Tenir des réunions efficaces peut être plus facile que vous pensez !

Je suis sûr que vous avez éprouvé ces réunions typiques de « mal de tête » ! Vous savez la sorte que je parle -- ceux où les joueurs principaux courent tard, personne sait exactement pourquoi la réunion a été convoquée, et il n'y a pas un ordre du jour simple en vue. Chacun se reposant autour de se demander, « ce dernier 20 minutes ou volonté nous serons ici toute la journée ? » Il est impossible à le dire !

Puis, une fois que la réunion décolle finalement, le vrai pandémonium commence. Par exemple :

* Vous pouvez entendre des yaks de certains incessamment sur les lignes de touche, ou un ou deux gens pourraient sauter sur un soapbox et dominer la discussion.

* Les matières de réunion peuvent rebondir dans les deux sens tant de fois que personne ne peuvent maintenir ce qui est discuté réellement.

* Si une décision résulte, personne ne sait si on l'a jamais enregistré ou même si n'importe qui était d'accord sur lui.

Pour contrecarrer ces problèmes de frustration, cet article indique quatre techniques pour courir de grandes réunions et continuer après.

D'abord, combien grand est-il le problème ?

Quelles sont les conséquences de tenir des réunions inefficaces ? Les réunions se sont tenues pour les raisons fausses, cela ne font pas participer les participants droits, ou cela n'emploient pas un processus se réunissant discipliné peut gaspiller la période, les ressources, et l'argent des affaires.

Non seulement ont-ils le potentiel d'inciter les participants à se sentir perpétuellement frustrés et improductif, ils sont également un drain financier. Juste dans le secteur du coût, avez-vous jamais essayé de calculer les dépenses de tenir même une réunion improductive simple ?

Si vous multipliez le nombre de personnes s'asseyant dans une chambre par un taux par heure moyen, et ajoutez le coût d'avantages des employés (frais généraux), vous verrez ce que veux dire je. Et c'est le coût moyen pour une exploitation par réunion simple, pas comprenant des dépenses pour n'importe quelle voyage, nourriture, ou équipement relative.

Vous pouvez multiplier que figure à travers la compagnie entière pour estimer le coût de réunions tenues par mois et par an. Comme vous pouvez imaginer, tenant des réunions, particulièrement les improductives, peuvent être une proposition chère !

Comment pouvez-vous tourner vos réunions autour ?

Contrairement à la rencontre, à bien-courir les réunions, aux participants chaotiques et non planifiés collaborent pour produire des résultats valables. Ils laissent également le sentiment de réunion que leur temps était vraiment bien utilisé. La fabrication des changements simples aux protocoles pour des réunions courantes peut décaler la dynamique dans un mode fortement efficace. Pour réaliser d'excellents résultats, essayer ce qui suit :

1. Être sûr vous vraiment le besoin une réunion avant de la programmer.

Respecter les programmes occupés de vos collègues. Ne pas prévoir une réunion à moins que :

* Vous avez besoin vraiment de la coopération de plusieurs personnes immédiatement. * Les participants doivent contribuer à, ou seront affectés près, une décision essentielle. * Vous voulez que les diverses personnes écoutent et répondent à ce que d'autres doivent dire.

2. Envoyer une notification de réunion et un puits d'ordre du jour à l'avance.

Donner à vos participants l'abondance de la communication préalable -- par exemple, au moins une semaine. Considérer en outre si un quelconque de vos invitees est susceptible d'être indisponible cette date. Si oui, vous pouvez vouloir remettre la réunion ou la recherche alterne.

Être sûr que votre notification de réunion inclut toute les information principale : Inclure la 1) date de réunion, 2) commençant et finissant des périodes, 3) buts, 4) participants,) l'endroit 5 avec des directions ou des instructions d'accès, et 6) l'ordre du jour proposé. De cette façon, chacun saura exactement quoi prévoir, ce qui à faire, ce qui est leur engagement de temps, et ce qui est dans lui pour elles !

3. Conduire la réunion en utilisant de bonnes techniques de facilitation.

Voici une partie de l'utilisation professionnelle de facilitants des techniques les plus efficaces :

* Commencer à l'heure ; ne pas récompenser les retardataires en les attendant.
* Décider des périodes pour chaque matière et coller à elles.
* Suivre l'ordre du jour ; éviter de sauter à cloche-pied autour.
* Décourager les discussions latérales.
* Ne placer une « aucune » règle de interruption.
* Arrêter, répéter, et clarifier les remarques que les gens font.
* Déterminer la fermeture avant de passer au prochain point de l'ordre du jour.
* Enregistrer les décisions, les actions à entreprendre, et les dates dues pour chaque matière.
* Récapituler les décisions et les actions à entreprendre principales avant fermeture.
* Finir à l'heure.

4. Suivi après avec des résumés et des actions à entreprendre.

Après que vous ayez terminé tous ces travaux durs, vous pouvez éviter d'avoir chacun des idées et les décisions fondent simplement parce que personne n'envoient un bon résumé ou prennentes la peine pour dépister les tâches convenues.

Un résumé ne doit pas être de fantaisie ou très détaillé pour être efficace, mais il devrait contenir assez de substance pour informer le peuple qui n'étaient pas là, par exemple. Le résumé devrait énumérer 1) chaque matière, 2) les points clés de chaque discussion de matière, 3) toutes les décisions ont fait, et 4) actions à entreprendre et dates dues. À l'extrémité, il peut inclure de la prochaine la date 5), 6 l'ordre du jour proposé réunion) et le temps, et) l'endroit 7, si connu.

Avec fin-qui accorde, vous pouvez convertir vos réunions des stealers de bénéfice en propulseurs de bénéfice. Le processus transformera la qualité des collaborations de groupe et respirera la nouvelle vie dans votre moral et productivité !

Copyright Adele 2005 Sommers