Pour se réunir ou pour ne pas se réunir - quelles sont les questions ?

Les réunions peuvent être une perte de temps totale ou un outil puissant et productif de communication qui résolvent des problèmes, stimulent des idées, favorisent l'esprit d'équipe et produisent de l'action. Les résultats se situent totalement dans la façon dont ils sont courus. Les réunions organisées et bien-contrôlées produiront inévitablement des résultats efficaces. Considérant que, les réunions qui sont but et foyer mal contrôlés de manque sont une perte totale de temps d'une organisation et argent.

De mes observations fonctionnant avec des centaines de différentes compagnies, j'ai noté que les gens semblent rencontrer plus, l'appréciant moins et ont frustré qu'ils ont ainsi peu de temps pour obtenir leur « vrai » travail effectué. Ils parlent des réunions en tant qu'étant « un mal nécessaire. » Recherche conduite par l'école d'Annenberg des communications à UCLA et l'université de la formation du Minnesota et de l'exposition de centre de recherches de développement que les cadres en moyenne passent 40-50% de leurs heures de travail lors des réunions. Les études précisent également que pas moins 50% de temps de réunion est improductif et que jusqu'à 25% soit dépensé discutant les questions non pertinentes.

J'ai certainement eu plus que ma partie équitable du bon, le mauvais et les réunions laides, en tant qu'employé payé et en tant que volontaire. J'ai également éprouvé le sens merveilleux de la satisfaction des sessions productives, comme l'anéantissement et la colère des sessions inefficaces. Je crois que la clef au succès se situe non seulement dans la préparation et l'organisation, mais également de la manière de laquelle la réunion est contrôlée. Quand le moi et la puissance peuvent être mis de côté, il est tellement plus facile d'obtenir dessus avec le charger actuel.

Toute la ceci prie de poser la question, « sont les réunions vraiment nécessaires ? » Bien, parfois elles sont et parfois elles ne sont pas. La sagesse sait la différence et entièrement l'arrangement cette question primaire.

Les réunions sont-elles vraiment nécessaires ?

Inhérente en tant qu'élément de notre société est la nécessité de venir ainsi que d'autres pour partager l'information, prend des décisions, projette, les discute, parle des choses plus de, discute, les interroge, repasse dehors des différences, compare des notes, le bavardage, et beaucoup plus. Les familles, les écoles, les clubs, les entreprises et les gouvernements constituent des groupes des hommes, des femmes et des enfants venant tout ensemble pour un but spécifique. Toute la ceci signifie que la réunion est une fonction normale de notre existence.

Comme les humains nous ont besoin du raccordement avec d'autres pour survivre. Très peu de gens ont choisi d'être un hermite et de s'isoler de d'autres. Bien que, je sois sûr, comme moi, bon nombre d'entre toi lisant ceci a pu avoir fantasmé au sujet d'être seul sur une île de désert, lointaine des épreuves et des tribulations de la vie quotidienne. Nous devons également appartenir, communiquer et partager un but commun avec les individus semblables.

La réalité est cela qui fait seules des choses pour n'importe quelle durée est contreproductive. Il est seulement quand nous travaillons dans l'association avec d'autres et mettons nos ressources que les choses obtiennent faites d'une manière plus efficace et plus efficace.

Les réunions deviennent bien plus nécessaires pour la survie des personnes avec la pléthore d'entrepreneurs fonctionnant à partir des entreprises maison-basées, employés télétravaillant ou travaillant des heures sans fin devant des écrans d'ordinateur. Le besoin d'interaction humaine est critique.

Pour ne pas mentionner le fait que les réunions également réduisent au minimum ou éliminent plusieurs de ces activités de temps-gaspillage populaires telles que l'étiquette de téléphone, les E-mails inutiles, ou les volumes de papier.

Mais, quand nous considérons les myriades de réunions d'affaires qui ont lieu chaque année, il y a beaucoup, vous savent comme I, qui devrait ne jamais avoir eu lieu. Maintenant la question $64.000 est « quand tenir une réunion (et quand pas) ?

Treize raisons de tenir une réunion ?

Décider de tenir une réunion devrait être une considération sérieuse puisqu'il y a tant de coûts impliqués, direct et indirect - ont peuplé le temps et la productivité, par exemple. Ainsi, la première chose est pour la personne voulant tenir la réunion pour déterminer à quel point elle nécessaire est de se réunir. Voici une liste du besoin de treize personnes de raisons principales de se réunir :

• Pour communiquer ou demander l'information essentielle.

• Quand vous avez besoin d'un consensus de groupe.

• Pour répondre aux questions ou aux soucis.

• Quand vous avez besoin d'une décision ou d'une évaluation sur une question.

• Quand vous avez besoin de l'acceptation ou de l'appui d'une idée.

• Pour vendre une idée, un produit ou un service.

