Temps est de votre côté - le contrôler sagement

Comment contrôlez-vous votre temps ? Ou est-elle la question plus appropriée vous vous souhaitent-elle devrait-elle des qualifications de gestion du temps ? J'ai des clients et des amis qui comptent sur tout des tampons aux bloc-notes collants brillamment colorés pour contrôler leur temps et rendez-vous - pratiquement tout dans leur vie. Je ne comprends pas pourquoi quelques gens placent tellement peu d'importance sur quelque chose aussi importante que la gestion du temps !

En tant qu'aide virtuel professionnel, j'ai de nombreux clients et me charge dois accomplir journalier. J'ai également une vie personnelle agitée, pleine des responsabilités de famille et de mes passe-temps. L'organisation de mon temps est critique à mon succès et à maintenir ma santé d'esprit.

Soumis pour votre plaisir de lecture, et pour augmenter votre cerveau, être certains de mes bouts pour en contrôlant efficacement et efficacement une de vos ressources plus valables : temps.

Déterminer ce qui fonctionne mieux pour toi

Nous sommes tous différents dans le respect à la gestion du temps -- ce qui fonctionne pour toi ne peut pas convenir à moi ou à mon modèle. Est-ce que vous êtes avez besoin constamment sur l'aller et de votre calendrier à vos bouts du doigt ? Ou, préférez-vous garder un calendrier de papier ? Les ordinateurs peu disposés et tous ils représentez-vous, ou êtes-vous ainsi Edison de câble seriez-vous jaloux ? Quelqu'outils vous choisissiez d'inclure dans votre arsenal, les assurer sont des outils que vous utiliserez uniformément.

Les modules d'une meilleure gestion du temps

Mes outils de gestion du temps sont Microsoft Outlook® et mes PDA de confiance. L'Outlook sert tout mon rendez-vous, E-mail et charger a besoin en un paquet facile à utiliser.

Deux de mes outils préférés d'Outlook sont les catégories et marquent des dispositifs. Les catégories me permettent de classifier mes articles de calendrier et le chargent dans une variété de manières, telles que des clients, de clients potentiels, personnels, et ainsi de suite. En outre, vous ne pouvez les catégories également avancées de trouvaille (recherche), tellement plus d'heure perdue recherchant un rendez-vous de calendrier ou une écriture comptable pour un client particulier.

À la différence du nombre apparemment illimité de catégories que vous pouvez installer, vous sont limités à dix (10) étiquettes (au moins dans la version 2002). Les étiquettes te permettent au code de couleur votre calendrier ainsi vous saurez d'un coup d'oeil qui les articles sont personnels en nature, et qui est client relié.

L'uniformité est la clef

Quelque système vous ayez en place ou considériez mettre en application, le point clé à se rappeler est uniformité. Suivre les mêmes procédures chaque fois, sans faute. Vous assurer mettent de bonnes habitudes dans le jeu et plus important, suivre ces bonnes habitudes !

Quand je crée de nouveaux rendez-vous ou les charge, j'emploie les caractères premiers pour définir le « propriétaire » (client ou moi-même) de ce rendez-vous ou pour le charger. Par exemple, quand créant des articles pour le client Tom Smith, je préfacerai tous les articles avec TSMITH. En recherchant des articles pour Tom, je sais si je recherche « TSMITH » que j'accéderai à tous les articles liés à ce client. J'appliquerai également une étiquette à mes rendez-vous, tels que TeleCon, PCI (entrevue potentielle de client), ou personnel.

Je capitonne tous les rendez-vous avec un amortisseur 15 minute de chaque côté. Je programme également des coupures pendant mon jour ouvrable.

Mes clients apprécient que chaque lundi je libère l'E-mail du programme de mon « Lori », une note sommaire informant mes clients quand je serai hors du bureau pour cette semaine. Par exemple, tous mes clients savent que je suis un membre de l'équipe éditoriale pour un É-zine bien connu et ils savent qu'à moins que ce soit une urgence, je ne suis pas disponible au cours de cette réunion.

Quand j'interviewe les clients, les internes et les fournisseurs potentiels, je maintiens les notes détaillées de conversation dans le champ de note pour ce contact. Je date toutes les conversations téléphoniques et m'applique le codage de couleur (coloration de police) à chaque conversation. Toutes les entrevues sont gardées à 30 minutes - aucunes exceptions. Mon temporisateur d'ordinateur de bureau m'aide à maintenir le temps, et retentit un dossier du klaxon .WAV quand il est temps de finir l'entrevue.

