Quelle est la politique de l'email de votre compagnie ?

Votre compagnie a-t-elle une politique d'email ? Même avez-vous su il y avait-vous une telle chose ? Bien, il y a, et si votre compagnie n'a pas un vous risquez non seulement l'image professionnelle de votre société, mais risquez également les questions potentielles de responsabilité qui peuvent résulter de l'abus de votre système d'email de compagnie.

Avoir une politique éditée d'email accomplit trois objectifs.

D'abord, il enseigne à vos employés comment employer l'email d'une façon professionnelle. Qu'est-ce que c'est ? Vous avez jamais vraiment donné beaucoup de pensée au sujet des email que vos employés envoient ? Bien, vous devriez, parce que malade-composé et les email non professionnels réfléchissent non seulement sur l'employé, mais sur toi et votre compagnie, aussi bien.

Les chances sont la plupart de vos employés même contrôle de charme les email elles n'envoient pas à vos clients et associés. Les chances sont encore plus grandes qu'elles envoient d'autres articles par votre système d'email de compagnie qui peut vous obtenir poursuivi.

Considérer ceci : si un de vos employés masculins envoie un email à un employé féminin qui pourrait être considéré harceler en nature, vous pouvez être jugés être juste comme responsable des dommages quand son mandataire vient appelant avec le costume de harcèlement disponible.

En créant des aides d'une politique d'email de compagnie également présenter les règles de base pour l'usage personnel de l'email de compagnie. Quand un employé est sur votre horloge, à l'aide de votre matériel informatique, et votre réseau, et vos ressources ils devraient comprendre que des email personnels ne devraient pas être envoyés ou reçus en utilisant le système d'email de compagnie.

Ceci peut être une règle dure à imposer, étant donné que d'enfants on ne devrait pas permettre l'email maintenant leurs mamans au travail après école et email d'entraîneurs du football tout le monde, mais en règle générale, utilisation personnelle du système d'email de compagnie.

Les aides efficaces d'une politique d'email de compagnie également couvrent votre derrière de corporation contre la responsabilité. Prendre l'exemple ci-dessus du costume potentiel de harcèlement provoqué par un email insultant. Si votre compagnie a une politique clair-indiquée d'email qui détaille ce qui est considéré inadéquat, vous pouvez réduire au minimum la responsabilité de la compagnie en montrant que des employés ont été formés dans l'utilisation appropriée de l'email.

Si vous pouvez montrer que les employés ont su cela envoyant de tels email n'étiez pas politique de dessous acceptable de compagnie, votre responsabilité peut être considérablement diminuée.

Avoir une bonne politique d'email peut également te donner un avantage concurrentiel par rapport à la concurrence. Pendant que l'email devient le milieu de communication professionnel de bien choisi, le professionnel composant, les email pensifs peut vraiment mettre votre compagnie en avant du paquet.

Je peux vous dire de l'expérience que j'ai réellement gagné des contrats simplement parce que le client a été impressionné que j'ai répondu à son email rapidement et professionnellement. En d'autres termes, j'ai rendu des milliers des dollars justes parce que je réponds rapidement et emploie un correcteur orthographique. Est-ce que c'est un grand pays ou ce qui ?

Comment créez-vous une politique d'email ? Si vous avez d'autres politiques existantes en place, comme ceux qui concerne des communications d'affaires, l'accès aux matériaux confidentiels, l'utilisation personnelle du téléphone, le harcèlement sexuel, etc. vous devriez pouvoir établir une politique d'email en utilisant les politiques existantes comme directives.

Si vous devez commencer à partir de l'éraflure vous pouvez immobile écrire la politique vous-même avec du peu de temps et la recherche, cependant, beaucoup de compagnies se fondent sur les conseillers professionnels pour faire le travail pour eux. Quand vous vous rendez compte de l'importance d'une politique d'email et comprenez les ramifications de ne pas avoir un, vous conviendrez probablement que son argent bien utilisé.

Une politique d'email ne doit pas être une longue, dessiné dehors documentent. La plupart des politiques ne sont pas plus que quelques pages longues, écrit dans l'anglais bon que chaque employé peut facilement comprendre.

La clef au succès de votre politique d'email de compagnie se situe dans la formation de vos employés. Vous ne pouvez pas simplement établir une politique et s'attendre à ce que chacun suive aveuglément. Une fois que la politique est écrite elle devrait être distribuée aux employés et peut même devenir une partie de futurs contrats d'emploi. Expliquer la politique à vos employés et avoir eux lus et le signe signifier qu'ils comprennent et adhéreront aux règles.

Beaucoup de compagnies maintenant se rendent compte de l'importance de l'email et mettent sur les conférences de formation qui enseignent non seulement à leurs employés comment coller à la politique, mais comment composer et répondre aux email, aussi bien.

Voici à votre succès !