Pour externaliser ou pour ne pas externaliser

Dans de nos jours du compte principal restreint et des budgets serrés, la question d'externaliser ou le personnel interne de location est plus critique que jamais. Les publications techniques fonctionnent, de quelque manière qu'essentiel, subissent plus d'examen minutieux et relèvent également de plus grands défis que toujours avant. Les compagnies qui utilisent déjà un département technique interne de publications regardent faisantes plus avec peu de ressources. Les démarrages, sans les publications techniques internes personnel, luttent avec la façon développer les documents techniques de la manière la plus rentable.

Cet article examine le pour et le contre de confier à l'ensemble ou une partie des publications techniques fonctionne aux fournisseurs extérieurs. En examinant un projet typique, j'analyserai des coûts et répondrai également à des questions au sujet de quand fournir de personnel qui fonctionne intérieurement.

Les nombres parlent pour eux-mêmes

Pour la mise en train et les compagnies mûres, les questions de base sont : Quand externalisez-vous vos publications techniques, et quand fournissez-vous les publications techniques intérieurement ? Il n'y a aucune réponse rapide à ces questions, parce qu'il y a plusieurs facteurs à considérer. La partie facile de la réponse est calcul franc. La partie plus difficile de la réponse dépend de la façon dont grand votre compagnie est, la nature de vos produits/technologies, et la façon dont vous opérez intérieurement. Je ne peux pas fournir toutes réponses pour votre compagnie spécifique. Cependant, dessinant mes 19 années d'expérience de contrôler la fonction technique de documentation, cet article prévoit un cadre pour l'analyse et la prise de décision vis-à-vis d'externaliser et/ou de fournir les diverses fonctions essentielles aux publications techniques.

Prenons la partie facile de l'équation d'abord en examinant un cas typique : La compagnie X a besoin d'une nouvelle documentation réglée pour un morceau complexe d'équipement, disent un d'interligne des routeurs de réseau. Le document associé a les conditions suivantes :

• Le document doit être complet et prêt à aller à l'imprimeur (ou être signalé sur le site Web de corporation) en 14 semaines.

• Le document sera approximativement 200 pages longtemps et contiendra environ 50 graphiques (un mélange des renderings et des diagrammes).

• Il y aura deux ébauches (premier et finale).

• L'édition aura lieu pendant chaque ébauche de revue (deux édite).

• Un spécialiste en production développera la suite de calibre.

Les personnes priées pour le projet sont :

• Auteur technique aîné.

• Artiste graphique.

• Rédacteur de copy.

• Spécialiste en production.

Si ces personnes sont des employées, le coût de les employer inclut le salaire, les avantages et d'autres frais généraux. (Des figures utilisées sont basées sur des salaires, des avantages et des frais généraux de région de Baie de San Franciso. Les moyennes nationales seront inférieures.)

Si les mêmes fonctions sont externalisées pour ce projet, les coûts ne sont pas chargés par des avantages et des frais généraux. (Les coûts utilisés pour des intérimaires dans cette analyse sont des moyennes, dérivées d'une gamme des coûts typiques pour chaque fonction. Le coût effectif dans n'importe quel exemple spécifique changera.)

Coût d'externaliser sur le projet 14-Week

Total d'heures de taux par heure de fonction

Sr. Auteur 75 de technologie 560 42.000

Artiste graphique 75 150 11.250

Rédacteur de copy 65 68 4.420

Spécialiste 65 en production 36 2.340

Total pour le projet - $60.010

L'épargne dans ce scénario est $55.969 quand le travail est externalisé. Si vous êtes juste regardant la valeur de 14 semaines du travail, l'analyse monétaire est irrésistiblement en faveur d'externaliser. Mais naturellement, la plupart des compagnies ont la valeur de plus de 14 semaines du travail technique de documentation. En moyenne, une compagnie typique a deux ou trois dégagements d'un produit, ayant pour résultat deux ou trois projets (de la durée d'approximativement 14 semaines) par an. Au-dessus d'un an, alors, supposons qu'une compagnie a trois projets techniques de documentation ce bout environ 14 semaines chacune (pour un total de 42 semaines).

