Tellement plus que « juste un secrétaire »

Il y a des années, tout en travaillant en tant que secrétaire de branche pour une compagnie de services de cimetière, je faisais pousser une expression à moi qui serait répété beaucoup de fois, dans différents contextes, dans toute ma carrière.

Dans le lunchroom un de personnel des vendeurs, James, évaluait hardiment l'importance de chacun des rôles dans le bureau et plaçait des individus sur son échelle d'évaluation imaginaire. La gestion était, naturellement, le haut la nourriture-chaîne. Ceci a été suivi de l'ensemble de représentants qui, selon James, était d'une seule main responsable d'apporter les clients et, alternativement, l'argent. L'administration a été reléguée au niveau le plus bas de la pyramide. « Vous ne faites aucun argent pour la compagnie, » il a dit à moi. « Votre rôle est une responsabilité sur les livres. Vous êtes juste un secrétaire. »

Maintenant, quoique James ait été légèrement d'une personne pompeuse dans la plupart des choses il a dit et, ce n'était pas le seul cas où j'ai entendu ou même ai senti la piqûre de ces mots. Il est juste l'incident que je me rappelle le plus clair. Cette incantation a été répétée dans différentes manières par de meilleures personnes dans des industries variables dans toute ma carrière administrative. On l'a indiqué des manières autres que comme expression verbale. Il montre dans ma compensation, dans mes évaluations du travail et de la manière je suis traité dans l'environnement de bureau.

Le processus de pensée, dans toutes des compagnies grandes et petites, semble être : La « administration ne fait directement aucun argent pour la compagnie, donc l'administration est moins valable. »

Je pense qu'ils sont erronés. Vous, l'adjoint administratif, êtes l'épine dorsale de la compagnie pour laquelle vous travaillez. Vous êtes la personne qui continue tout courir sans à-coup tout en jonglant dix charge immédiatement. La valeur que vous vous ajoutez à une compagnie est démontrée dans les nombreux rôles vous prenez dessus dans votre travail. Il est impossible de penser que vous êtes « juste un secrétaire » quand vous considérez l'expertise que vous avez dans les secteurs suivants :

Service à la clientèle

Vous êtes la plus grande partie de service à la clientèle parce que vous êtes habituellement le premier contact qu'un client a en communiquant avec votre compagnie. Vous faites une bonne première impression sur ce client et l'incitez à la décider vaut la peine de faire des affaires avec toi.

Souvent vous, l'adjoint administratif, connaissez le client mieux que le reste de la compagnie, particulièrement si ce client est un acheteur ou un visiteur fréquent. Vous identifiez sa voix au téléphone et l'appelez de nom. Vous savez où le client aime être assis dans la salle de réunion et cela elle préfère un verre de l'eau au-dessus du café. Vous savez souvent la vie personnelle du client, parce que vous êtes celui qu'ils sentent la causerie confortable avec quand ils appellent le bureau ou quand ils s'arrêtent dedans pour un rendez-vous. Estacade à claire-voie, vous pourriez même savoir leurs noms d'enfants !

C'est ce qui te fait une partie si importante de la pratique en matière de service à la clientèle d'une compagnie. Vous prenez le temps de mettre ce sourire dans votre voix avec chaque appel de téléphone que vous répondez et vous finissez par connaître les clients. Une compagnie ne peut pas mettre un prix sur la valeur que vous apportez au service à la clientèle. Il est trop haut !

Ventes

Vous connaissez le produit de votre compagnie ou service probablement aussi bien que le PRÉSIDENT. Vous avez dactylographié les rapports, vous avez répondu aux enquêtes du client et vous connaissez la masselotte. Les clients savent que vous pouvez répondre à des questions générales au sujet du produit. Ils te font confiance également pour les passer la bonne personne quand ils ont des enquêtes que vous ne pouvez pas les aider avec (se rappeler, vous sont un expert en matière de service à la clientèle !).

Juste parce que vous ne voyez jamais un chèque de commission, il ne signifie pas que vous n'êtes pas l'un des vendeurs supérieurs de la compagnie.

Vente

Combien de lettres de fusion avez-vous dactylographiées ? Combien d'enveloppes avez-vous bourrées ? Combien de cartes de visite professionnelle de visite et forme-t-vous avez-vous conçu et passé commande ? Favorisez-vous la marque de votre compagnie quand vous répondez au téléphone ? (« Bonjour, XYZ Company.  ») Naturellement vous faites et ce sont tous les aspects de bon marketing.

Vous êtes une partie énorme de marketing pour la compagnie que vous représentez.

Comptabilité

Si vous manipulez les sommes à verser et des sommes à recevoir dans votre bureau, vous devez s'en tenir probablement à un budget dans votre département. Peut-être vous manipulez la facturation dans un bureau d'avocat ou êtes responsable de coûter les fournitures de bureau au département approprié. Vous pourriez être la personne qui imprime et expédie les factures ou peut-être vous recevez les chèques et préparez le dépôt pour la banque.

Nous tous avons une pièce dans la comptabilité, d'une manière quelconque ou des autres, en travaillant dans un bureau. Vous, l'adjoint administratif, obtenez d'ajouter la comptabilité à votre liste géante de capacités.

Administration

Celui-ci est un aucun-brainer ! Vous dactylographiez, vous vous classez, vous répondez au téléphone, saluez les clients, vous étudiez et le problème résolvent. En fait, vous pouvez faire probablement tout de ces derniers charge en même temps.

À la compagnie vous travaillez pour, vous valez la peine votre poids en or. Vous êtes tellement plus que « juste un secrétaire. » Vous êtes un génie administratif !