Réunions de vampire et comment les massacrer

Les réunions peuvent être comme les vampires mythiques - succion de la vie hors des personnes intelligentes et créatrices. Et suçant les fonds hors des entreprises. Malheureusement, il y a un trop grand nombre de ces réunions dans les affaires aujourd'hui.

Une étude d'UCLA a indiqué que la réunion « typique » inclut neuf personnes. Si vous avez neuf personnes dans un lieu de réunion pour une heure, vous avez consommé un jour ouvrable entier - plus certains.

Que diriez-vous des dollars s'est associé à ceci ? Dire que le salaire moyen des participants de réunion est $40.000. Leur salaire horaire est environ $20.00. Neuf personnes pour une heure coûtent $180.00. Pas le mauvais, droite ?

Mais considérer les implications. Les gens ne passent pas juste une heure par an lors des réunions. Dans un aperçu 3-M en ligne en 1998, la dépense rapportée par gens entre un et 1.5 jour par semaine lors des réunions. Ils ont également dit que 25% à 50% de ces réunions ont été gaspillés. Étant conservateur, pensons 25% à valeur jour des réunions… qui est de deux heures. Par semaine. Périodes neuf personnes. 18 heures par semaine. Périodes $20.00 une heure. 18 fois 20 fois 48 semaines = $17.280.00.

C'est un nombre conservateur. Pour seulement neuf personnes. Combien de personnes sont à votre compagnie ? Et combien d'heure passent-ils lors des réunions chaque semaine ? Ces chiffres n'incluent pas la préparation et temps de faire faire un compte rendu, leurs avantages, frais de réunion et de voyage ou, le plus mauvais de tous, coût d'opportunité. Vraiment, que ces personnes pourraient-elles avoir fait pour vos affaires si elles n'étaient pas attachées en semaine inefficace de réunions après semaine ?

Ainsi, que pouvons-nous faire au sujet de ces réunions de vampire ?

Commencer par regarder vos réunions régulièrement prévues. Quel est l'objectif ? Sont-ils vraiment nécessaires ? Est-ce que majeure partie de l'ordre du jour peut être couverte par l'intermédiaire du papier ou de l'email ? Avez-vous besoin de toutes personnes là pour chaque réunion ? Ou est-ce que certains peuvent être présents seulement de temps en temps ?

Une fois que vous savez cette réunion doit être tenue avec ces (moins, j'espère) personnes, a alors placé une réunion objective pour chaque fois. Et la partager avec des personnes avant et au début de la réunion. La signaler sur un flipchart si possible. Les objectifs typiques de réunion incluent : Produire des idées de surmonter notre problème de placement, trouver les moyens innovateurs de couper le budget sans service de découpage, gagner l'arrangement de notre nouveau régime de retraite, obtenir les mises à jour sur trois projets, etc. principaux. L'avantage de avoir un objectif clair pendant votre temps est ensemble que les gens se maintiendront l'ordre et resteront la sur-matière. Et s'ils pas, vous pouvez se diriger à l'objectif et à la parole quelque chose comme, « nous avons 30 minutes encore et devons réaliser toujours ce but pour cette réunion. » Savoir et partager l'objectif est une manière merveilleuse de contrôler l'énergie et le foyer du groupe.

Une autre manière de maintenir vos réunions productives et efficaces est de contrôler la dynamique de personnes. Un des problèmes de réunion les plus communs est quand une personne parle et les entretiens et d'autres n'obtiennent jamais d'indiquer un mot. Si possible, avoir un facilitant de réunion dont le travail est, entre autres, de s'assurer chacun obtient l'airtime approprié. Quand vous n'avez pas le luxe d'un facilitant contenu-neutre, alors le président doit assumer la responsabilité de contrôler le groupe. Il est plus facile qu'elle peut sembler. Dans cette situation d'une personnalité dominante, le président peut imposer la brièveté pour tous. Expliquer que vous voulez que chacun d'abord et puis donne ses pensées dans une phrase raffiné là-dessus. Ainsi, quand cet individu commence ses commentaires avec unfocused commencer (il y a « 20 ans, j'ai travaillé à une compagnie et nous avons fait se produire quelque chose de semblable, à moins qu'il y ait eu certaines différences comme il y avait cette femme appelée Ann…. »), vous avez la permission d'intervenir et dire, « pourrait vous nous donner votre point dans une phrase d'abord, Paul, et puis un certain fond ? » Être équitable en mettant en application cette approche est très important, évidemment.

Une autre technique à aider dans cette situation est de paraphraser le point du haut-parleur. Interrompre quand lui ou elle prend un souffle et une parole, « ainsi vous dites cela… » et quand ils conviennent, vous vous tournez vers le reste du groupe et demandez si n'importe qui a n'importe quoi à ajouter ou une perspective différente. Ainsi vous employez la puissance de paraphraser pour aider l'orateur à être concis tout en rapportant la commande du groupe. Vous pourriez égaliser le saut juste dans quand l'orateur prend un souffle et une parole, « le point positif, Paul. Fait n'importe qui ont autrement une perspective différente ? » et tourner vos yeux à d'autres.

Comment vous vous fermez une réunion est très importante. Tout comme les vampires mythiques qui se fanent loin au lever de soleil, beaucoup de réunions tendent à pulvériser à une fin quand le temps réparti s'épuise. Nous avons tous étés lors des réunions où le président essaye d'établir une autre réunion tandis que les participants se boulonnent pour les sorties.

Pour une réunion qui active des participants, faire ceci à la place. Cinq minutes avant le temps de fin, appellent une halte à la discussion et revisitent chacun des points de l'ordre du jour et énoncent ce qui a été décidé. Identifier alors les prochaines étapes avec autant de détails comme possibles. « Sandy, vous avez dit que vous étudieriez des prix d'imprimer une brochure, droite ? Quand pouvez vous faire faire ceci ? » En outre placer le moment et l'endroit pour la prochaine réunion et dire à des participants ce qu'elles peuvent compter de toi avant puis (des notes de cette réunion, d'un ordre du jour pour le prochain, d'un email d'intérim, etc.).

En précisant ce qui a été accompli lors de la réunion, en identifiant de prochaines étapes, et en plaçant la prochaine réunion (pour ne pas mentionner finir à l'heure !), vous créerez un sens d'élan et les gens se sentiront que le temps où ils ont passé lors de la réunion était productif.

Comme un enjeu en bois, ces bouts massacreront des réunions pâles et improductives de vampire et les remplaceront avec l'animé et efficace. Les participants pourraient réellement attendre avec intérêt vos futures réunions ! Et vous, aussi.