Réunions efficaces par Phone - partie 1, comment projeter une téléconférence

Les téléconférences peuvent être un avantage ou un buste. Du côté positif, elles permettent à des personnes à différents endroits d'assister à des réunions sans devoir voyager. Du côté négatif, ils peuvent se dégénérer dans des luttes de frustration avec la rumeur non contrôlée. Ceci se produit parce que les gens manquent du contact visuel, qui gêne la communication efficace et fournit des occasions de se conduire mal.

Voici comment établir une réunion efficace par le téléphone.

1) Projeter une réunion simple. Dans le meilleur des cas, la réunion devrait durer moins de 30 à 45 minutes. Les gens ne peuvent pas se concentrer sur de longs appels de téléphone. Ils deviennent fatigués. Leurs dérives d'attention. Elles doivent prendre une coupure. Concevoir votre réunion de sorte qu'elle soit courte et au point. De cette façon chacun peut se concentrer sur les questions et participer efficacement.

2) Écrire votre but pour la réunion. S'assurer alors que ce rapport représente vraiment le résultat que vous voulez avoir à la fin de la réunion. Le manque d'un espace libre, but bien-indiqué est la deuxième plus grande cause de mauvaises réunions. Prochain contrôle si une téléconférence est la meilleure manière d'obtenir ce but. Décommander la réunion si vous pouvez réaliser le but avec n'importe quelle autre approche, comme par envoyer une note, faisant un téléphone simple appeler, ou la pensée par une solution par vous-même.

3) Préparer un ordre du jour. Une téléconférence sans ordre du jour est comme un voyage sans carte -- dans l'obscurité. Sans ordre du jour, vous perdrez le temps de commande et de perte. Votre ordre du jour devrait inclure le but pour la réunion et des instructions détaillées pour chaque partie de la réunion. Ce devrait être si complet et le détail que quelqu'un d'autre pourrait les employer pour courir votre réunion.

4) Distribuer l'ordre du jour au moins un jour avant la réunion. Ceci permet à chacun de penser à vos questions et de se préparer à leur participation. Si (par exemple, pour les questions controversées ou complexes) participants appropriés de clef d'appel pour confirmer qu'elles ont reçu l'ordre du jour et pour vérifier si elles ont des commentaires sur la façon dont la réunion pourrait être rendue plus efficace. Employer ceci comme occasion d'écouter leurs idées, au lieu de le travail sur les questions ou de discuter avec elles.

5) Distribuer tous les matériaux liés aux questions avant la réunion. Ceci inclut des contours, des modèles, des schémas, des brochures de produit, et des données. Puis, les participants peuvent utiliser ces outils pour participer plus efficacement. Par exemple, ils peuvent suivre un contour, le regard aux diagrammes, ou les données lues au cours de la réunion. Ceci aide à compenser le manque de contact visuel dans une téléconférence.

6) Inviter seulement ceux qui peuvent directement contribuer à la réunion. Dans le meilleur des cas, ceci devrait être moins de huit personnes. Si vous invitez plus de personnes, il devient très difficile de tenir une réunion efficace. Avec un plus grand groupe, certains des participants deviendront perdus en tant qu'auditeurs silencieux, qui sont une perte de leur temps. Vous pouvez toujours envoyer une copie des minutes au peuple qui doit savoir le travail accompli au cours de la réunion.

Une téléconférence est plus qu'un appel de téléphone. C'est une réunion. Et une réunion est une activité économique qui devrait être conduite par un but bon de pensée dehors soutenu par un plan détaillé. Avec la planification appropriée, vos téléconférences vous distingueront en tant que chef efficace.