Réunions et voyages de route

La gestion d'une réunion est comme le réglage au loin en long voyage de voiture avec les amis ou la famille. Vous devez projeter votre itinéraire, prêter l'attention aux règles de la route, considérer ce qui maintiendra vos passagers engagés et occupés, et se rappeler toujours vous devez revenir maison à l'extrémité.

Juste comme les adultes et les enfants considèrent comme étant des voyages de voiture tolérables comme seule manière d'arriver à certains endroits, faire tellement aussi les maux de réunions de vue de personnes d'affaires selon les besoins.

Voici trois manières de faire une énorme différence lors de vos réunions.

1. SAVOIR OÙ VOUS ALLEZ

La plupart d'entre nous ne commencerait pas un voyage par le territoire peu familier sans regarder une carte à l'avance ainsi nous ne nous perdons pas. La préparation peut être juste dix minutes, mais une petite préparation va un long chemin vers rendre une réunion réussie. Vous voulez votre heure d'être productif et efficace. Si votre réunion est avec une équipe de projet pour cinq personnes, 100 personnes mondiales de ventes, ou un groupe en ligne de multi-endroit, vous devez considérer quelques articles principaux en avant de temps.

• Ce qui est vos résultats désirés ? Si la réunion plus de, et vous étiez enchantés avec lui, qu'auriez-vous en conséquence ? Voulez-vous le consensus sur une ligne de conduite ou les nouvelles idées sur un problème se reproduisant ? Voulez-vous simplement des mises à jour sur ce que chacun fait ? Une fois que vous êtes clair sur ce que vous voulez, vous pouvez énoncer un objectif clair de réunion et le partager avec chacun lors de la réunion.

Le • décident du type de réunion. La plupart des réunions ont quatre activités possibles : partageant l'information, rassemblant l'information, la résolution des problèmes, et la prise de décision. Beaucoup de réunions sont un mélange de ces derniers. Pour chaque point de l'ordre du jour, penser en avant du temps à ce que vous voulez comme résultats. Cela aidera toi, et chacun autrement, savent quand vous êtes sur-matière et quand vous n'êtes pas.

2. HONORER LES RÈGLES DE LA ROUTE ET CONTRÔLER VOS PASSAGERS

Quand vous êtes dans une voiture en voyage, les manières faciles de ruiner l'expérience sont obtenir arrêtées par la police quand vous désobéissez les règles de la route ou d'avoir les passagers combattre et se plaindre. Le même est vrai des réunions. Faire les personnes savoir ce que sont les directives. Faire votre meilleur pour continuer le dialogue avancer. Écouter tous les points de vue, mais ne pas laisser une vue dominer les autres. Contrôler le temps et la discussion de sorte que les haut-parleurs changent et des participants soient engagés. Si vous vous ennuyez, sont ainsi d'autres. Si vous êtes fatigué d'une voix particulière, vous n'êtes pas seul. Employer les directives suivantes pour maintenir la réunion animée.

Le • soit un président efficace. Être équitable. Établir et maintenir le bon rapport personnel avec votre groupe. Si vous voulez la participation active, éviter d'évaluer quelles personnes disent jusqu'à ce qu'il soit temps de prendre une décision. Garder l'information et dialoguer couler. Et quand vous obtenez à un point de décision, parole tellement publiquement. Énoncer la décision (si c'est consensus ou une décision pour obtenir plus d'information ou une ligne de conduite choisie), puis continuer aux prochaines étapes sur cette décision ou à la prochaine matière.

Le • contrôlent l'airtime. Contrôler la réunion comme une bonne cannette de fil du trafic - donner à chacun son tour. Imposer la brièveté. Si quelqu'un se promène indéfiniment, paraphraser son point et puis se tourner vers quelqu'un d'autre lors de la réunion. Faire parler les individus tranquilles.

Conflit de poignée de •. La majorité du conflit lors des réunions résulte de mal comprendre entre deux personnes ou plus. Être sûr que chaque position est clairement articulée (sans jugements de valeur au sujet des points de vue de opposition) et comprise.

3. FIN DU VOYAGE

Il y a quelque chose de anti-à son apogée au sujet de devenir à la maison d'un long voyage de voiture. La maison de tour semble sans fin quand l'anticipation est allée. Ceci se produit lors des réunions également. Finir ainsi vos réunions avec un coup, pas une pleurnicherie. Voici comment :

Finition de • à l'heure. Honorer l'engagement de temps où vous avez fait aux participants. Si vous finissez uniformément des réunions plus tard que promis, les gens l'une ou l'autre excuses de marque ne s'occuperont pas votre prochain ou ne trouveront pas une raison de partir tôt.

Le • identifient de prochaines étapes. Un aspect très de frustration des réunions est la perception que rien ne change en raison de elles. Une manière d'assurer quelque chose en effet se produira est identifier et noter de prochaines étapes - les actions convenues à prendre après la réunion. Inclure ce qui doit être fait, par qui, et quand. Faire ceci sur un flipchart ou d'une autre manière évidente. Et s'assurent les participants obtenir les notes de la réunion.

• En conclusion, suivi sur les prochaines étapes après la réunion. Faire les personnes la savoir importe qu'elles aient été lors de la réunion. Vérifier le po. Voir comment il va. Demander si les ressources additionnelles sont nécessaires. Si approprié, voir si un sens de marques de réunion de suivi comme manière de dresser une carte le progrès. Tenir les personnes au courant.

Encore, une petite planification va un long chemin en rendant des réunions productives et même agréables. Vous dépensez probablement déjà beaucoup de temps maintenant, clarifiant des décisions après que la réunion ou même essayant de se rappeler quelles décisions ont été prises ! Considérer le coût de réunions quand chacun laisse et se rappelle les tangentes et non quelles mesures seront prises. Dans ce cas-ci, la réunion elle-même était inefficace et unique comportement ou action suivante a été changé. Cela est gaspillé temps - une vraie extrémité morte.