Réunions efficaces : Pourquoi la plupart des réunions sont une perte de temps

Si votre compagnie tient on rencontrant une semaine ou des douzaines de réunions par jour il est essentiel que cette fois soit employée efficacement et efficacement. La plupart des réunions sont moins efficaces qu'elles pourraient être pas parce qu'elles sont mal contrôlées, mais parce que se réunissant les directeurs passent tout leur temps se concentrant sur les un ou deux heures quand les gens seront recueillis autour de l'écran de table ou de vidéo de conférence. Les directeurs futés de réunion savent que c'est les mesures que vous prenez pendant les trois jours juste avant la réunion qui sont beaucoup plus importants que la réunion elle-même.

Quand votre réunion commence
La clef à rendre votre réunion réussie commence longtemps avant le commencer-temps programmé de votre réunion. Juste comme n'importe quel athlète sait l'importance de l'étirage avant de s'exercer, les directeurs supérieurs de réunion savent que comment vous passez votre temps la semaine avant une réunion est aussi importante qu'ou plus importante que le temps de réunion lui-même.

Signes communs qu'un directeur a passé trop d'heure se concentrant sur la réunion elle-même et pas assez de temps se concentrant sur l'activité amenant à la réunion incluent des personnes venant à vos réunions non préparées, quelques personnes suggérant plusieurs des idées, et un modèle cohérent de la précipitation par les articles au fond de votre ordre du jour.

Roger brûle, un vétéran de 30 ans des réunions à niveau élevé le décrit aiment ceci, « chronomètre souvent les 20 premiers ou 30 minutes de nos réunions seraient dépensées avec des personnes renversant par les documents que je les avais envoyés au-dessus il y a d'une semaine. Elles n'avaient préparé et ont eu aucune idée quelles questions j'allais poser dans les minutes à venir. »

Si vous êtes comme beaucoup, ces symptômes apparaissent le plus souvent. Ainsi quel est un directeur de réunion à faire ? Comment pouvez-vous éviter ces pièges communs ? La réponse est simple, mais elle commence une pleine semaine avant que la réunion soit prévue pour commencer.

Les trois p des réunions réussies : Préparation, participation, Prioritization
Bien qu'une réunion réussie exige un facilitant habile, c'est seulement une partie du puzzle. Également importante est l'activité qui s'est produite avant la réunion.

Le premier P : Préparation
L'utilisation efficace de votre temps de réunion se fonde sur toutes les parties étant préparées pour participer. Ceci signifie que chaque personne de service a déjà lu les matériaux de réunion avant d'avoir lieu de réunion. En plus de ceci, les participants de réunion devraient être donnés les questions qui vont être discutées avant la réunion.

Historiquement, la plupart des réunions commencent par le président posant une question à ceux de service. Comme exemple si vous teniez une réunion de planification stratégique stratégique, une bonne question pourrait être, « ce qui vous pensent sont les forces de notre organisation ? » En ce moment la discussion se déplace autour de la table avec chaque personne ayant deux minutes pour traiter les questions, fournit une solution futé-retentissante, et exprime la solution avec cohérence au groupe.

Le problème avec cette méthode est que la plupart des bonnes idées ne viennent pas en ces deux minutes. Les bonnes idées viennent pendant que vous conduisez au travail, pendant que vous êtes tomber endormi, pendant que vous êtes dans la douche - les temps mêmes vous n'êtes probablement pas avec vos collègues lors d'une réunion. (À moins que vous tenez par habitude vos réunions dans la salle de casier de compagnie !) Donner les questions que vous allez poser à chaque participant de réunion avant la réunion est essentiel à avoir les meilleures idées hors de vos participants. Il leur donne également une raison de lire les matériaux que vous avez distribués avant la réunion.

La meilleure heure de distribuer les matériaux et les questions est de trois à sept jours avant votre réunion. Ceci donne à des participants une chance de penser aux questions et aux questions, mais pas assez longtemps d'oublier leurs bonnes idées et pourquoi elles les ont aimées. Le remboursement ici est rapide et évident. Vous obtiendrez plus accompli dans moins d'éonomiseur de temps votre argent d'organisation et te permettre d'avoir vos idées a mis en application plus rapidement.

Le deuxième P : Participation
Avoir les meilleures idées de vos meilleures personnes est essentiel pour que votre réunion soit réussi. L'autre moitié de cette équation est d'obtenir une large base de participation tellement là est propriété dans la solution plutôt que ressentiment.

Si ces deux éléments sont si importants pour des réunions réussies, pourquoi est-il si rare qu'ils se produisent simultanément ? La première raison qu'il se produit rarement est parce que vos meilleures personnes d'idée sont souvent vos personnes plus occupées. Plus de temps que non ces personnes de haute valeur qui sont comme le maîs éclaté usine complètement des idées sont déjà programmés pour d'autres réunions quand vous choisissez vos temps de réunion. Bien qu'il soit parfois possible de remettre votre réunion pour rencontrer leur disponibilité, il est impossible à s'ajuster chaque fois et à chaque besoin.

