Va comment votre étiquette d'E-mail

Dans une économie globale rapide, l'E-mail t'offre la convenance de pouvoir recevoir rapidement votre message à travers à vos collègues ou clients à n'importe quelle heure du jour ou de la nuit. La révolution d'Internet a eu l'effet fortuit de diminuer l'utilisation de communication orale et d'augmenter l'importance du texte - en particulier E-mails - comme moyens primaires de communication d'affaires. Les employés n'écrivent plus des notes entre eux ; ils envoient des E-mails.

Mais prenons-nous des E-mails aussi sérieusement que notre autre correspondance d'affaires ? Se rappeler, votre correspondance dit beaucoup au sujet des marques toi, et d'étiquette d'E-mail (également appelée le netiquette) non seulement pour la communication professionnelle efficace, mais également les aides que vous établissez une bonne image professionnelle dans votre organisation et avec des clients.

S'occuper de vos façons

Être familier avec le fait qu'il y a certains qui sont très sensibles à l'adressage par leurs prénoms. Quand dans le doute, employer M., la mme., le monsieur, le Madame ou le Dr. (si approprié). Quand vous répondez à un E-mail et l'expéditeur du message original a employé son prénom seulement, alors vous pourriez sans risque supposer qu'il est tout juste d'employer le prénom de cette personne aussi bien.

Après, il y a trois mots dans le dictionnaire qui sont très importants pour le netiquette. Les gens ne peuvent pas noter ces mots quand ils sont là, mais si vous oubliez de les employer, vous trouverez sembler par hasard irrespectueux et ingrat. Ces mots très puissants « veuillez » être et « merci ».

Ne pas employer cette tonalité avec moi

La tonalité est une chose difficile à expliquer. Se rappeler quand vos parents dirait que « ne pas employer cette tonalité de voix avec moi, jeune dame (ou jeune homme) ? » Vos sentiments vous trouvent d'ailleurs par hasard parole quelque chose. Il est facile de changer votre tonalité quand vous parlez. Quand vous êtes écriture il est très difficile de faire ainsi. Toutes les fois que vous écrivez un E-mail, vous devriez lire votre message avec plusieurs fois avant que vous frappiez envoyiez. S'assurer que vous trouvez par hasard comme respectueux, amical, et accessible. Et ne pas sembler brusque ou exiger. Parfois juste le réarrangement de vos paragraphes aidera.

Si vous écrivez à quelqu'un vous avez communiqué avec avant, vous pourriez vouloir commencer en disant le « espoir d'I que vous allez bien. » Les auteurs d'E-mail emploient souvent des émoticônes pour donner une certaine tonalité. Pour ceux de toi qui ne savent pas ce que sont ceux-ci, les émoticônes sont de petits visages composés en arrangeant des parenthèses, des deux points, et des points-virgule. Employer le bon jugement ici. Si vous écrivez à quelqu'un fréquemment et partagez un rapport sans cérémonie, alors les émoticônes sont correctes. Si vous écrivez à un client éventuel ou à votre patron, coller aux mots seulement. Éviter d'écrire votre message en utilisant toutes les lettres majuscules. Il ressemble à toi crient.

Et votre point serait… ?

Si possible, ne pas se promener. Être concis et obtenir à votre point aussi rapidement que vous pouvez. Cependant, ne pas exclure les détails nécessaires. Si fournir beaucoup d'information de fond aidera la réponse réceptive que votre question, certainement, l'incluent. Vous pouvez même vouloir faire des excuses pour être si bavard au début du message.

Plz pas Abbrvt.

Employer jamais jamais U au lieu de toi, 2 au lieu de à ou aussi, plz au lieu de svp, et thanx au lieu des mercis. Il est très bien pour des E-mails personnels. Les E-mails d'affaires devraient être plus formels. Naturellement, les abréviations fréquemment utilisées telles que M. et mme., FYI (For Your Information), inc., et etc. sont très bien.

L'orthographe compte… Grammaire aussi

Employer votre correcteur orthographique. Est ce pour ce qu'il est. Ne pas compter entièrement sur le correcteur orthographique cependant. Si vous employez l'épellation fausse pour un usage particulier d'un mot, c.-à-d. deux contre à contre aussi, le correcteur orthographique ne le prendront pas. Une erreur typographique mineure dans un E-mail prolongé passera généralement inapperçue, mais une série de typographique, d'orthographe, et d'erreurs grammaticales indiquera un manque de professionnalisme et a le potentiel de te coûter des affaires ou d'égaliser peut-être votre travail.

Employer une ligne soumise descriptive

Employer toujours une ligne soumise dans vos E-mails. S'assurer que la ligne soumise est brève, mais descriptive. Faire un effort de garder votre ligne soumise à six ou peu de mots. La ligne soumise est censée être dossier et récapituler le message, et ne pas devenir le contenu entier d'E-mail. Vous pouvez récapituler l'action à entreprendre de l'E-mail dans la ligne soumise par exemple, « réunion de Tues. décommandée. »

Contrôle de subsistance sur des nombres

Être conservateur au sujet derrière de qui vous envoyez vos E-mails. L'envoyer seulement à ceux qui sont directement affectés par la question en question. Est-ce que, cette information se demandent sont utile à cette personne ? Ce niveau de détail est-il devrais approprié pour cette personne, est-ce qu'ou je leur envoyer un résumé quand chacun entré est recueilli et nous sommes venus à une conclusion ?

Envoyer l'E-mail «  » à la personne ou au peuple aux lesquels vous demandez une réponse ou une action, et être spécifique au sujet de de ce que vous êtes demander qui. Envoyer une copie de courtoisie (cc) à ceux qui doit se rendre compte de la demande mais ne sont pas invités à agir sur elle ou à répondre à elle. Vérifier une deuxième fois que vous avez correctement attaché des documents pour éviter d'envoyer un deuxième message.

Vérifier les messages fréquemment - au moins trois fois par jour. Immédiatement répondre, supprimer, expédier, ou économiser à une chemise comme appropriée. Plus vous laissez des messages se reposant dans votre Inbox, plus la corvée à la commande de gain encore est grande. Il est également facile de perdre la voie d'une action à entreprendre importante, ou le message, si vous ne le maintenez pas organisé.

Juste comme n'importe quel autre type de message écrit, se rendre compte qu'il pourrait être expédié à d'autres ou être sauvé indéfiniment. Être prudent dans ce que vous décidez d'écrire dans un E-mail.

Inclure une signature sans plus de quatre lignes. Votre signature devrait fournir au destinataire des moyens de vous contacter autre que l'E-mail, et devrait mentionner votre désignation, nom de compagnie etc.

Que la communication interne, il n'est pas produise toujours des E-mails fortement organisés et avec précision exprimés. Cependant, l'étiquette n'est pas totalement abandonnée dans la communication interne, en particulier quand elle vient à la courtoisie professionnelle.

Faire une bonne première impression

Bien que les E-mails soient moins intrusifs qu'un appel de téléphone et plus rapidement qu'une lettre, les premières impressions sont aussi importantes ici que n'importe quel autre outil de communication d'affaires. Un E-mail peut être votre introduction à quelqu'un que vous jamais n'avez avant rencontré comme un client éventuel ou un nouveau patron ou collègue ou même un employeur éventuel. Prendre votre temps remontant un message bien-écrit. Une fois que vous frappez le bouton d'envoi vous n'aurez pas une autre chance.