• Aux idées d'idée de génie.

• Pour résoudre un problème, un conflit ou une divergence de vues.

• Pour produire d'un sens de l'esprit d'équipe.

• Pour fournir la formation ou la clarification d'un projet.

• Pour changer des perceptions ou des attitudes.

• Pour fournir la réassurance sur une question ou une situation.

• Pour créer une prise de conscience ou un intérêt pour une idée, une situation ou un projet.

Treize raisons de ne pas tenir une réunion ?

Les réunions peuvent facilement devenir provoquant une dépendance, ainsi avant toi prévoir une autre réunion pour elle, vérifient pour s'assurer que vous ne vous réunissez pas pour les raisons fausses. Voici treize raisons de ne pas tenir une réunion :

• Quand vous vous réunissez pour la réunion - la même heure, le même endroit, chaque semaine.

• Quand quelqu'un moi obtient de la manière et ils veulent sembler importants et dans la commande.

• Quand l'information pourrait être communiquée une autre manière.

• Si principaux les gens sont indisponibles.

• Quand les participants n'ont pas le temps pour préparer.

• Quand votre décision est prise et vous ne voulez aucune entrée.

• Quand votre décision est controversée et est susceptible de créer la résistance.

• Quand les coûts sont plus grands que les avantages.

• Quand d'autres questions brouillent la décision actuelle.

• Quand les thèmes sont confidentiels.

• Quand rien ne serait gagné ou a été perdu en n'ayant pas une réunion.

• Quand vous n'avez rien à autrement faire et vouloir sembler occupé.

• Quand vous voulez qu'une excuse sorte du bureau.

Huit produits de remplacement de réunion de terrain communal

Si après que la considération soigneuse vous décident que votre réunion n'est pas nécessaire, combien autrement pouvez-vous communiquer vos pensées, idées, ou suggestions ? Hormis le pigeon voyageur telepathy et, voici huit produits de remplacement de réunion de terrain communal :

• Arranger une conférence téléphonique de téléphone.

• Écrire une note (plus qu'une page).

• Écrire un bref rapport.

• Envoyer votre information.

• E-mail votre information.

• Signaler l'information sur l'Intranet de votre compagnie.

• Arranger une série de discussions face à face.

• Déjeunent, déjeunent ou le dîner, particulièrement quand vous voulez finir par connaître l'autre personne meilleure.

Que fait une réunion efficace ?

Comme j'ai mentionné avant, se réunir pour la réunion est susceptible une perte de temps et d'être totalement inefficace. En plus de la planification et de la préparation de n'importe quelle réunion, un aspect important de ce qui rend une réunion efficace, dépendra de la perception des participants.

La perception d'une personne est leur réalité, qui signifie que cependant bon le président se sent au sujet de la réunion, n'est pas nécessairement comment les participants se sentent. En fait, quelques avis peuvent jaillir soient formés plusieurs jours ou semaines après, particulièrement, dans le cas des mesures prises, ou non prises, en raison des décisions prises lors de la réunion.

À cet effet adressons une partie de l'expérience positive de personnes de sentiments qui aident à marquer une réunion comme efficace. Voici dix secteurs communs :

1. Quand les participants peuvent partager et participer ouvrir.

2. Quand le farfelu/idées créatrices sont donnés l'airtime.

3. Quand les participants sont une partie intégrale du processus décisionnel.

4. Quand les participants se sentent bons sur des décisions convenues.

5. Quand les décisions sont qualité et avanceront un projet.

6. Quand les participants voient des actions prises en raison des décisions convenues.

7. Quand la réunion commence et est close à l'heure.

8. Quand tous les points de l'ordre du jour sont couverts.

9. Quand on ne permet à unique participant de dominer.

10. Quand les participants se sentent unis en tant que groupe.

Que fait une réunion inefficace ?

Puisque nous avons pris du temps d'énumérer les aspects positifs, il est seulement bien d'accomplir l'image et de regarder certains des perceptions et des avis négatifs. Voici dix secteurs communs :

1. Quand une réunion est convoquée parce que c'a été un moment depuis la réunion précédente.

2. Quand une réunion est convoquée juste pour découvrir quelles personnes de projets travaillent dessus.

3. Quand une réunion prend plus de temps que nécessaire.

4. Quand on permet à un participant de dominer la réunion entière.

5. Quand la réunion est une à sens unique dialoguer.

6. Quand il y a aucun accomplissement et article discutés ne sont laissés accrocher sans le plan d'action.

7. Quand le facilitant de réunion permet à la discussion de se promener dessus dans des matières indépendantes.

8. Quand le farfelu/idées créatrices sont écartés sans deuxième pensée.

9. Quand la réunion inclut les points de discussion qui ne sont pas appropriés au présent de personnes.

10. Quand de beaucoup de gens s'occuper et l'efficacité de groupe diminue.