Réunions : Planification d'une session de groupe

CARACTÉRISTIQUES D'UN FACILITANT EFFICACE : Comme président, foyer sur les buts de la réunion et objectifs dans toute la réunion. La plupart de tout que vous dites devrait atteindre cet objectif. Un ordre du jour écrit et des aides visuelles servent de points de référence et aident à renforcer votre but. Vous apporterez votre plus grande contribution en posant des questions. Les questions aident à stimuler la pensée, dirigent la direction de la discussion, et déroutent les questions non pertinentes. Les questions spécifiques pourraient être : « Où que fil d'idée - ce qui sont les conséquences ? » et « est cette ligne de discussion conformée à nos objectifs ? »

FACTEURS IMPORTANTS LORS DES RÉUNIONS DE PLANIFICATION--SIDA VISUEL : Les aides visuelles, telles que des flipcharts et des transparents vous aident à établir un contexte pour la réunion et à avoir un effet plus durable cette présentation orale juste. Quand vous comptez seulement sur la communication orale, on l'estime que 80 pour cent d'un message sont souvent mal interprétés ou oubliés entièrement peu après sa conclusion.

FACTEURS IMPORTANTS EN PROJETANT UNE RÉUNION--ALLOCATION DES PLACES : Les arrangements d'allocation des places affectent la tonalité et la participation aux réunions. Le président devrait être en position centrale pour faciliter le gouvernement de la réunion le plus efficacement. Lors de petites réunions le directeur devrait s'asseoir à la tête de la table, et lors des réunions avec 12 participants ou plus, au centre du côté. L'allocation des places autour d'une table ronde rectangulaire ou, ou l'arrangement de demi-cercle, où tous les participants peuvent avoir le contact d'oeil est généralement le meilleur. Pour la résolution des problèmes et l'idée produisant des réunions, cet arrangement d'allocation des places favorise a équipe-comme l'atmosphère.

FACTEURS IMPORTANTS EN PROJETANT UNE RÉUNION--ENVIRONNEMENT : L'environnement physique d'une réunion pèse lourd sur ses résultats. Planifier pour l'avenir pour faire ce positif d'impact. Par exemple, essayer de localiser la réunion dans une salle bien-aérée, où les distractions et les interruptions sont minimales et s'allumer et température ambiante sont confortables. Employer une table large et la placer dans un endroit central ainsi les participants ne seront pas à l'etroit ou tendus.