En utilisant les mêmes figures comme ci-dessus, regardons le coût annuel d'employer le travail externalisé contre les employés internes. La table ci-dessous fournit les données.

Coût annuel d'externaliser contre l'employé

Employé contre le coût annuel externalisé

Employé $430.779

$180.030 externalisés

Delta $250.749

La raison de l'épargne oeil-sautante plutôt de $250.749 est que les entrepreneurs vont loin entre les travaux, et les employés pas. Un bon principe de base est : Si vous de personnel avez 42 (ou plus) semaines consécutives de travail, fournir intérieurement est économiquement faisable. Si votre écoulement de travail vient dans les éclats de l'activité, suivis des semaines ou des mois de d'activité réduite, externaliser reste la meilleure solution.

Quelles fonctions devraient être fournies de personnel d'abord ?

Même si vous avez un flux assez stationnaire des publications techniques travailler, rester là une autre décision : Quelles fonctions mieux sont fourni intérieurement, et ce qui mieux sont externalisés ? Regardant l'échantillon le projet de 14 semaines, les pour cent de temps où chaque fonction est exigée pendant cette période de 14 semaines est présenté dans le diagramme ci-dessous.

Les pour cent de Temps exigés pendant le 14-Week projettent (560 heures)

Pour cent totaux d'heures de fonction de Temps

Sr. Auteur 560 de technologie 100%

Artiste graphique 150 26%

Rédacteur de copy 68 12%

Spécialiste 36 en production 6%

Clairement, l'auteur est la première fonction à fournir de personnel intérieurement, l'artiste graphique est un en second lieu éloigné, et le rédacteur de copie est troisième. Il est peu clair si la plupart des compagnies tirent bénéfice jamais de fournir des spécialistes de personnel en production intérieurement, parce que tellement peu de leur temps est exigé sur n'importe quel projet donné.

Maintenant examinons le coût annuel d'un auteur des employés contre un auteur de contrat, en utilisant le scénario précédent. L'auteur de contrat travaillera pendant 42 semaines (trois 14 projets de semaine), et l'employé travaillera pendant 52 semaines. (Se rappeler, les figures que nous employons ici pour l'employé sont entièrement chargées avec des avantages et des frais généraux.) le diagramme au-dessous des expositions comment les figures ajoutent.

Coût annuel d'employé contre l'auteur de contrat

Employé contre le coût annuel d'auteur de contrat

Auteur $135.671 des employés

Auteur $126.000 de contrat

Delta $ 9.671

Ainsi à 42 semaines de travail continu, le coût de louer un auteur devient quelque peu comparable au coût d'employer un auteur de contrat, supposant que notre scénario témoin est typique. Vous devriez être absolument sûr que vous avez que les 42 semaines critiques du travail ont aligné, cependant. Si vous louez un auteur intérieurement et l'écoulement de travail tombe sensiblement sous peu de ce point d'arrêt, il peut être très cher.

C'est mon expérience que les compagnies très grandes peuvent soutenir 300 auteurs techniques positifs, avec un rapport de cinq ou six artistes et d'un rédacteur à chaque 10 à 15 auteurs. Le travail de production est souvent sous-traité, même dans le plus grand des sociétés.

Aux compagnies où l'écoulement du travail technique de publications est sporadique, la décision de fournir intérieurement ou externaliser de personnel est un peu plus difficile. Tout trop souvent, un cycle erratique de publication maintient un ou deux auteurs occupés avec assez le travail pour trois ou quatre auteur-mais seulement pendant quelques mois à la fois. Entre les cycles, les auteurs des employés ont peu pour faire et pour se trouver assignés aux équipes de produit faisant le busywork.

La meilleure solution est de déterminer fournir de minimum exigé pour satisfaire les besoins moyens de la compagnie, puis complète pendant des périodes maximales d'externaliser. L'analyse soigneuse de la façon dont cette fois externalisée est déployée, et par quelles fonctions, vous aidera à déterminer quand louer le personnel additionnel.

Par exemple, quand une compagnie a un auteur intérieurement à plein temps mais emploie également deux auteurs de contrat, chacun de qui passe 50% à 75% de son temps sur le travail de cette compagnie pour la période d'une année, il est probablement temps d'apporter un autre auteur de personnel (supposant que la charge de travail est stable ou accroissante). Des auteurs de contrat peuvent être employés pour compléter si la compagnie est sur une courbe rapide de croissance, jusqu'à ce que le besoin d'un autre auteur à temps plein soit évident.

