Réflexions d'email : 10 courtoisies simples

Ok, vous êtes superbe vous occupez ou vous êtes vers le bas à votre dernier email avant le titre à la maison. Peut-être c'est en tout début de matinée, vous ont un plein dans la boîte à lire et manipuler, tous avant que votre réunion commence en 10 minutes. Il est facile d'être dans des précipitations et d'écarter les petites choses, de quelque manière que…

… vous avoir a jamais pensé comment votre email a regardé du point de vue d'un récepteur ? Naturellement vous avez, journalier, n'est-ce pas ? Il est si facile dans nos vies rapide-entraînées a laissé les petites choses disparaître.

Quand vous recevez un email mal composé et vous ne savez pas où chaque paragraphe commence ou finit -- les pensées sont dispersées et brouillées -- voici le broutement de l'individu du lecteur dans l'action : « Ce qui l'estacade à claire-voie, cela me prendra des heures pour déchiffrer ceci. Je n'ai pas le temps pour ceci. X ne peut-il pas être respectueux ? Je me feindrai juste ne l'ai pas obtenu et peut-être leur email de suivi sera plus clair. » Clic et effacement. Naturellement, vous n'avez jamais fait ceci -- broutage.

Par hasard, votre prochain récepteur d'email est plus gentil et ne supprime pas et ne feint pas. Ils juste passent au prochain email et laissent le vôtre pour « un jour à l'avenir » empilent. Et peut-être il ou ne sera pas jamais répondu. Leur réponse peut même manquer votre point entièrement ou seulement fournir la rétroaction à la moitié des articles qui ont besoin adresser.

Si vous avez la difficulté obtenir des réponses rapides ou n'importe quelle réponse du tout, le récepteur pourrait t'envoyer un message silencieux. Elles pourraient estimer que vous perdez leur temps ou veulent vous instruire sur des courtoisies communes d'email.

Récemment, après réception de dix email en un jour des professionnels indépendants séparés, avec leurs pronoms personnels « I » en minuscules sans compter que d'autres articles. Je les ai demandés de m'éclairer au sujet de leurs protocoles relâchés. J'ai reçu une vague des réponses négatives. Afin de garder ceci un article famille-disponible, voici quelques réponses nettoyées : « je n'ai pas le temps, trop d'email. » Quelques autres se sont ajoutés, « je le font à chacun. » J'ai en particulier aimé « à » dans les deux derniers email -- Je le fais «  » chacun.

Un client de directeur de ressource humaine partagé avec moi que journalier elle supprime dix ou douze applications, environ 12% de tout le nombre elle reçoit le journal, qui omettent des courtoisies communes d'email. Une majorité viennent des individus avec des degrés plus élevés. J'ai ri sous cape de l'ironie. Elle pas sighed et juste fortement. Elle l'a trouvé bien plus sérieux sur le nombre d'email qu'elle a reçus des recruteurs qui ont également manqué de ces courtoisies simples.

« Ne pas suer la petite substance » est un livre que je lis il y a quelques années si je me rappelle correctement. Normalement je ne m'inquiéterais pas beaucoup de la petite substance l'un ou l'autre. Cependant, communication logique, si verbal ou écrit, représente toujours qui nous sommes et le respect d'expositions. En utilisant l'histoire comme indicateur, la communication a commencé et a arrêté des guerres.

Récemment, j'ai assisté à un enclenchement parlant avec Michelle Singletary, auteur, « 7 incantations d'argent, » et chroniqueur, la couleur de l'argent, pour le poteau de Washington. Dans la présentation, elle a mentionné plusieurs fois, « vous devriez suer la petite substance. » Naturellement, sa référence était à l'argent. Cependant, c'était un point important. Il prend des penny pour se développer en dollars, dollars pour additionner jusqu'à dix, et ainsi de suite vers le haut de l'échelle monétaire. Pas il prise vraie que si nous omettons les petits courtoisies et respect communs dans les email, volonté il pas bloc les dollars -- directement ou indirectement ?

En pensant l'excédent les avantages donnés pour prendre soin de la « petite substance » dans les email, voici trois incantations puissantes :

* Un email de professionnel attire une réponse professionnelle.

* Quand vous respectez le temps d'autres, elles habituellement respecteront le vôtre.

* Quand la communication est traversante et claire pensés, les chances augmentent de manière significative que la réponse sera retournée de la même manière. Stinkin' pensant attire la même chose.

10 courtoisies simples, recueillies des email de la lecture 2.000, et rétroaction du directeur de ressource humaine :

1. Foyer sur une matière par email. Maintenir l'email simple ainsi le récepteur peut se focaliser dans rapide et facile. Ceci améliore la chance d'une réponse plus rapide, peut-être n'importe quelle réponse. Si vous écrivez à quelqu'un régulièrement, demander ce que lui ou elle préfère.

