire. Mettre à jour le site Web.

4 mois dehors -
Expédier le programme préliminaire, fournissant des informations spécifiques sur des haut-parleurs, des sessions éducatives, et la destination aussi bien que l'enregistrement et logeant des formes. Signaler les formes d'enregistrement et de logement sur le site Web. Développer l'annonce finale de programme. Envoyer la liste de participants pré-enregistrés aux exposants pour leurs promotions de pré-événement.

3 mois dehors -
Envoyer l'annonce finale de programme. Organiser les efforts de relations publiques pour le lieu de rendez-vous et l'assistance local. Préparer/endroit ADS en publications locales si approprié. Envoyer le fax ou l'E-mail d'émission de dernier-chance au besoin. Préparer l'éclaboussure promotionnelle pour l'événement de l'année prochaine pour la cérémonie de fermeture. Préparer les matériaux pour votre propre cabine dans le hall d'objet exposé ou faire bon accueil au secteur.

Juste avant la réunion ou l'événement -
Préparer l'annuaire, démarches, et les matériaux sur place, y compris l'art pour le signage, bannières de commanditaire, à-un-jettent un coup d'oeil des ordres du jour avec des transferts de pièce, des instructions diverses de participant, des panneaux de message, l'information de contact de secours, et d'autres stuffers de sac comme nécessaires.