Résolution des problèmes la réunion de résolution des problèmes

Nous allons aux réunions pour partager l'information, pour rendre compte du statut de projet, pour prendre des décisions, pour obtenir le déjeuner libre, et parce que nous avons été invités. (Désolé que je me sois écarté). C'est seulement une liste partielle - il y a beaucoup d'autres raisons valides de tenir des réunions.

Peut-être la raison la plus commune et la meilleure d'une réunion est cependant de résoudre un problème. Une réunion est un grand endroit pour faire ceci - vous obtenez une variété de personnes avec une variété d'expériences, de connaissance et de perspectives ensemble pour s'assurer que la meilleure solution est identifiée et que toutes les considérations importantes ont été prises en considération.

Le problème est, cela tandis que le lieu de rendez-vous et les personnes pourraient être corrects, souvent le processus est défectueux. Il est défectueux parce qu'une question n'a pas été clairement posée et n'a pas été répondue.

La situation typique

Avez-vous jamais été lors d'une réunion où 20 minutes (ou une heure ou plus) dans la discussion du problème, les gens commencent à se rendre compte qu'elles ne sont pas tout le fonctionnement sur exactement le même problème, ou assument déjà certaines solutions ? La plupart des personnes que j'ai demandé que cette question de au cours des années ont incliné la tête dans l'affirmatif. C'est que ce moment qu'une réunion doit arrêter - et la clarification doit commencer.

Il est également en ces moments où les constructions d'anéantissement, reprise commence, et les réunions obtiennent une mauvaise réputation.

La solution à cette situation est poser et répondre à l'une question.

La question de résolution des problèmes

Cette question est : « Quel est le problème ? »

Il semble si simple. Est-ce que je, pourquoi n'importe qui signifient commencerait jamais la résolution des problèmes sans savoir vraiment ce qu'est le problème ? Les gens ne le font pas sur le but, naturellement, ils le font parce que :

- Le problème est clair dans leur esprit (ou au moins eux penser ainsi).

- Ils supposent chacun sait que le problème existe.

- Ils supposent que chacun convient que c'est, en fait, un problème.

Malheureusement ces raisons règnent trop souvent.

Ainsi, quel est le problème ?

Obtenir un accord de groupe et un arrangement du problème est l'une des meilleures choses que vous pouvez faire pour améliorer la vitesse et l'efficacité de la résolution des problèmes de groupe. Mais comment le faites-vous ?

Le rapport de problème

Vous le faites avec un concis clair, bien écrit le rapport de problème.

Un rapport de problème définit succinctement ce qu'est le problème. On lui écrit à la clarté de produit de la pensée et pour réduire des prétentions les personnes font concernant le problème. Au moins aussi important comme ces raison, un bon problème rapport garder nous supposer un solution, avant que égal état le problème.

En cercles d'universitaire, les rapports de problème sont souvent longs (une ou plusieurs pages), (accomplir un bon nombre de données et de statistiques) des récits détaillés. N'est pas ce de ce que nous avons besoin lors d'une réunion. De ce que nous avons besoin est une un ou deux description courte de phrase de

- ce qui est le problème

- qui il affecte

- quand est il un problème

- où c'est un problème

Votre rapport de problème ne devrait pas répondre au « pourquoi ? » question - en tant que votre processus de résolution des problèmes devrait vous mener à un arrangement clair de « pourquoi ? » Se rappeler que le but est de définir le problème de sorte que chacun soit d'accord sur le problème et sa portée.

Quelques exemples

Tandis que le format peut changer, voici un couple des rapports de problème d'exemple pour vous aider à obtenir commencé :

- Nous (notre équipe) n'avons pas des données opportunes pour déterminer quand faire le commutateur à partir de « X' « à Y ».

- Nos délais au service de Madison sont actuellement de deux semaines, qui nous met à une disparité de concurrence comparée à nos concurrents.

- Nos inscriptions pour le programme d'été sont 20% derrière l'année dernière et les projections derrière de 30%.

Le format final de ce rapport importe moins que s'assurant qu'il répond aux questions ci-dessus. Peupler parfois l'état le nouveau résultat désiré dans le rapport de problème aussi bien (par exemple « actuellement les prises de processus quatre jours et le temps désiré est de deux jours »). Ceci peut être une addition valable si ce but de fin est déjà connu. Souvent à ce stade nous n'avons pas assez d'information pour savoir juste combien d'amélioration nous peut réaliser.

Un problème bien indiqué est une moitié de problème résolue. En prenant le temps nécessaire pour gagner l'accord sur une définition précise de votre problème avant de commencer le processus de résolution des problèmes, vous vraiment avez réduit tout le moment pour vos efforts de résolution des problèmes rigoureusement. Ces effort et discipline amélioreront vos résultats sensiblement, et immédiatement.