Six raisons vous n'avez pas besoin d'un auteur technique (et pourquoi ils sont complètement erronés

Je sais, je sais. Les temps sont durs. Vous devez faire le dû avec le personnel que vous avez. Il est un commun et valide déplorer dans le lieu de travail d'aujourd'hui. Vous devez faire plus avec moins, ainsi un endroit évident pour réduire des coûts est dans vos efforts de documentation. Après tout, les auteurs et les rédacteurs sont un luxe dans des périodes maigres. Vous êtes une petite compagnie et pouvez-vous produire votre documentation interne, droit ? Penser encore. La location de l'indépendant droit pour faire le travail correctement la première fois autour pourrait vous sauver des centaines ou les milliers dans le service SVP appelle, des interventions, révision de document, et distribution. Voici pourquoi.

1. Vous voulez quelqu'un avec votre industrie ou connaissance de produit. La connaissance de votre industrie ou produit est utile, mais la capacité de votre auteur de communiquer bien dans l'écriture et dans le mot parlé est cruciale au succès de votre projet de documentation. Un bon auteur technique :

• les conceptions faciles à utiliser et facile-à-trouvent des documents.
• écrit clairement et facile-à-suit des instructions.
• démontre une large gamme des connaissances techniques qui lui permettent d'acquérir de nouvelles connaissances techniques rapidement. La plupart des auteurs de technologie prospèrent d'apprendre des faits techniques obscurs juste comme beaucoup qu'ils aiment discuter les mérites du point-virgule. Les meilleurs auteurs de technologie sont des études étonnamment rapides.
• crée des calibres de document avec un aspect propre et professionnel que votre compagnie peut réutiliser.
• vous demande à des questions intelligentes de vos PME (experts en matière de thèmes) ces ne pourrait pas penser pour demander, assurant l'assurance complète des caractéristiques du produit.

2. Les programmeurs ou les ingénieurs peuvent écrire la documentation. Ah, vraiment ? Ils ne sont pas assez occupés déjà ? La plupart des programmeurs et ingénieurs avec qui j'ai travaillé détestent l'écriture. Les laisser faire ce qu'elles font mieux et laisser un auteur faire ce qu'elle fait mieux.

Les bons auteurs techniques sont des utilisateurs de puissance de la plupart des programmes de traitement de texte, chapeaux (aide écrivant des outils), et sont privés aux dernières techniques de documentation qui augmenteront la réputation professionnelle de votre compagnie. Un bon auteur technique est savvy au sujet des tendances de conception et de meilleures pratiques. Pouvez-vous dire ceci pour vos ingénieurs et programmeurs ?

3. Vous avez besoin d'un auteur sur l'emplacement. Pourquoi ? C'est 2005. La plupart des auteurs indépendants de technologie ont les raccordements d'Internet, les télécopieurs, et les téléphones portables à grande vitesse. J'ai travaillé avec des clients que j'ai jamais même rencontrés ou qui j'ai rencontré juste un couple des périodes pour des réunions de revue de documentation. Il est bon pour l'auteur et il est bon pour toi quand vous n'avez pas un corps supplémentaire prendre votre espace valable. J'ai développé certains de mes meilleurs rapports professionnels dans Cyberspace.

4. Seulement vous comprenez les besoins de vos utilisateurs mieux. Oui, vous. Vous savez de ce qu'elles veulent et de ce qu'elles ont besoin ; c'est pourquoi vos affaires sont si réussies. Considérer les questions suivantes :

• Votre documentation doit-elle être adaptée à l'utilisateur d'internaute novice ou au techno-geek expérimenté ?
• Savez-vous analyser vos assistances et écrire à celle des assistances ?
• Comprenez-vous le modèle de étude de base de votre assistance ?
• Les graphiques travailleront-ils mieux que des mots pour donner votre message ?
Est-ce qu'CD ou une aide en ligne HTML-basée impriment-elles fonctionnera mieux que la documentation ?
• Comment est-ce que vous livrerez et distribuerez le produit final de documentation ?

Un bon auteur technique exécutera une analyse du besoin d'utilisateur et fournira un plan de documentation qui conduit votre conception d'architecture de l'information. Elle créera un plan de documentation qui évoluera au-dessus du cours du projet et permettra à la documentation de se développer pendant que votre produit change. Avec une grande base, vous ne devrez pas réinventer la roue avec chaque nouvelle itération de votre produit.

5. Vous savez déjà employer le MS Word. C'est grand et il est important.

• Êtes-vous thorougly confortable avec les dispositifs avancés du mot ?
• Rêvez-vous dans les macros ?
• Êtes-vous au courant de l'outil préféré de FrameMaker (fortement un un-utilisateur-amical mais puissant des auteurs de technologie qui manipule les grands, complexes documents qui font le MS Word trembler et l'accident) ?
• Avez-vous jamais conçu l'aide en ligne en utilisant RoboHelp ?
• Vont-ils comment votre Photoshop, illustrateur, magasin de peinture pro, Quark, Visio, InDesign, et qualifications de base de codage de HTML ?
• Vous rendez-vous compte des tendances les plus récentes dans le modèle d'écriture et de grammaire ainsi le message de votre compagnie sera-t-il conformé et grammaticalement correct ?

Les bons auteurs de technologie apportent une connaissance fonctionnante étendue d'une pléthore de traitement de texte et des programmes de graphiques aussi bien que des pratiques en matière standard d'écriture d'affaires.

6. Vous pouvez suivre des mises à jour de document.

• Quel est votre plan pour la commande de version de documentation ?
• Qui écrira les mises à jour ?
• Comment assurerez-vous vos utilisateurs avoir la dernière et plus grande version ?

Si vous n'avez pas un système de commande de version et de source en place, les versions multiples de votre document dans plusieurs chemises créent un cauchemar d'organisation quand il est temps de réviser ou mettre à jour.

Il y a une tendance vers la documentation technique d'approvisonnement simple de nos jours. Simplement mis, ceci signifie une source pour tous vos besoins de documentation. Cette source simple peut contenir le matériel pour vos manuels d'impression, aide en ligne, et matériaux tous de formation dans un endroit. Dans l'approvisonnement simple, un auteur étiquette le matériel spécifique pour un usage spécifique. Quand vous fournissez la documentation, vous indiquez simplement le type de documentation que vous voulez (par exemple, copie, aide en ligne, guide d'utilisateur, matériel s'exerçant, information de référence technique) créer et le logiciel fait le repos. Le point est, tout est dans un endroit, faisant la commande de version et de source simple. L'installation d'un système simple d'approvisonnement maintenant vous sauvera des maux de tête de temps et de futur plus tard. Un bon auteur technique peut au courant des tendances d'industrie pour l'approvisonnement simple et peut être vous aider à établir un système simple d'originaire dans votre organisation.

Si vous êtes sceptique au sujet de louer un auteur technique, considérer ceci. Les bonnes qualifications écrites de communication seront toujours dans la demande dans le monde d'affaires. Cependant, en monde complexe d'aujourd'hui d'affaires, être juste un bon auteur n'est pas assez. Un bon auteur technique a besoin de savvy technique, d'une connaissance saine des douzaines de programmes de logiciel, et des qualifications impeccables de recherches et d'écriture.

Loueriez-vous un comptable pour développer le logiciel ? Est-ce que voudriez-vous qu'un ingénieur réponde à des téléphones ? Vous attendriez-vous à ce qu'un redacteur publicitaire fasse vos impôts ? Probablement pas. Ainsi, donner vos affaires et vos produits merveilleux l'attention professionnelle qu'ils méritent et considérer un auteur technique pour votre prochain projet de documentation.

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