Réunions productives : Comment rendre vos réunions plus productives

Il y a un secret simple aux réunions efficaces : placer un ordre du jour et un bâton à lui. L'ordre du jour conduit le contenu et les résultats de la réunion et, le cas échéant, devraient refléter les besoins de tous les participants ainsi chacun a un achat et un intérêt pour les résultats. Suivre ces étapes simples pour la planification et des réunions et toi de fonctionnement serez stupéfiées à ce que vous pouvez réaliser. Et, juste au cas où pas chacun dans votre organisation suivrait ces étapes à de grandes réunions, j'ai inclus quelques questions principales que vous devriez poser avant que vous acceptiez n'importe quelle invitation de réunion… oui, vous avez une option et vous pouvez dire l'aucun si s'associer à la réunion n'est pas l'utilisation la plus efficace de votre temps.

Avant la réunion

Circuler un ordre du jour. Ne jamais prévoir une réunion sans expliquer à vos participants ce qui seront le but, le calendrier et les résultats de la réunion. Envoyer un projet d'ordre du jour à chacun qui sera présent. Si approprié, demander leur entrée pour raffiner, ajouter ou supprimer les points de l'ordre du jour. Mettre à jour et renvoyer l'ordre du jour final le jour avant la réunion à chacun planification pour être présent. De cette façon chacun a la notification du contenu de réunion, de l'occasion de mettre leurs propres questions et intérêts sur la table, et de l'heure de préparer.

Téléphone en avant. Appeler les participants de réunion (ou votre contact principal) le jour avant pour confirmer leurs noms et titres) et disponibilité de réunion la période, endroit, nombre d'être présent de personnes (et de toutes les ressources que vous pourriez avoir besoin pour votre présentation.

Qui est responsable ? Découvrir qui les décideurs sont - ceci vous aidera à diriger votre attention vers les joueurs principaux aussi bien que pour obtenir une sensation pour le progrès de la réunion basée sur leur entrée et réponses.

Au cours de la réunion

Commencer par l'ordre du jour. Avant que vous ouvriez votre ordinateur portable ou lanciez dans votre présentation, prendre quelques minutes pour préparer un ordre du jour que chacun peut voir. C'est plus approprié bien dans les environnements créateurs ou coulant librement de réunion par opposition aux réunions formelles où les additions de dernière minute à l'ordre du jour peuvent ne pas être du tout accueilli.

Employer votre ordre du jour de pré-réunion comme base et donner aux gens l'occasion de suggérer tous les secteurs ou améliorations de matière de dernière minute. Écrire leurs réponses sur un whiteboard ou un morceau de papier attaché du ruban adhésif à un mur, en utilisant différents stylos colorés ou initiales pour indiquer quelle entrée appartient à quelle personne. Ceci te permet d'identifier rapidement ce qui est important pour différents individus - et si vous avez identifié les décideurs - ce qu'elles sont en particulier intéressées po. Certains peuvent être étonnées à l'occasion de contribuer de cette façon, ainsi accorder l'heure pour des personnes de considérer leurs réponses.

Continuer à demander. Vous pouvez devoir continuer de demander, « y a il toute autre chose ? » Si chacun indique le non, et que toi le suspect là peut être quelque chose qui est demeuré inexprimé, demander, « s'il y avait d'autre chose, ce qui il serait ? » Ceci donne à chacun la permission de penser latéralement, au `imaginent de' autres articles qu'ils ne pourraient pas avoir pourtant pensé à, ou ont voulu suggérer.

Ordres du jour cachés. Lors de la plupart des réunions il y a beaucoup d'ordres du jour - l'ordre du jour indiqué et les ordres du jour cachés des individus étant présents - qu'est-ce que c'est qu'elles veulent sortir de la réunion pour lui-même ? Il est tout à fait simple de découvrir - juste poser la question - « ce qui sont là d'autres ordres du jour pour cette réunion ? » Alternativement vous pourriez énoncer, « là toujours semble être un autre ordre du jour avec la plupart des réunions que je m'occupe, est là un autre ordre du jour aujourd'hui ? » Il est important de découvrir s'il y a d'autres conducteurs, critères de prise de décision ou soucis avant que vous commenciez la réunion.

Global contre des gens du pays. Passer en revue l'ordre du jour pour identifier les articles (spécifiques) globaux (stratégique) et locaux. Noter qui ils appartiennent à et adressent ces questions à leurs propriétaires de `' dans toute la réunion.

