Utilisation d'email et d'Internet des employés - un guide de petite entreprise

Introduction

On l'identifie largement que l'email et l'Internet est ici pour rester ! Les deux médias sont devenus une partie essentielle des affaires et communication personnelle dans un monde qui se fonde de plus en plus sur la technologie. Nous comprenons ses avantages et réprimandons parfois ses downsides ; trop d'email, manque de communication personnelle, Spam, le risque d'employés accédant au matériel inadéquat et employant des ressources d'employeur pour le gain personnel.

Ce gain en technologie n'est pas venu sans coût pendant que de plus en plus des employeurs et les employés sont achetés pour charger les infractions finies de copyright, confidentialité, intimité, discrimination et harcèlement et parfois matériel d'offenses (pornographie, obscène et menaçant) criminel.

Cette fiche documentaire examine des manières des mesures que vous pouvez prendre considérablement pour réduire et protéger vos affaires contre risques légaux et autres.

Récemment l'université de Monash a signalé que l'abus d'email avait sensiblement augmenté à mesure que la recherche des employés pour éviter la confrontation personnelle en envoyant des E-mails abusifs à ceux qu'ils avaient visés ou est fâchée avec au lieu de leur parler tête à tête.

Ce type de comportement place des employeurs en danger des réclamations du harcèlement de lieu de travail et la discrimination et lui est important que vous prenniez des mesures de s'assurer que ce type d'activité est clairement communiqué comme inacceptable pour vos employés.

À titre d'exemple, l'élan de Biz a entrepris une recherche sexuelle de harcèlement pour un employeur après un employé s'est plaint du harcèlement sexuel par un collègue de travail. L'élan de Biz a constaté que le collègue de travail avait illégalement accédé à 500 sites Web pornographiques différents pendant 6 mois et aux dépens de l'employeur. L'employeur a pris une mesure appropriée.

Ce qui devrait j'inclure dans mon courrier électronique et politique d'Internet

L'élan de Biz recommande que vous mettez en application des politiques d'E-mail et d'Internet qui inclut les éléments principaux suivants

1. Politiques et procédures d'ordinateur

2. E-mail et Internet pour des affaires et l'usage privé

3. Auditer

1. Politiques et procédures

S'assurer que vous avez des politiques et des procédures complètes d'ordinateur concernant les frontières définies qui vous protègent contre le risque légal pour l'usage de vos équipements d'E-mail et d'Internet.

Communiquer ces politiques et procédures à vos employés et nouveaux débuts - s'assurer qu'ils se déconnectent sur ces politiques. Ceci ne peut pas être minimisé en cas d'un conflit et est la meilleure gestion de pratique en protégeant vos intérêts commerciaux.

2. Email pour des affaires et l'usage privé

a. Être upfront - l'utilisation de l'E-mail et de l'Internet est principalement pour l'usage d'affaires. Si vous permettez l'utilisation privée raisonnable, indiquer quand (lunchbreak) et le type d'employés de courrier peut composer (opérations bancaires, arrangements électroniques etc. d'assistance à l'enfance)

b. Être spécifique sur pour quel employé ne peut pas accéder ou employer à l'E-mail ou à l'Internet (infraction de copyright, du gain d'affaires, des actes qui incitent la haine, de la discrimination de Spam, masquerading, personnels pour appeler uns).

3. Auditer

Vos politiques et procédures devraient informer des employés que vous conduisez l'ordinateur régulier audite en conformité avec la loi. Ce n'est pas un procédé invahissant mais est conçu pour protéger vos affaires.

N'importe ce que la taille de vos affaires, mouton castré vous ont les ordinateurs autonomes ou vous êtes géré en réseau vous assurez que vos journaux machine sont audités sur une base fréquente.

Cependant un mot d'attention ! Faire attention ! Il y a de diverses lois (acte d'intimité) qui définissent ce que vous pouvez ou ne pouvez pas faire en regardant des journaux machine et ceci peut inclure ne pas ouvrir et ne pas lire des sites Internet d'E-mail ou des employés. Cependant en regardant les journaux machine vous pouvez gagner un arrangement raisonnable d'où le trafic est dirigé. Dans la plupart des cas il est évident si une infraction de vos politiques et procédures s'est produite.

Vous pouvez trouver d'autres guides utiles de petite entreprise à l'élan de Biz (www.biz-momentum.com). Vous devez traiter cette information avec sensibilité et prendre davantage de conseil de votre praticien avant de prendre davantage de mesure.

Vous assurer que des affaires sont protégées.