Rédaction de rapports -- 7 bouts pour améliorer votre édition

La rédaction de rapports n'est pas la plus facile des travaux et une des plus grandes erreurs faites par beaucoup d'auteurs de rapport est de négliger l'étape finale du leur chargent - qui est d'éditer et corriger leur rapport soigneusement.

Il est presque inévitable que votre rédaction de rapports contiendra des erreurs textuelles. Il vaut bien mieux que vous de trouver et corriger ces erreurs que pour que vos lecteurs les repèrent et à deviennent probablement irrités par eux. Tellement souvent cette finale chargent de l'édition est faite en passant, le cas échéant, tandis qu'elle devrait être faite soigneusement et systématiquement.

Ainsi, comment la faites-vous réellement ? Les différents auteurs auront différentes approches, mais la plupart des auteurs professionnels sont susceptibles d'employer les sept techniques suivantes.

1. L'imprimer ! La lire ! La fixer ! Beaucoup de gens le trouvent plus facile d'éditer un document imprimé qu'un distillateur sur l'écran, ainsi la copie et le lisent. Si vous trébuchez alors vos lecteurs feront presque certainement tellement aussi. Si vous, l'auteur, ne peut pas lire votre rapport sans hésitation, alors quelle chance ont vos lecteurs obtenus ? Fixer les problèmes évidents.

2. La raccourcir ! Les projets de rapport sont toujours trop longs. Enlever tout ce qui la valeur ajoutée à votre rapport. En fait, rien n'aiment qui devrait être dans là mais il y aura quelque chose, peut-être plusieurs choses, ainsi les trouver et les supprimer. Juste parce que vous suez le sang pour découvrir une certaine information ne signifie pas que votre lecteur doit la savoir. S'ils, l'inclure ; s'ils pas, l'omettre. Être impitoyable à ce sujet.

3. Maintenir vos paragraphes et phrases assez courts. Essayer de réaliser les longueurs moyennes de paragraphe d'environ 5 ou 6 lignes s'imprimé sur le papier A4 et le but pour une longueur moyenne de phrase de juste au-dessous de 20 mots. Court-circuiter le regard de paragraphes et de phrases plus d'invitation et être plus facile à lire que désirent ardemment ceux. Évidemment certains en seront plus longs et plus court que ces directives.

4. Essayer d'employer l'anglais bon en écrivant des rapports - si votre lecteur doit finir par un dictionnaire dehors pour comprendre que votre rapport alors vous n'avez pas employé l'anglais bon. Quand l'inscription un rapport de votre travail est d'obtenir votre argument à travers à votre lecteur, pour ne pas augmenter son vocabulaire.

Remplacer ainsi les mots peu communs ou obscurs avec ceux il est plus facile comprendre que. Par exemple, ne pas parler d'un décalage de paradigme de `' à moins que vous deviez vraiment, au lieu de cela pour leur dire au sujet d'une approche ou d'un changement différente d'attitude ou de processus. En outre, supprimer les mots inutiles. Une crise est toujours sérieuse et les dangers sont toujours vrais ainsi vous n'avez pas besoin de dire la crise sérieuse de `' ou danger de `le vrai'. Y a-t-il des crises insignifiantes ou des dangers d'imitation ?

5. Serrer vers le haut de votre écriture par la préférence active aux phrases passives. Ce point de grammaire peut sérieusement améliorer votre rédaction de rapports ! Les phrases actives auront habituellement une structure de sujet-verbe-objet tandis que le passif ceux ont une structure d'objet-verbe-sujet. Dégager comme boue ? Oublier la grammaire et le regard juste à quelques exemples.

Par exemple, le `que le chien a chassé le chat' (5 mots) est une phrase active tandis que le `le chat a été chassé par le chien' (7 mots) est une phrase passive. Les phrases actives sont normalement plus courtes et un peu plus direct. C'est habituellement une bonne idée de viser pour environ 70-80% de vos phrases à être en activité en écrivant des rapports. Dans des rapports techniques vous pouvez devoir abaisser vos vues. Voici deux exemples de vrais rapports :

Trois emplacements ont été visités par les inspecteurs. (Passif - 7 mots)

Les inspecteurs ont visité trois emplacements. (Actif - 5 mots)

Des enfants ont été encouragés à employer le jeu exploratoire par leurs professeurs. (Passif - 10 mots)

Les professeurs ont encouragé des enfants à employer le jeu exploratoire. (Actif - 7 mots)

6. Faire les contrôles évidents. Il étonne combien de personnes semblent sauter les contrôles de base sur la ponctuation, l'épellation et la grammaire. Les contrôleurs de grammaire sont loin de la perfection mais ils fourniront de l'aide si utilisés intelligemment.

La plupart des problèmes de ponctuation peuvent être évités si vous employez des phrases courtes. Les phrases courtes ont besoin de peu de signes de ponctuation et le contrôleur de grammaire est pour obtenir des choses droites aussi.

Placer le correcteur orthographique à la bonne version de l'anglais pour vos lecteurs mais ne pas compter là-dessus. Vous devez également vérifier l'épellation par l'oeil. Un correcteur orthographique ne peut pas vérifier votre signification. Si vous mistype un mot de sorte qu'il finisse vers le haut car un mot anglais correct il ne le repèrera pas (tel que le travail de dactylographie de `' au lieu du mot de `').

Dans la grammaire, le sujet-verbe-accord de `' signifie habituellement que vous avez embrouillé vers le haut des singuliers et des pluriels. Se rappeler que « les noms collectifs » comme le `le conseil', le `le comité' et le `l'industrie' sont réellement singulier et prendre les verbes singuliers en dépit à de se rapporter à un bon nombre de personnes ou d'organismes. Ainsi nous écrivons le `que le comité est très intéressé,' pas `le comité sont très intéressé'.

7. En conclusion, jeter un bon coup d'oeil à lui. Semble-t-ce bon ? Ajouter un certain espace blanc dans les endroits sensibles (tels qu'une ligne supplémentaire l'espace après des sections) peut faire un regard de rapport plus invitant.

L'édition de n'importe quel document, mais particulièrement quand vous êtes rédaction de rapports, est une partie importante du procédé de production, pas des frais supplémentaires facultatifs à faire si vous n'avez rien à mieux faire avec du votre temps. Avec n'importe quelle écriture, particulièrement un rapport prolongé, n'importe comment soigneux vous êtes là sera toujours quelques erreurs. L'édition soigneuse et méthodique peut trouver la plupart d'entre elles. Il vaut bien mieux que vous de les trouver et les corrigiez que pour que vos lecteurs notent eux et la crispation.

La rédaction de rapports n'est pas nécessairement facile, mais elle peut récompenser et un bon rapport peut établir votre réputation. Un mauvais un bidon aussi !

Auteur : © élégant Atherton élégant 2005 d'Atherton