Ce processus de ordre du jour-réglage peut sembler longtemps, mais il est si valable. Le réglage des ordres du jour efficaces pour des réunions prouve que vous temps évaluez participants' et que vous voulez couvrir l'information et le contenu qui leur est approprié. Une fois que votre ordre du jour est placé vous pouvez accélérer la réunion en adressant chaque article, en concentrant votre présentation sur les aspects les plus importants pour vos assistances et en démontrant le respect pour leurs questions, soucis et sentiments.

Vérifier le temps. S'assurer que vous toujours commencer (indépendamment de si chacun est arrivé) et finir des réunions à l'heure et au début de la réunion confirmez la quantité de temps disponible avec les participants, « nous avez jusqu'à 1.00pm ensemble aujourd'hui ? » Ceci donne à chacun l'occasion de confirmer leur disponibilité pour la durée de la réunion, ou de vous alerter s'ils doivent partir tôt. Ceci peut être l'information cruciale - il vous permet donnent la priorité à vos points de l'ordre du jour pour vous assurer passent le temps sur les bonnes matières, alors que les personnes concernées sont toujours dans la chambre. Toujours en commençant et en finissant sur des personnes de temps apprendra quoi s'attendre et faire à un effort supplémentaire d'avoir lieu également à l'heure, plutôt que risque de manquer dehors sur le contenu ou l'embarras de l'entrée une fois que la réunion a commencé.

Comment allez-vous se sentant ? Il est important d'obtenir un sens de ce que les gens pensent de la réunion - comprenant leur investissement du temps, anticipation au sujet de ce que sera discuté ou de ce que les résultats pourraient être comme leurs soucis concernant des questions les affectant. Vous pouvez réaliser ceci simplement en demandant, est-ce que « comment chacun est qui se sent au sujet de la réunion d'aujourd'hui ? Y a il tous les questions ou soucis ? » Dans les affaires nous ne prenons pas toujours de temps de reconnaître les sentiments qui écrivent une réunion, mais les sentiments affectent la prise de décision.

Note de prise. S'assurer que quelqu'un a été donné le charger de prendre des actions à entreprendre de minutes, de notes, ou simplement d'enregistrement au cours de la réunion - et s'assure que ceux-ci sont distribués promptement, dans un délai de 24 heures de la réunion est idéal. Si la réunion est assez sans cérémonie il pourrait même être approprié de photocopier les notes des minute-preneurs car la réunion est enroulage et donner une copie à chacun avant qu'elles partent. Éviter le travail supplémentaire des minutes de dactylographie à moins qu'il soit absolument nécessaire.

Questions à demander avant d'accepter une réunion

Que faisons-nous ? Quel est l'ordre du jour pour la réunion ? Éviter temps-de gaspiller des réunions en n'acceptant pas des invitations aux réunions qui n'ont pas un ordre du jour clair.

Qui autrement vient ? Poser cette question pour s'assurer que la réunion est placée au niveau juste pour toi et que les personnes appropriées sont impliquées.

Queest-ce que je peux faire ? Découvrir pourquoi vous êtes invités à la réunion. S'assurer qu'il y a une bonne raison pour que vous soyez présents.

Quand ? Être strict avec du votre temps. Découvrir quand la réunion est placée au début et à la finition. S'assurer que vous êtes à l'heure et si la réunion ressemble à aller plus de, faire les personnes savoir que vous partirez au temps de finition assigné.

Est-ce nécessaire ? Dans la mesure du possible, s'occuper seulement pour votre section de l'ordre du jour. Ne pas se reposer par des discussions inutiles de réunion attendant pour obtenir à la pièce qui des soucis vous.

Qu'est exigé ? Découvrir ce que vous devez préparer à l'avance. Si vous n'avez besoin de préparer rien, être sûr que vous êtes clair au sujet de pourquoi votre présence est nécessaire.

Où est-elle ? Demander des instructions claires comprenant l'adresse, le numéro de l'étage et le nombre de lieu de réunion d'éviter de perdre le temps recherchant le lieu de rendez-vous de réunion. Si possible, obtenir un nombre de téléphone de contact que vous pouvez appeler si vous êtes retardés ou ayant l'ennui trouvant l'endroit.

Pouvons-nous téléconférence ? Il n'est pas toujours nécessaire d'être là chez la personne - pourriez-vous sauver le temps et la téléconférence de voyage à la place ?

Quel est prochain ? À la fin de la réunion (ou à l'extrémité de la section vous restez pour) découvrir quand les minutes et les plans d'action seront disponibles.