La deuxième raison vous obligez rarement vos meilleures personnes d'idée à participer et avoir une base large de propriété en même temps doit faire avec le dynamique dans des réunions. Chaque personne dans votre organisation est câblée différemment et pour chaque personne qui est exprimer confortable et préconiser pour des idées lors d'une réunion il y a d'autres qui n'ont pas ce cadeau. Pour ceux qui sont bons pour la manoeuvre verbale, recevoir l'appui lors d'une réunion est comme un sport. Pour ceux qui se sentent moins confortables dans cet environnement préconisant une position peut se sentir comme la torture. Clairement un lieu de rendez-vous est nécessaire pour permettre à chacun une chance de participer à la solution d'une manière dont non-menace, démocratique et établit la propriété directement dans le processus.

Ne pas sous-estimer la valeur de cette participation accrue. Des idées, les initiatives et même les directives qui sont regardées en tant qu'ayant une large base d'appui sont mises en application plus rapidement et avec un de plus haut niveau de la qualité. En plus de ceci, vous avez de meilleures idées quand plus de personnes participent - particulièrement quand la participation de personnes sont ceux les plus proches de l'action pas ceux incubés dans leurs bureaux exécutifs. Tout le ce des aides vous avez innové plus rapidement que la concurrence, obtenez de lancer sur le marché plus vite avec vos idées, et gagnez la bataille de à qualité conformée.

Le troisième P : Prioritization
Dans un monde parfait nous aurions le temps illimité en chaque jour pour obtenir tout fait. Malheureusement nous vivons sur l'horloge chaque jour. Trop souvent nos réunions sont fourrées complètement des points de l'ordre du jour placés là dans l'ordre qu'elles ont révélé sur notre bureau ou l'ordre nous les avons pris avalons sur une note collante jaune tandis qu'au téléphone, sans le niveau d'importance ou de l'urgence.

Les meilleurs directeurs de réunion comprennent que tous les articles à un ordre du jour ne méritent pas le poids égal, et ils donnent la priorité aux questions commençant par le plus pressant. Ceci accorde vos meilleures minutes être consacrées à vos articles plus importants.

Malheureusement les priorités du chef ne sont pas toujours les priorités de l'équipe. Il y a beaucoup de fois où la troupe ont une question brûlante qui a complètement glissées après la gestion. Les chefs efficaces de réunion ont un système en place pour identifier et adresser juste de telles questions.

L'avantage de avoir un tel système en place est productivité accrue dans vos secteurs plus essentiels. En concentrant chacun l'attention sur les questions qui sont les plus importantes pour votre succès vous verra rapidement une diminution de la non-valeur - activité supplémentaire et rentabilité accrue pour vos efforts.

Un nouvel ensemble d'outils
Maintenant que nous avons commuté notre foyer de l'une réunion d'heure autour entièrement de la semaine amenant à une réunion - toute une nouvelle série d'outils doit être ajoutée à votre boîte à outils.

Il y a une multitude d'outils déjà présentent et ont expliqué pour vous aider avec la réunion réelle : des tableaux de conférence aux conseils blancs électroniques, de la vidéoconférence au dernier logiciel de collaboration permettant un groupe de personnes éditer un document des endroits autour du monde, compagnies ont tenu à jour avec une variété de solutions d'e-réunion.

Un outil nouveau à ce secteur du marché est ehuddle. Ehuddle est un outil Internet-basé employé par des compagnies pré-réunion et poteau-réunion pour augmenter l'efficacité des réunions. Lancé par un email simple aux participants de réunion, l'ehuddle let chacun qui est invité à la réunion voient les questions qui vont être posées, font un brainstorm des réponses possibles, et évaluent une liste de solutions possibles. Toute cette activité se produit en jours amenant à la réunion s'assurant que des participants sont disposés pour la réunion - ayant déjà pensé aux questions importantes et aux solutions possibles de chacun évaluées.

Ehuddle utilise un format en ligne de propriété industrielle qui est anonyme et démocratique. Ceci permet non seulement les membres de votre comité qui ne pourraient pas faire la réunion pour donner l'entrée, il crée également un environnement où personne n'a peur pour suggérer des idées. La propriété est établie dans le processus parce que chacun a eu une main en évaluant chaque solution.

Les directeurs futés de réunion utilisent même des outils comme l'ehuddle pour placer une partie de l'ordre du jour. En laissant des membres de troupe de n'importe quel groupe faire un brainstorm et ranger les questions qui sont importantes pour elles, l'ordre du jour reflète automatiquement les besoins de l'organisation.

Le retour sur l'investissement pour des outils comme l'ehuddle est rapidement réalisé. Les directeurs identifient l'argent perdu dans des réunions non-optimisées, des niveaux bas de participation, et l'activité distraite. Coupler ceci avec la productivité accrue, l'identification plus rapide de question et la résolution, et un temps-à-marché plus rapide que l'outil apporte et vous verrez rapidement que c'est argent bien utilisé.

L'utilisation de cet ensemble complet des outils avant une réunion permet au chef de marcher dans la salle de conférence ou la vidéoconférence confiante que le fond a été étendues pour une réunion réussie.