Si j'ai besoin du suivi avec quelqu'un, je crée immédiatement un rendez-vous, appliquant des catégories et une étiquette, et attache tous les documents externes nécessaires (Word, Excel, etc.). Pour des rendez-vous de calendrier, je maintiens également le nombre de fois où j'ai essayé de contacter cette personne. Exemple : Pour le fournisseur Lisa Andrews, je préfacerai le rendez-vous avec de la LA (2), où le (2) entre parenthèses signifie que c'est ma deuxième tentative de contacter Lisa. Je permets un maximum de trois tentatives de suivi - aucunes exceptions. Chasser des personnes est vers le bas une perte de mon temps -- le temps I préférerait dépenser faire l'argent et le fonctionnement mes affaires.

Vous faites l'appel

L'animal de compagnie irritent : Gens qui m'appellent et n'ont aucun indice ce qu'elles veulent indiquer. J'ai été connu pour raccrocher à de telles occasions, ainsi assurons-toi ne fais pas la même erreur !

Quelques règles de base d'étiquette suivent :

1. Règle de paix et de tranquillité le jour, particulièrement si vous faites un appel d'affaires. Si les enfants ou votre mari sont à la maison, proche la porte de votre bureau. S'il y a une grande quantité du trafic de rue, aller à une salle intérieure dans votre maison, aussi lointaine du bruit comme possible. Vous ne voulez pas crier au-dessus du vacarme ; au lieu de cela, faire le vacarme disparaître.

2. Savoir ce que vous allez dire ! J'ai conseillé de nombreux clients d'avoir une fiche ou une feuille de papier avec les points de balle de ce qu'elles veulent indiquer. Je fais quelque chose de semblable - dans le rendez-vous de calendrier pour l'appel téléphonique, j'inclus des points de balle dans le domaine de note et fais des notes pendant la conversation.

3. La maintenir brève. Faire votre remarque, descendre aux affaires et let roche et roulement.

4. Avoir lieu à l'heure. Avoir le respect pour la personne que vous êtes sur le point pour appeler. Ils ont mis de côté l'heure valable de te parler.

Vous avez fait votre liste, la vérifiez maintenant la 22eme Fois

Passer quelques minutes à la fin de votre jour pour passer en revue le calendrier de demain. Faire ainsi vous obtiendra préparé pour le demain et sautera le début votre mémoire si vous oubliiez de faire quelque chose. Avez-vous des fax attendre toujours pour sortir ? Vous êtes-vous rappelés d'appeler l'imprimeur et l'OK la preuve ? Un travail de préparation que vous devez effectuer pour le demain ? Prendre cinq minutes, passer en revue votre calendrier et pour faire la liste et puis terminer n'importe quels travaux de dernière minute.

Ils sont tout relatifs - bien, vos parents pensent ainsi

Je sais que beaucoup de gens qui maison-ont basé des entreprises et au moins 75% d'entre elles n'ont pas une « politique de famille » en place. Comment ose vous travaillent efficacement de la maison si vos amies vous appellent toute heure, et si oncle Joe s'arrête par plusieurs fois par jour ? Réponse : Vous ne pouvez pas. Ce que ? Informer votre famille et fermer les amis qu'à moins que ce soit une grande urgence, le bavardage de famille et des visites doivent être gardées à un minimum. Pour votre partie, vous devez t'assurer l'appel que votre papa à la fin du jour à signer, et dites votre amie Lisa qui oui, vous peut prendre le déjeuner avec elle le jeudi. Il est tout au sujet de l'équilibre : travail de partie, jeu de partie. Trop de l'ancienne volonté vous rendent fou !

« Non » n'est des quatre Word de lettre (sous-titre : Même si il étaient, vous devriez immobile maintenant et puis le pousser)

Dire ce dehors fort, « il est correct pour que je dise le non. » Cette sensation n'améliore-t-elle pas ? Plus important, la croyez-vous ?

Ne pas permettre la temporisation ou les bonnes intentions de d'autres d'entamer sur votre temps. Si vous n'avez pas l'heure de manipuler aujourd'hui un charger, être honnête et parole ainsi. Offrir les dates et les périodes alternatives quand vous êtes disponible, en t'assurant la marque ces périodes comme « indisponibles » sur votre calendrier ainsi vous ne réservez pas d'autres rendez-vous pendant ce temps.

Se rappeler, temps est argent. Apprendre comment organiser et contrôler votre temps--vous serez heureux vous !

Copyright Lori 2005 Davis. Tous droits réservés.