Techniques de téléphone : Amplifier votre productivité avec téléphoner efficace

Une des choses que la plupart des impacts la productivité que des personnes ne peuvent pas se concentrer sur l'exécution d'un chargent à la fois - nous sommes ainsi surchargé avec charge et des interruptions qu'il exige de la grande discipline d'éviter de passer le jour entier répondant aux ordres du jour d'autres. Les appels téléphoniques, les faisant et recevant, sont l'une des plus grandes ruptures à l'écoulement du jour et à notre capacité de se concentrer sur le charger actuel. Et l'utilisation des téléphones portables, alors que de grands capitaux à nos affaires et les vies personnelles, exige toute une nouvelle série de qualifications de communication aussi bien que des affaires et l'étiquette sociale. En contrôlant comment et quand nous faisons et recevons des appels que nous pouvons non seulement faire une meilleure utilisation de notre temps mais faire une meilleure impression sur la personne à l'autre extrémité de la ligne, aussi.

Appels sortants

Faire un moment. Assigner un instant spécifique ou des temps de faire vos appels sortants, y compris les appels de retour aux gens qui ont les messages gauches pour toi. De cette façon vous ne vous perturberez pas mi-chargez de faire un appel que vous vous êtes juste rappelés vous le besoin de faire - simplement noter elle et appeler pendant les temps assignés. Vous pourrez également mieux se concentrer sur la conversation et les besoins de la personne que vous appelez quand vous êtes concentrés sur l'appel, plutôt que d'essayez de l'adapter dedans tandis que vous vous concentrez sur autre chose.

Penser avant que vous parliez. Penser à l'appel avant que vous le fassiez - pour savoir les raisons pour lesquelles vous appelez et ce que vous voulez pour sortir de la conversation. En outre, penser à la synchronisation du point de vue de la personne que vous appelez - considérer si vous les appelez à un moment où vous savez qu'elles essayeront de sortir la porte, ou quand elles sont susceptibles d'être les plus occupées dans leurs propres affaires, et programmez vos appels aux moments appropriés.

Dégager votre bureau. Dégager tout de votre bureau qui ne se relie pas à la personne que vous appelez pour éviter devenir distrait ou tenté de faire deux choses immédiatement. Vous assurez vous avoir tous les correspondance ou matériaux précédents aux lesquels vous devrez se référer en main.

S'identifier. À moins que vous soyez absolument certain que la personne répondant derrière à votre appel saura qui vous êtes et d'où vous êtes, s'identifier clairement au début de la conversation. Si vous contactez la personne pour la première fois il peut également être utile de leur donner un contexte - il sauvera tous les deux toi n'importe quel embarras et permettre la personne que vous appelez pour se concentrer sur ce que c'est toi disent, plutôt que de se demandent qui vous êtes, par exemple : « Bonjour Simone, ceci est Neen James des communications de Neen James d'appelle ; vous pourriez nous rappeler vous êtes réunis lors du lancement du livre de Jennifer la semaine dernière ? »

Quand vous dites que le `ceci est' avant d'énoncer votre nom il alerte votre visiteur que vous êtes sur le point de dire votre nom quelles marques il plus facile pour eux de prendre la note, particulièrement s'ils ne vous connaissent pas. Prendre le temps de déclarer clairement - il n'y a rien plus mauvais que quand quelqu'un parle trop rapidement ou les marmonnements et toi devez demander encore, le `désolé, qui parle ?'

Est-ce que c'est un bon temps ? Un autre ouvreur essentiel d'appel de téléphone est de s'enquérir si vous appelez à un temps commode. Beaucoup de gens répondront au téléphone à même les temps les plus incommodes, qui a habituellement comme conséquence leur sentiment gêné à toi ! Demander ainsi : « Bonjour Simone, ceci est Neen James des communications de Neen James d'appelle ; vous pourriez nous rappeler vous êtes réunis lors du lancement du livre de Jennifer la semaine dernière ? J'ai pensé que je te donnerais un appel pour discuter en outre ce projet que nous parlions - est maintenant un temps commode pour toi ? »

Laisser un message détaillé. Si vous ne vous faites pas comprendre de la personne que vous appelez, laisser un message détaillé - par le voicemail ou avec la personne qui répond au téléphone. S'assurer que vous inclure le temps et vous dater avez appelé, une brève mention de ce que vous appelez environ et de comment et quand elles peuvent vous contacter. S'il va être difficile attraper vous ou avoir programmé une certaine heure l'où vous ne prendrez pas le téléphone s'appelle, en vous laissant à un temps de contact peut éviter un jeu de frustration d'étiquette de téléphone de `'.

Appels d'arrivée

Réponse ? Décider si répondre à l'appel ou le laisser intervenir au voicemail. Ce n'est pas au sujet d'éviter des personnes mais au sujet de s'assurer que vous ne répondez pas à un appel (si vous pas devez) quand vous savez vous ne pas pouvoir donner votre pleine attention au visiteur. Si vous êtes au milieu de quelque chose et vous ne souhaitez pas être interrompus, elle est plus polie pour permettre au visiteur de te laisser un message et de faire un appel de retour quand la synchronisation est meilleure.

Se présenter. Répondre à l'appel en se présentant clairement : « Bonjour, Neen James Communicaitons, ceci est Neen James parlant », ceci identifie toi et vos affaires à votre visiteur.