Externaliser des scénarios : Au delà des nombres

Il y a des scénarios où seul le coût n'est pas le facteur le plus important. Par exemple, une raison contraignante de choisir externaliser plutôt que de louer est expertise. De temps en temps, une compagnie développera un produit qui exige un auteur avec la connaissance et une expérience spécialisées. L'auteur spécialisé (qui peut charger une prime pour son expertise) est nécessaire pour les documents techniques soutenant ce un produit ou produit, mais pour l'auteur n'est pas nécessaire pour les produits traditionnels de la compagnie. Dans ce cas, externaliser est la seule réponse rentable.

Un autre scénario dans lequel externaliser semble plus de raisonnable que fournissant de personnel a fourni un client de colline de chêne. Cette compagnie de démarrage a une technologie complexe et unique. La gestion est rapidement arrivée à la conclusion que fournir un département technique de publications exigerait les auteurs qui étaient non seulement aînés, mais qui avait avancé l'éducation dans le domaine de la gestion de réseau optique. En bref, fournir interne serait prohibitivement cher, en particulier parce que l'écoulement de la compagnie du travail de publications a été prévu pour être intense pendant les trois premières années, puis baisse au loin brusquement. En conséquence, cette compagnie a contracté dehors toutes ses publications techniques travaillent et ont sauvé les dollars $1.5 millions pendant ses trois premières années du développement de publications.

Louer la bonne personne pour le bon travail

Quelques démarrages font l'erreur de penser que s'ils louent un auteur, l'auteur peut la faire tout-écrivent, éditent, créent des calibres de production et font peut-être même les illustrations, parce que, « elle est tout faite sur des ordinateurs. » Ceci donne sur le fait que des auteurs sont formés pour écrire. Ils ne sont pas formés dans les graphiques.

Ce n'est jamais une bonne idée de faire éditer à un auteur son propre travail. L'édition est une spécialité à elle-même et exige une objectivité que les auteurs ne peuvent pas avoir en passant en revue leur propre travail. Et en ayant un auteur fortement qualifié et fortement payé effectuer le travail de production qui pourrait être effectué beaucoup plus de manière rentable (et améliorer) par quelqu'un qui est payé à un taux inférieur ne se comprend pas.

La location d'un auteur qualifié peut se comprendre pour une mise en train (selon la charge de travail), mais seulement si cet auteur peut être soutenu en externalisant les autres fonctions. (Voir que l'analyse ci-dessus des pour cent de temps où chaque fonction passe sur un projet technique donné de documentation.)

Bon externaliser de marques d'agence facile

Après que la décision à externaliser soit prise, le prochain défi est de trouver la droite ressource-quelque chose dit plus facile que fait. Cela prend du temps de localiser, interviewer, louer et former les intérimaires qualifiés. Obtenant chaque entrepreneur sur la liste « a approuvé fournisseur » de votre compagnie prend également du temps.

Il est également vrai que les publications techniques soit une fonction critique, et il n'est pas facile de céder le contrôle de lui à un étranger. La tentation de maintenir le contrôle strict du travail surmonte souvent l'argument purement financier. Il est crucial de trouver un fournisseur technique de publications qui peut fonctionner étroitement en tant qu'associé. Le partenariat avec un bon fournisseur plutôt que se contracter juste avec un fournisseur peuvent faire toute différence. Elle soulage beaucoup de la pression quand on peut compter au moment votre fournisseur technique de publications fonctionne en tant qu'élément de votre département, pour résoudre des problèmes, et met les bonnes ressources sur le travail quand elles sont nécessaires.

Il y a un certain nombre d'avantages à employer une agence de contrat, en plus des économies. Les avantages incluent :

Achats One-stop de •. Les agences ont une profondeur des ressources qui inclut des auteurs, des artistes, des concepteurs de Web, des spécialistes en production et plus. Les agences peuvent taper ces ressources rapidement pour trouver les personnes avec les qualifications exactes que vous avez besoin.

