Réunions efficaces par Phone - partie 2, comment tenir une téléconférence

Même une téléconférence bien projetée peut aller mal. Certains traitent n'importe quelle réunion comme activité sociale occasionnelle au lieu de comme projet sérieux d'affaires. Et une téléconférence apporte des défis spéciaux parce que les gens leur assistent dans l'intimité de leur bureau sans pouvoir voir ou être vu par les autres participants.

Employer ces techniques pour tenir une réunion plus efficace par le téléphone.

1) Commencer par un rond rapide des introductions d'individu de sorte que chacun puisse découvrir qui est présent et entendre chacun voix d'autre.

2) Imposer la règle de « un haut-parleur à la fois. » Les conversations multiples ruinent une téléconférence.

3) Insister sur le fait que les gens annoncent quand ils se joignent ou laissent la conférence.

4) Si les gens doivent partir au cours de la réunion, fermeture de gain sur toutes questions qu'ils ont participé dedans avant qu'ils partent. Par exemple, « Pat a accepté de préparer une estimation des coûts par le lundi prochain. Est ce correct, Pat ? » Faire les ajustements à l'ordre du jour (si approprié) basé sur les participants restants.

5) Maintenir chacun concentré sur la question étant discutée. Si quelqu'un présente une idée qui semble indépendante par exemple « cela semble intéressante. Comment fait qui se relient à la question ? »

6) Enregistrer la conférence. D'abord, ceci vous aidera à préparer le compte rendu. Et en second lieu, il encourage des personnes à faire des commentaires signicatifs. Naturellement, vous devriez annoncer que vous enregistrez la réunion avant que vous commenciez.

7) Énoncer votre nom chaque fois que vous parlez. Ceci aide chacun pour savoir que vous parlez.

8) Si vous parlez de votre téléphone de bureau, utiliser le combiné au lieu du speakerphone. Un speakerphone, tandis qu'utile, tord votre voix, prend des bruits de fond (comme l'équipement de bureau), et des marques une impression pauvre sur l'auditeur. Si vous devez avoir les deux mains libres tandis que vous parlez, obtenir un écouteur. Note : Elle est plus courtoise pour parler aux gens par le combiné (au lieu du speakerphone) à n'importe quel appel de téléphone.

9) Parler clairement pour s'assurer que vous êtes compris. Prendre l'effort supplémentaire de déclarer soigneusement et parler lentement. Naturellement, vous voulez sembler normal.

10) En énonçant des nombres, les écrire dehors tandis que vous parlez parce que cela définit le taux auquel chacun autrement les capture.

11) Demander alors à la partie de réception pour confirmer des nombres (ou d'autres données critiques) en les répétant. Bien que ceci puisse sembler maladroit, il empêche des malentendus. Améliorer encore, envoyer les copies écrites de toute l'information critique.

12) Si possible, projeter vos rapports en prenant notes un contour de vos idées principales avant de parler. Ceci contribue à une réunion plus efficace, aides que vous semblez plus pensif, et évite l'embarras de faire un gaff verbal.

13) Employer votre meilleur, la plupart des qualifications de écoute focalisées. Payer l'addition pour contenter, aussi bien que des inflexions, la tonalité de voix, le choix des mots, l'emphase, des intentions assumées, et votre intuition.

14) Éviter de déranger des papiers, en se déplaçant environ, ou de taper des objets. Chacun autrement entendra le bruit. Il est distrayant et irritant.

15) Renforce des accomplissements en distribuant des copies des idées et des accords principaux au cours de la réunion. Vous pouvez envoyer ces derniers, par exemple, par E-mail ou fax.

16) Séjour entièrement actuel au cours de la réunion. Éviter de travailler à autre charge, comme des papiers de courrier de lecture ou de classement. Ceux-ci réduisent votre capacité de participer intelligemment à la réunion.

17) Éviter d'à l'aide du bouton muet pour parler à quelqu'un dans votre bureau pendant l'audioconférence. D'abord, ceci montre l'impolitesse aux parties - la personne dans votre bureau et aux personnes dans la téléconférence. Il prend également votre attention loin de la réunion, vous faisant manquer l'information importante. Et être averti que les gens se sont trouvés dans l'ennui sérieux quand le bouton muet a échoué.

18) Préparer le compte rendu peu après la réunion. Envoyer une ébauche aux participants principaux pour confirmer que vos notes décrivent exactement les résultats de la réunion. Des minutes devraient être libérées dans un jour ou deux après la réunion afin d'être utiles. Après ce, elles deviennent éventées.

Correctement conduites, les téléconférences contribuent à l'efficacité des affaires efficaces. Employer les techniques ci-dessus pour s'assurer que vos réunions font cela.