Répondre à vos espérances de réunion

« Obtenir quelque chose faite une réunion devrait ne se composer de pas plus de trois personnes, deux de qui sont absents. » inconnu de ~Author

Une des plaintes que j'entends est le plus souvent au sujet du nombre de réunions les gens s'occupent pendant n'importe quelle semaine donnée. C'est non seulement la quantité, mais la durée et l'inefficacité qui semblent poser des problèmes. La conduite des réunions efficaces fait partie de pratiquer la gestion de temps utile et quelque chose que nous couvrons pendant mes ateliers, ainsi j'ai pensé qu'une récapitulation de quelques directives de réunion serait utile :

Avant la réunion…

Créer et distribuer un ordre du jour. Si d'autres sont impliqués, obtenir leurs contributions en les demandant de fournir 3 choses : la matière, le temps nécessaires pour discuter elle et le but de l'article. Créer un niveau de l'espérance en expliquant cela sans cette information vous n'ont aucune manière de placer et d'atteindre les points de l'ordre du jour d'une façon opportune. Identifier les actions spécifiques et les résultats pour l'inclusion d'ordre du jour parce que ceci déterminera qui devrait être sont présents. Essayer de garder le nombre de participants entre 4 et 7. État quand la réunion commencera et finira et essayera d'honorer ces périodes.

Au cours de la réunion…

Séjour sur la matière. L'affectation d'un facilitant disposé peut aider à garder le groupe pour rester focalisée. Le facilitant peut également être chargé de rappeler des participants quand les commentaires sont « réitérés » plutôt que « additif » à la discussion. À la fin de la réunion assigner les actions à entreprendre et date--il aide le personnel à rester attentif et renforce la responsabilité. « Vous savez votre prochaine étape ? » est une grande question à demander afin de donner à des participants l'occasion de demander et recevoir la clarification sur des actions à entreprendre.

Après la réunion…

Avoir une feuille de suivi de « action » disponible vers la fin du jour. Ceci montre la date de la réunion, la charge, les parties responsables, la date de date-limite et une suivre-mise à jour. Affecter un coordonnateur de réunion à suivre-à travers avec les engagements faits et remarquables sur cette feuille de « action ». Vous pouvez trouver un échantillon dans la bibliothèque de notre site Web.

L'objectif est de gagner une réputation pour avoir moins, des réunions plus efficaces et plus efficaces. Les participants feront bon accueil à l'occasion de partager l'information et participer quand ils jugent ils ont été entendus et ils savent que leur temps n'a pas été perdu.

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