Fournir de vitesse de •. Se contracter avec un individu n'est simplement pas à la fois une option pour beaucoup de compagnies. Il y a la trop d'heure et écritures impliquées en localisant les personnes concernées et en les obtenant approuvées comme fournisseurs. Une agence approuvée peut placer des ouvriers sans passer par beaucoup de gaine bureaucratique. Et une bonne agence s'assurera que les entrepreneurs sont examinés et qualifiés.

Assurance de •. Si vous vous contractez avec un individu qui n'établit pas, vous devez commencer plus d'encore. Si vous avez externalisé par une agence, vous pouvez aller à l'agence et la demander de trouver quelqu'un d'autre. Une bonne agence également s'assurera que le travail est effectué selon des caractéristiques, à l'heure et sur le budget.

Écritures réduites par •. En plus des écritures liées aux entrepreneurs de conclusion et de location individuellement, il y a un coût lié à l'administration financière (publiant ordres d'achat et traitement/payant des factures). Si vous externalisez par une agence, vos questions de compagnie un ordre d'achat et paye une facture. L'agence est responsable de prendre soin des entrepreneurs.

• Restant du bon côté de l'IRS. Une bonne agence s'assurera qu'il n'y a aucune question possible environ si un entrepreneur est traité en tant qu'un employé ou entrepreneur.

Soupape de sûreté de •. Quand la charge de travail augmente, votre externaliser l'agence peut rapidement prendre le travail supplémentaire par le placement des entrepreneurs qui sont déjà jusqu'à la vitesse. Quand les baisses de charge de travail, les personnes supplémentaires partent et ne te coûtent pas une chose.

Adaptabilité de •. Si votre produit ou technologie décale, une agence peut décaler avec elle, fournissant le personnel différent, au besoin. Elle n'est pas celle facile de décaler les employés permanents quand ils n'ont plus le bon fond pour le travail. Et le recyclage est cher, en particulier en termes de productivité perdue.

L'analyse finale

Si vous devriez externaliser ou la location n'est pas nécessairement une décision noire et blanche. Votre première attaque devrait toujours être une analyse du coût. Courir un scénario témoin, comme j'ai fait ici, et puis examiner les autres facteurs. Dans mon expérience, au delà de la phase de mise en train, les compagnies avec les projets de publications techniques les plus réussis ont été ceux qui ont déployé un mélange judicieux des employés et des entrepreneurs externalisés ; ceci a préparé la compagnie et son agence d'associé s'ajuster rapidement pendant que les publications techniques fonctionnent l'écoulement accru et diminué.

La deuxième étape devrait être une analyse soigneuse d'écoulement de travail. Ce sera plus difficile pour une compagnie de démarrage qui n'a aucune expérience technique interne de publications. L'essai parlant à quelques publications techniques externalisent des sociétés pour obtenir une sensation pour la portée du travail, durée et ainsi de suite. Si, comme mise en train, vous avez le travail pour un ou plusieurs rédacteurs à temps plein pour l'avenir, commencer à regarder. La plupart des démarrages n'ont pas une image très claire de ce que le futur peut apporter, et elles devraient considérer externaliser jusqu'à ce que les projections soient plus fiables.

Des projections d'écoulement de travail il est en général beaucoup plus facile déterminer à une compagnie plus mûre qui a déjà le personnel technique de publications. Le tour est de prévoir quand des projets seront lancés et la portée de chacun. Un directeur technique expérimenté de publications aura peu de problème avec ceci, mais il y a toujours la surprise projet-qui est presque toujours une urgence. Facteur ceci dans : Si votre personnel est au milieu d'un nouvel ensemble de documentation, quelle quantité de fardeau additionnel peuvent-elles absorber avant que les choses commencent décomposent ?

En conclusion, si vous décidez d'externaliser, votre choix des entrepreneurs va faire ou casser le projet. Choisir une société d'externaliser à la laquelle vous pouvez faire confiance, avec les personnes qui sont expérimentées et field-tested. Le coût est critique, ainsi courir les nombres d'abord ! Mais au delà de la question du prix, le travail doit être accompli à l'heure, sur le budget, sur Spéc. et jusqu'à vos niveaux de qualité. Ne pas arranger pour moins.