2. Une ligne soumise appropriée aidera à réduire la suppression accidentelle. Elle aidera également à localiser cet email spécifique plus rapidement si nécessaire. Quand l'expédition ou répondre, changent la ligne soumise pour refléter votre réponse. Vous pouvez également ajouter votre prénom dans la ligne soumise comme marque supplémentaire. J'aime commencer le mien avec : « La note personnelle de Catherine » ou suivent après le sujet avec : « De Catherine. » Si vous traitez des dates-limites ajouter : « Veuillez répondre près. »

3. Garder chaque paragraphe à un pensé même si le paragraphe s'avère être une phrase réduite en fragments. Vous voudrez limiter des paragraphes d'email à six phrases. Une manière normale de la lecture d'un écran d'ordinateur est avec balayer-a lu le processus. La lecture d'écran dessèche les yeux et réduit clignoter entraînant la vue fatiguée.

4. Ajouter les titres de subheader dans l'email quand plus de trois paragraphes sont dans l'email ou plus de trois paragraphes suivent le subheader. Vous pouvez ajouter des subheaders pendant que vous dactylographiez ou tandis que rereading. Ceci maintient se déplacer de yeux rapide et facile. Il permet également à l'esprit de décaler de la matière à la matière sans toiles d'araignée se développantes.

5. Relire votre email n'importe comment long ou court. Nous pensons toujours plus rapidement que nos doigts peuvent dactylographier. Ainsi, ce qui est dactylographié n'est pas toujours ce qui était essaimage autour dans notre esprit.

6. Le sujet coule-t-il ou était-il variable ? L'écoulement dans un email n'est pas identique que l'écoulement d'un chapitre dans un livre à l'autre. L'écoulement permet le lecteur facilement à la transition et comprend le matériel. Si variable, le lecteur pourrait rêvasser ou prendre une coupure et formuler une réponse différente qui ne pourrait pas adapter le matériel, créant les email additionnels sur votre partie pour clarifier. Les endroits fréquents à vérifier l'écoulement en votre matériel sont où vous commencez ou arrêtez un message ou un submessage.

7. Y a-t-il un type de la priorité ou d'ordre requis pour suivre de sorte que le récepteur suive avec le matériel ? Y a-t-il des étapes ou de l'information qui construisent sur le message précédent ? Avant que vous puissiez verser un verre de lait vous pourriez vouloir l'achat le lait -- broutage. Quand nous sommes extrêmement au courant de comment à faire quelque chose, il est facile d'écrire après quelque chose, un malheur commun par LUI des experts. Connaissez-vous le récepteur et leur niveau de la connaissance ou d'expérience sur la matière ? Mon énonciation de favori est, « quand dans le doute, l'écrivent dehors. »

8. Dans l'intéret de qualité, allumer le dispositif de contrôle de charme dessus. Si vous voulez écrire des pronoms en minuscules, laisser au moins le contrôle de charme les attraper pour toi.

9. Qui êtes-vous ? Vous penseriez que celui-ci était bon sens, au moins je. Cependant, chaque semaine je reçois 10-15 email me posant une question générale sans me dire qui ils sont ou me donnant un certain fond. Ils sont des questions énormes et ouvertes qui me prendraient des années à la réponse. Ceci tombe dans le manque de catégorie de respect.

10. De queest-ce que vous avez besoin ou voulez ? Expédition un email qui ne demande pas ce que vous avez besoin de marques l'essai de récepteur pour deviner. Non frais. Parler vers le haut, ne pas être timide. Si vous prenez le rejet personnellement, louer un entraîneur de la vie pour travailler à ceci avec toi. Les rapports ne demandent automatiquement rien. Les questions. Mon papa a eu une énonciation, « roue grinçante obtient la graisse. Si vous ne pouvez pas demander, grincer quelque part autrement. Je ne peux pas deviner de quel type d'huile vous avez besoin. » Dur pourtant elle fait sa remarque. Allez-y et demandez, et aucun ce n'est pas une réflexion sur toi.

Nous tous croyons que nous avons de bonnes qualifications de communication. Il pourrait y avoir quelques vraies surprises quand vous commencez à pratiquer ces 10 courtoisies simples. Prendre votre temps, ralentissement afin d'accélérer. L'aborder lentement de sorte que les leçons collent. Vous serez heureux vous. Le prochain email que vous envoyez pourrait être à votre prochain patron, client, ou expédié au président. Vous ne savez jamais. Il est arrivé à moi et il pourrait arriver à toi.