Secrets vol. 1 d'écriture d'affaires

Un des aspects les plus importants dans le monde d'affaires écrit. C'est le processus critique de communication à l'intérieur d'une société et naturellement dans le commerce de B2B (affaires aux affaires) et de B2C (affaires au consommateur).

Écrivant des notes, les lettres et les rapports est le journal chargent pour les employeurs et les cadres à l'intérieur de la compagnie. Chaque société suit quelques règles spécifiques pour leurs besoins de communication mais elles toutes ont comme pierre angulaire de leurs normes ces questions critiques :

ANALYSE INITIALE

1. Qu'est-ce que c'est ?
2. Quel est le but du document ?
3. Quand est-il dû ?
4. Combien d'heure devriez-vous dépenser le préparer ?
5. Quelle information principale devriez-vous couvrir ?

ANALYSE D'ASSISTANCES
1. Qui sont les lecteurs ?
2. Quelle est leur connaissance du sujet ?
3. Quel est leur avis du sujet ?
4. Quelles mesures voulez-vous que prennent-elles ?

ANALYSE DE PRÉSENTATION
1. Quel format devriez-vous employer ?
2. Quel modèle devriez-vous suivre ?
3. Dans quel ordre devriez-vous présenter l'information ?
4. Quels attachements devriez-vous inclure ?

ANALYSE INITIALE

Qu'est-ce que c'est ?

La première question te demande d'identifier le type de communication d'affaires que vous allez écrire.

Quel est le but du document ?

Vous devez identifier ce qui est le but que vous écrivez pour. Vous devez être aussi spécifique comme possible. Par exemple, vous pouvez écrire une note à l'attention d'un problème spécifique avec un client à votre société.

Quand est-elle due ?

Si vous avez une date-limite pour accomplir votre lettre ou la note alors le procédé est facile mais si vous pas, alors vous devez déterminer par vous-même tous faits que vous avez besoin pour remplir votre document.

Combien d'heure devriez-vous dépenser le préparer ?

Vous devez estimer le temps où vous allez passer pour la préparation de votre document. Par exemple, 8 heures pour entrer en contact avec une lettre de proposition d'affaires est raisonnable mais la dépense 8 heures pour une note n'est pas raisonnable du tout.

Quelle information principale devriez-vous couvrir ?

Cette question définit quel genre d'information vous devriez inclure dans votre note, lettre ou rapport. Par exemple, une lettre de proposition d'affaires devrait-elle contenir tous impératifs techniques pour la perspective potentielle ou pas ?

Qui sont les lecteurs ?

Dans cette étape vous devez identifier qui est le lecteur. Est-ce un collègue ou un client important ?

Quelle est leur connaissance du sujet ?

C'est très important. Penser sagement qui sont vos lecteurs. Ils ont une connaissance décente au sujet du sujet ou ils ne savent rien à son sujet. S'ils ont une grande connaissance du sujet, alors vous ne devez pas expliquer beaucoup. S'ils ont la connaissance de base puis vous devez expliquer plus afin d'être compréhensible. En conclusion, s'ils ne savent rien au sujet du sujet, vous devez l'analyser en détail et ne prendre rien pour accordé.

Quel est leur avis du sujet ?

La connaissance d'un sujet n'est pas la seule question sur votre acceptation d'écriture de vos lecteurs. L'opinion qu'ils ont à son sujet a la même importance. Vos primaires chargent sont d'identifier si elles ont une opinion positive, négative ou neutre au sujet de votre sujet.

Dans la plupart des cas quand les lecteurs ont l'opinion positive ou neutre il n'y a aucun problème sérieux pour l'auteur. D'une part, quand votre lecteur est négatif sur le sujet vous traitez, vous devriez faire attention extra avec votre lettre ou note.

Quelles mesures voulez-vous que prennent-elles ?

Si vous avez un but clair pour ce que vous vous attendez à ce que vos lecteurs fassent, alors votre écriture sera succesful. Ne pas oublier de clarifier l'action que vous voulez que vos lecteurs fassent.

Quel format devriez-vous employer ?

Avant que vous commenciez à composer votre document pour demander si votre compagnie a des normes d'un formatage. La plupart d'entre elles a des normes spécifiques pour des lettres, des notes et des rapports d'écriture. Dans ce cas vous devriez la suivre.

Quel modèle devriez-vous suivre ?

Le modèle est la manière que vous employez des mots, des abréviations, ponctuation, et d'autres éléments. Si votre utilisation de société un modèle spécifique, l'emploient. Autrement suivre les normes commerciales disponibles. La capitalisation est un élément que vous devriez employer systématiquement. Vous devez profiter des noms propres et le premier mot des phrases.

Dans quel ordre devriez-vous présenter l'information ?

La norme classique s'applique ici aussi, qui est l'introduction, le corps, et la conclusion.

L'introduction informe le lecteur ce qui est le sujet tout environ et fournit toutes informations nécessaires que le lecteur doit comprendre.

Le corps souligne et analyse le sujet. Pendant ce processus maintenir toujours dans l'esprit que vos points devraient être soumis à une contrainte selon leur importance. Le plus important devrait être premier.

La conclusion résume les points donnés dans le corps et dirige vers une action pour être prise.

Quels attachements devriez-vous inclure ?

La dernière question te demande d'identifier si et de quel genre d'attachements vous pouvez avoir besoin pour votre projet. L'information parfois supplémentaire aide les lecteurs à comprendre mieux le sujet que vous avez préparé.