Attention de salaire. Si vous avez décidé de répondre à l'appel, et avez puis décidé de continuer avec la conversation plutôt que de demander à renvoyer l'appel à un temps plus commode - faire votre visiteur la courtoisie de prêter l'attention. Le désintérêt ou le manque d'attention peut très facilement être entendu dans votre voix - comme peut la dactylographie cette vous continuer à faire tandis que la fabrication de tout aha droit de `' retentit et brouiller du papier à votre bureau. S'arrêter ce que vous faites et prêtez l'attention, ou dire le visiteur que vous appel retour plus tard si ce n'est pas un temps commode.

Détendre. Parler comme si le visiteur s'assied à travers la table de toi et parler dans votre modèle conversationnel tête à tête habituel, plutôt que dans une voix spéciale de téléphone de `'.

Sourire. C'est un fait prouvé qu'un sourire peut être `entendu' sur l'autre extrémité du téléphone. Vos visiteurs apprécieront votre approche amicale.

Se lever. Particulièrement si c'est un appel important ou on vous sont nerveux environ, se lever. Quand vous, il permet à plus d'air de circuler par vos poumons, votre voix semblera plus détendue et maintiendra une tonalité égale qui peut également te donner un air de `d'autorité'.

La maintenir courte. Vous seriez étonnés combien d'heure est perdue au téléphone. Il n'y a rien mal avec contrôler poliment la conversation, obtiennent directement au point, par exemple : « Bonjour Bob, ce qui peut je faire pour toi aujourd'hui ? »

Merci pour appeler. Toujours extrémité en remerciant votre visiteur d'appeler.

Appels mobiles

Laisser un message. Fournir la banque de message pour vos visiteurs. Il n'y a rien qui frustre qu'essayant de contacter quelqu'un qui n'a pas la courtoisie pour fournir le service au congé un message quand ils sont indisponibles. Dans votre message enregistré faire les visiteurs savoir quand ils peuvent compter avoir de vos nouvelles, par exemple : « Laisser svp un message et je renverrai votre appel dans un délai de 24 heures ». Taylor font vos messages selon vos plans ou vacances de voyage pour informer des visiteurs quand vous retournerez.

Si vous appelez un téléphone portable êtes détournés à la banque de message - laisser un message. La personne que vous essayez d'atteindre peut seulement être disponible pour vérifier leurs messages et pour renvoyer des appels à un certain temps, si vous ne laissez pas un message ils ne pourront pas appeler ou SMS toi et toi deviendra frustré à ne pas pouvoir entrer en contact avec eux.

Dégager vos messages. Dégager votre banque de message régulièrement et faire les appels de retour ou envoyer SMSs aux gens qui ont les messages gauches pour toi au cours d'une période appropriée.

Tourner si au loin. Il doit y a un bon nombre de gens qui pas se rendent compte que les téléphones portables ont le `outre des' boutons ! Le changement outre de votre mobile est par moments une démonstration de la courtoisie et du respect pour le peuple que vous êtes avec ou l'endroit vous êtes po. Dans les réunions et les conférences, aux repas, dans l'église, au théâtre, des films ou d'autres endroits publics - l'arrêter. Vos visiteurs pourront te laisser un message et vous pouvez renvoyer l'appel à un temps plus approprié.

Le faire dans l'ascenseur. Entrer dans l'habitude de tourner votre téléphone au mode silencieux ou du changement outre de votre téléphone dans l'ascenseur sur votre chemin à une réunion, et à la commutation il en arrière dessus de vérifier vos messages dans l'ascenseur sur la sortie de la réunion. Ce rituel simple vous sauvera l'embarras de votre téléphone sonnant au cours d'une réunion importante. Si vous vous attendez à un appel que vous absolument devez prendre, expliquer que vous attendez l'appel et pouvez devoir être excusés quand il vient à travers. Commuter votre téléphone à silencieux et sortir discretely la salle de prendre l'appel quand elle vient.

La maintenir courte. Beaucoup de personnes sont inconfortables avec des conversations prolongées de téléphone portable pour un certain nombre de raisons - santé, intimité et coût parmi elles - ainsi la maintiennent courte et au point.

Pouvez-vous parler en ce moment ? Si vous faites l'appel, reconnaître que la personne que vous appelez pourrait être avec d'autres, sur l'autobus, le train ou la conduite, ou quelque part où elles ne peuvent pas entendre vous correctement ou parler fort - demander toujours : « Pouvez vous parler en ce moment ? » avant le lancement dans votre conversation.

Considérer le temps. Être prévenant au sujet du temps et, à moins qu'il y ait bonne raison, ne pas contacter les personnes sur leur nombre mobile en dehors de des heures de travail.

Qui est autrement là ? Si vous répondez à un appel tandis que vous êtes dans votre voiture, faire le visiteur vous connaître conduisent. Si vous êtes sur le speakerphone et il y a un passager avec toi, faire votre visiteur savoir qui est avec toi pour éviter toutes les situations embarrassantes et pour assurer la confidentialité.

Premières choses première. Être toujours professionnel et prévenant. Si vous décidez de prendre des appels quand vous êtes avec d'autres, l'excuse vous-même et partir de la salle mais se rappeler le peuple que vous êtes avec peut se sentir moins importante que votre visiteur. Utiliser la banque de message, le mode silencieux ou le commutateur juste il au loin jusqu'à ce que vous soyez disponible encore.

Raccrocher et fermer à clef vers le haut. Nous avons toutes les histoires entendues d'horreur des téléphones portables pas correctement accrochés vers le haut ou les blocs de touches non fermés à clef et le dernier nombre appelé être accidentellement composé - la personne par distraction appelée est privée à votre conversation sans toi se rendant compte qu'elles soient sur la ligne. Assurer votre téléphone est accroché vers le haut correctement et emploie le service de serrure de bloc de touches pour éviter des désastres potentiels !