Portails d'Intranet - collaboration par des salles d'équipe

Gestion de la connaissance pour des débutants

La gestion de la connaissance (kilomètre) peut être définie simplement pendant que le processus par lequel les organismes produisent de la valeur de leurs capitaux intellectuels et basés sur la connaissance. Des capitaux de la connaissance sont souvent groupés dans deux catégories :

(1) la connaissance explicite
Généralement, tout et quelque chose qui peuvent être documentés, archivé et codifié. Les exemples incluent des brevets, des marques déposées, des plans d'affaires, l'étude de marché et des listes de client.

(2) la connaissance tacite
Le repos. La connaissance tacite est le savoir-faire contenu dans des têtes des personnes. Le défi inhérent avec la connaissance tacite figure dehors comment l'identifier, produire, partager et contrôler.

Le plus souvent, produire de la valeur de tels capitaux implique de les mettre en commun entre des employés, départements et même avec d'autres compagnies dans un effort d'atteindre - ou aller là-bas - la meilleure pratique.

Là où les technologies de collaboration peuvent aider… et gêner

Pour la connaissance explicite, le foyer peut utilement être décrit comme « les personnes se reliantes aux choses », tandis que pour la connaissance tacite, le foyer sont « les personnes se reliantes aux gens ».

En tant que tels, les technologies structurées et non structurées de recherche sont habituellement le noyau des stratégies pour encourager un plus grand partage de la connaissance explicite ; l'utilisateur recherche un document en dactylographiant un certain texte dans un Search Engine ou en cliquant par une taxonomie de document.

De même, un puits a structuré l'annuaire de « Yellow Pages », où on peut rechercher des personnes avec des qualifications ou une expérience particulières, des formes la pièce maîtresse des stratégies tacites ; là où le but est de relier des personnes souvent pour 10 conversations téléphoniques/demandes minute de l'aide qui pourrait sauver le travail d'une semaine.

Des stratégies explicites et tacites, cependant, sont beaucoup augmentées une fois combinées avec technologies de collaboration ou des de « équipe de travail ». En créant des « communuities d'intérêt » autour des thèmes croix-fonctionnels, les individus peuvent partager des documents, plans et l'autre matériel, trouvaille et discuter des questions avec des experts en matière de sujet-matière et les assigner même charge et des articles de calendrier entre eux.

Par exemple, une communauté pour la « perspicacité de client » pourrait avoir des membres tirés des opérations, du marketing et de LUI de centre d'appel les équipes (pour appeler mais uns) qui partagent un intérêt commun pour un meilleur arrangement le besoin de client. Elles pourraient chacune contribuer dans le dépôt de document de l'espace d'équipe les matériaux que (une fois supplémentaires ensemble) créer les nouvelles perspicacités puissantes et le futur perfectionnement possible de revenu. Par le partage, elles (a) rassemblement un sens d'appartenir à un réseau plus large des personnes pareillement occupées, (b) connaissance de gain qui aide chacun pour réaliser mieux leurs objectifs et (c) gagnent l'identification pour être un expert leur domaine particulier.

Les avantages (pour votre cas d'affaires) incluent : (a) un meilleur service à la clientèle par des temps de réponse améliorés, (b) un développement et un délai d'arrivée au marché de produits nouveaux plus rapide, (c) conservation du personnel augmentée par la connaissance enrichissante partageant, (d) Opex réduit par l'amélioration des processus, (e) réduit LA réseau et stockage a coûté la croissance par une réduction dans des attachements de dossier d'email.

Il y a, cependant, des risques à la collaboration, où mal mis en application. Par exemple, si les différents documents de la communauté ne sont pas accessibles par la recherche portique globale, puis toi risque créant des silos de l'information, où seulement un choisi peu peut accéder à l'information qui est utile beaucoup plus large. En outre, une partie de vos avantages portiques sont susceptibles de provenir des personnes visitant tous les secteurs de l'emplacement et se renseignant sur d'autres départements et équipes. Si les gens passent toute leur heure dans leurs propres salles d'équipe, les avantages de cette perspective plus large seront perdus.

Fonctionnalité typique de pièce d'équipe

La plupart des offres portiques d'Intranet contiennent une certaine fonctionnalité de collaboration, (a) comme module facultatif autonome, (b) comme un portlet standard en partie intégré ou (c) comme fonction entièrement intégrée, combinée avec des systèmes d'email.

Les éléments typiques incluent :

1) Calendrier partagé :
L'équipe peut maintenir un calendrier simple des événements notables d'équipe ou des dates-limites partagées. Là où pas entièrement intégré aux systèmes d'email, cette fonctionnalité parfois seulement est économiquement employée.

2) Forum de discussion :
L'équipe peut établir et poteau aux discussions filetées, où des questions ou les occasions peuvent être entièrement explorées. Cela peut prendre du temps pour des personnes de s'habituer vraiment en utilisant cette fonctionnalité et prenant de telles discussions outre du système d'email. Un rôle principal est celui du président, qui peut (a) de nouvelles discussions d'étincelle, (b) invitent des personnes pour les joindre, (c) l'affaire avec n'importe quel abus d'étiquette et (d) la capture et pour structurer le résultat (par exemple une décision principale) avant d'archiver le fil.

3) Documents partagés :
Le déroulement des opérations de bidon d'équipe, commande de version, sécurité se protègent et le magasin/recherchent des documents, y compris des politiques, des rapports, l'analyse et des plans. Cette fonctionnalité est souvent la plus fortement utilisée et de valeur particulière pour des équipes de projet, où centaines de documents principaux peuvent être créés au cours de la livraison.

4) Assigner charge :
L'équipe peut installer charge et assigne eux aux themlseves ou d'autres membres d'équipe. Les rappels apparaissent dans le calendrier d'équipe et (où il y a d'intégration d'email) dans l'inbox d'email du propriétaire de charger. Encore, cela peut prendre du temps d'obtenir à usign de personnes cette fonctionnalité mais - une fois travaillant bien - peut être d'immense valeur pour des équipes la conduite aux résultats et aux dates-limites particuliers.

Quelques pensées finales

Les technologies de collaboration peuvent être une addition très puissante à votre stratégie de gestion de la connaissance, complétant la fonctionnalité structurée de recherche et de Yellow Pages. Il est important d'obtenir la droite d'exécution. En particulier, pour penser vraiment aux manières de déplacer des personnes de l'email aux teamrooms (par exemple le lien aux dossiers dans un teamspace plutôt que les attachent) et de s'assurer que les documents dans les teamrooms peuvent être accessibles par l'intermédiaire de la fonctionnalité portique plus large de recherche.